Организация использования документов архива суда

Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).

Работник, ответственный за работу архива суда:

выдает документальные материалы в структурные подразделения;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда;

информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки и выписки из архивных документов.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел.

Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.

По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования судьями, работниками суда;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов.

Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника аппарата суда) в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов. При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.

Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов.

Документы, без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения председателя суда (судебной коллегии) или его заместителя могут быть выданы их законным владельцам.

Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам.

Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда или его заместителя. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда.

Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны создавать архивы не только в целях хранения, комплектования и учета образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, но и в целях их использования. Архивные документы суда могут быть использованы: для информационного обеспечение работников суда; в научных, культурно-просветительских и воспитательных целях; для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций; для использования документов в средствах массовой информации и т. д.

Использование документов архива суда — одно из направлений судебной деятельности, которое осуществляется в целях обеспечения информационных потребностей уполномоченных субъектов (пользователей информации) на получение хранящейся в архиве суда документальной информации в строго установленных формах.

Архив организации должен представлять пользователю документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним. Доступ к документам может быть ограничен в соответствии с законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности (См., например: ст. 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установлены правила ограничения доступа к информации; п. 5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526). Например, к сведениям, отнесенным к категории ограниченного доступа, относится государственная тайна, что закреплено в ст. 5 Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485 – 1 «О государственной тайне». В статье 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» установлены ограничения по предоставлению персональных данных (любой информации, относящейся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу). Обеспечение налоговой тайны гарантируется ст. 102 и 313 Налогового кодекса РФ; банковской тайны — ст. 857 Гражданского кодекса (ч. 2), ст. 26 Федерального закона от 2 декабря 1990 г. № 395 – 1 «О банках и банковской деятельности», ст. 57 Федерального закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»; врачебной тайны — рядом законов, в том числе ст. 13, 92 Федерального закона от 21 ноября 2001 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»; нотариальной тайны — ст. 16 и 28 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462 – 1; коммерческой тайны — Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» и т. д. Формы использования документов архива суда: информационное обеспечение работников суда; исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера; выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов; информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов; использование документов в средствах массовой информации; использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций; выдача документов для работы в читальном (просмотровом) зале архива; организация доступа работников организации к документам архива путем использования информационно-телекоммуникационной сети.

Организационные формы использования архивных документов судов позволяют пользователям информации реализовать различные цели, как личного, так и общественного, в том числе общегосударственного характера.

Формы использования: Исполнение запросов граждан социально-правового характера; В научных целях развития юридической и иных наук; Для анализа организационных процессов в обеспечении правосудия; Для обеспечения информационного предназначения деятельности архивов.