Создание системы обратной связи позволяет обеспечить динамическое взаимодействие между органом и объектом управления. Так, каналы прямой связи доводят до объекта управления целевые установки и оперативные задачи, а по каналам обратной связи орган управления получает информацию о текущем состоянии объекта управления.
Организация обратной связи позволяет существенно повысить эффективность, как межличностного, так и организационного обменов информацией. В этой связи специалист по обмену информацией в бизнесе профессор Филипп Льюис пишет: «Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято… Руководитель не может думать, что все сказанное или написанное им, будет в точности понято так, как он замышлял. Руководитель, опирающийся на такое ложное допущение, отсекает себя от реальности… если обратная связь с работниками заблокирована, руководитель в конце концов окажется изолированным или обманутым.»
|
|
Обобщая различные рекомендации по организации обратной связи на предприятии, следует предусматривать, наряду с формальными процедурами в рамках функции контроля, регулярные встречи руководителей высшего звена с работниками низовых структур. Для оценки эффективности информационной системы в организации, рекомендуется проводить периодические опросы работников с целью получения прямой информации по таким вопросам, как:
· четко ли доведены до них цели их деятельности;
· с какими реальными проблемами они сталкиваются;
· получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;
· открыт ли их руководитель для предложений;
· информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.
В системе обратной связи может быть организована подсистема сбора предложений. Она актуальна для крупных организаций, где проблема фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх стоит особенно остро. В каждой компании может быть разработан свой механизм сбора предложений. От прямого общения в рамках специальных совещаний (мозговых штурмов) до анонимного сбора предложений. И в этом случае тоже на смену устаревшим ящикам «Для предложений» приходят новые информационные технологии.
3. Современные информационные технологии.
Персональный компьютер на столе у работника, на первый взгляд, выглядит решением всех проблем, связанных с организацией обмена информацией. Сегодня на рынке программных продуктов имеются весьма профессиональные системы для руководителя, секретаря, бухгалтера, юриста, специалиста по кадрам и т.д.
|
|
В самом деле, локальные компьютерные сети, система электронной почты, возможность проведения видеоконференций позволяют мгновенно доставлять необходимую информацию практически в любой форме выбранным адресатам, как внутри офиса, так и на другом континенте. Неограниченные возможности открывает доступ к ресурсам Интернета. Тем не менее, проблема информационных перегрузок в этой ситуации только возрастает.
Кроме того, новый аспект появляется в вопросах защиты информации.
Несмотря на общеизвестное утверждение, что 90-95% всей необходимой информации может быть получено из открытых источников, практически в каждой организации существует какая-то информация, которую относят к категории закрытой. В комплексе мер по обеспечению безопасности предприятия, разрабатывают специальные системы защиты информации. Вот некоторые требования, которым должна отвечать такая система:
· Система создается при проектировании системы управления и корректируется вместе с ней;
· Система объединяет законодательные, организационные и технические способы защиты информации;
· Расходы на систему должны быть меньше, чем возможный ущерб от утечки информации
· Cистема не должна приводить к дополнительным трудностям в управлении предприятием.
Вопросы для самоконтроля:
- Что такое коммуникации в менеджменте?
- Назовите основные виды коммуникаций в организации?
- Что такое управленческая информация?
- Назовите виды информации по различным критериям?
- Приведите технологию осуществления коммуникационного процесса в организации?
- Назовите основные элементы коммуникационного процесса?
- Какие вы знаете, барьеры коммуникаций, охарактеризуйте их?
- Назовите методы преодоления коммуникационных барьеров?
- Назовите основные направления совершенствование процессов обмена информацией?
- Приведите пример слухов в организации?
- Охарактеризуйте шумы, возникающие в коммуникационном процессе?
Рекомендуемая литература:
- И.Я. Петренко, С.Б. Исмуратов Рынок. Бизнес. Менеджмент. Как управлять бизнесом, чтобы добиться успеха? Часть 3, Москва, 2009, с. 108 – 112.
- Веснин В.Р. Основы менеджмента: учебник- Москва: Проспект, 2011, с. 190 – 197, с. 232 – 250.
- Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. – 2-е изд., переработ.и доп. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2009, с. 119 -128.