Краткие теоретические сведения

Лабораторная работа № 4.

Тема: Разработка и демонстрация презентаций в программе Microsoft PowerPoint из пакета Microsoft Office 2003 и 2007. Архивирование информации.

Цель работы: Приобретение навыков создания презентации в PowerPoint с помощью шаблонов оформления и архивировать информацию с помощью архиватора WinRAR.

Продолжительность работы - 4 часа.

Содержание теоретического минимума.

1. Создание презентаций в программе Power Point 2003.

а) Окно PowerPoint.

б) Режимы, используемые при создании презентации.

в) Создание слайдов для презентации.

г) Вставка рисунков, таблиц и диаграмм в слайд.

д) Демонстрация презентации.

е) Форматирование слайдов и презентаций.

ж) Добавление комментариев в слайд.

з) Раздаточные материалы.

и) Другие возможности создания слайдов документа.

2. Power Point 2007.

3. Программы-упаковщики. Архивирование информации.

а) Архивирование.

б) Разархивирование.

Краткие теоретические сведения.

1. Создание презентаций в программе Power Point 2003.

Программа Power Point необходима для создания презентаций, для автоматического показа видеоматериалов на стенде фирмы во время выставки-ярмарки или конференции.

Для запуска PowerPoint нажмите кнопку Пуск (Start) и выберите в главном меню команду Программы → Microsoft Office → Microsoft PowerPoint. Файлы PowerPoint называются презентациями, а их элементы – слайдами.

Основные компоненты презентации, создаваемой в программе PowerPoint :

· Слайды. Слайдами называют чёрно-белые и прозрачные плёнки, предназначенные для презентации на видеоаппаратуре, а также изображения, представляемые на экране компьютера или с помощью проектора, управляемого компьютером.

· Заметки. К каждому слайду прилагается страница заметок, на которой находится уменьшенная копия слайда и отведено место для примечаний докладчика.

· Раздаточные материалы. Это краткое содержание презентации, напечатанное на одной странице (на ней могут быть размещены два, три или шесть слайдов), которое помогает следить за ходом презентации.

а) Окно PowerPoint.

Окно PowerPoint используется для создания и просмотра презентации. Вверху окна PowerPoint расположена строка заголовка, ниже строка меню и панели инструментов. Строка меню содержит дополнительно пункт «Показ слайдов» (Slide Show).

Отличительная особенность линеек, расположенных над и слева от рабочего поля, состоит в том, что, для облегчения разметки слайдов, после выделения графического объекта, нули располагаются в середине линеек. Команда Направляющие в меню «Вид » позволяет фиксировать расстояние от центра слайда до указателя мыши.

 

 

 

В строке состояния (в нижней части окна) показывается номер текущего слайда и их общее число. Здесь также указывается имя шаблона или фонового рисунка, использованного для создания презентации.

В левой части окна размещается область, содержащая две вкладки: структура (Outline) и слайды (Slides). С помощью вкладки «Структура» можно изменять порядок слайдов, вводить и обрабатывать текст презентации. На вкладке «Слайды» отображаются все слайды презентации.

В центре находится область слайда, где представляется содержимое каждого слайда.

Для перемещения между слайдами можно использовать полосу прокрутки, расположенную справа от окна PowerPoint.

В правой части окна отображается область задач «Создание презентации» («New Presentation») PowerPoint, которая предоставляет несколько способов создания новой презентации:

· Новая презентация (Blank presentation). Открытие нового пустого файла презентации.

· Из шаблона оформления (From design template). Кроме стандартных шаблонов в PowerPoint используются самостоятельно созданные шаблоны.

· Из мастера автосодержания (AutoContent Wizard). Он помогает качественно и быстро подготовить профессионально оформленные презентации. Он задает несколько вопросов о том, как долго планируется выступление, о чем будет идти речь (жанр, характер выступления и т.п.), каким должно быть оформление и другие. В результате при помощи корректировки автора создается «скелет» презентации, который необходимо наполнить содержанием, т.е. конкретным текстом.

· Из имеющейся презентации (From existing presentation). Новая презентация создаётся с заданным оформлением на основе уже имеющейся. Вносятся изменения в содержимое и в оформление исходной презентации.

· Фотоальбом (Photo album). Создаётся презентация в виде фотоальбома, в который можно добавлять рисунки с жёсткого диска, со сканера, из цифровой камеры или веб-камеры.

Панели инструментов.

Для отображения на экране панелей инструментов выберите в меню «Вид» команду «Панели инструментов» и требуемую панель. Основные панели инструментов PowerPoint:

· Стандартная - создание, открытие, сохранение презентации, копирование, вставка, добавление таблиц и диаграмм, удаление объектов, вставка гипертекстовых связей.

· Форматирование - выбор шрифта, выравнивание абзаца и т.д. А также содержит кнопки, «Конструктор слайдов» (применение шаблона оформления) и дублирующую команду«Создать слайд» (вставка необходимого шаблона оформления).

· Веб-узел - работа с World Wide Web.

· WordArt - создание различных рисованных объектов с помощью программы WordArt.

б) Режимы, используемые при создании презентации.

PowerPoint предоставляет возможность работать и просматривать информацию на экране в различных режимах. Режим выбирается с учётом вида выполняемых операций (ввод текста, просмотр его структуры, создание заметки, вставка в слайд графического объекта). В PowerPoint существуют пять режимов просмотра: обычный, сортировщика слайдов, показа слайдов, заметок и образца слайдов. Для их установки предназначены кнопки, расположенные в левом нижнем углу главного окна программы (только для первых трёх), а также команды, находящиеся в меню «Вид».

«Обычный» («Normal») режим позволяет выполнить такие операции как добавление новых слайдов, редактирование текста и ввод примечаний, а также перемещение по презентации при её редактировании.

В «Режиме сортировщика слайдов» («Slide Sorter») отображаются миниатюры всех слайдов презентации с текстом и графикой. В этом режиме возможно просмотреть все слайды в установленной последовательности, добавить, удалить и переместить слайды, а так же можно установить время показа слайдов в ходе демонстрации и задать анимационные переходы при смене слайдов. Однако здесь нельзя редактировать текст или встраивать объекты.

Режим «Показ слайдов» («Slide Show») используется для просмотра созданных слайдов во весь экран. При нажатии клавиши Esc или Enter, осуществляется возврат в предыдущий режим.

Режим «Заметок страниц» используется, когда нужно создать к слайду заметки для того, чтобы во время презентации было легче ориентироваться в наборе слайдов или для комментария к ним. Он не имеет кнопки. В режим заметок можно войти, выбрав соответствующую команду меню: Меню → Вид → Страница заметок.

Режим «Образца слайдов » ( Slide Master ) позволяет управлять повторяющимися элементами презентации и параметрами местазаполнителей текста. Для того, чтобы войти в режим образца слайдов нужно, нажать клавишу Shift и щёлкнуть по кнопке «Обычный режим», расположенной в левом нижнем углу окна. Или выбрать Меню → Вид → команду Мастер → Образец слайдов.

В образец слайдов помещают текст и графику, которые должны быть на каждом слайде презентации. Образцы слайдов обычно используются для обеспечения единообразия презентации.

в) Создание слайдов для презентации.

Каждая презентация PowerPoin t состоит из набора слайдов. Создание презентации заключается в первую очередь в размещении текста и объектов на слайдах.

При создании каждой презентации в PowerPoint выполняется одна и та же последовательность действий:

1. Проектирование презентации с помощью мастера или на основе шаблона;

2. Корректировка схемы презентации и форматирование слайдов;

3. Добавление в слайд звуковых эффектов, музыкальных файлов и видеозаписей;

4. Настройка времени показа слайдов и создание анимационных эффектов;

5. Подготовка раздаточных (печатных) материалов и заметок докладчика;

6. Демонстрация презентации.

В Microsoft PowerPoint реализованы также эффекты анимации, обогащающие презентации неожиданными и впечатляющими вариантами воспроизведения отдельных элементов каждого слайда. Текст можно заставить появляться “наплывом” издалека, сбоку или др. Предусмотрен и механизм проверки орфографии презентации.

Создание нового слайда.

Для создания нового слайда необходимо войти в Меню → Вставка → Новый слайд (или «Создать слайд») – 2007: вкладка «Главная» → группа «Слайды» → кнопка «Создать слайд».

Ещё можно на панели инструментов выбрать кнопку «Создать слайд» или с помощью контекстного меню щёлкнув левой кнопкой мыши и выбрав пункт «Создать слайд» в левой области окна, где расположены созданные слайды.

г) Вставка рисунков, таблиц и диаграмм в слайд.

Для того чтобы вставить рисунок или картинку в слайд необходимо выбрать Меню → Вставка → Рисунок → Картинки → в правом нижнем углу появится подсказка «Коллекция картинок». Выбрать параметр поиска, набрав его под кнопкой «Искать» (например: машины). Из открывшейся «Коллекции Microsoft Office» выбрать понравившееся изображение и щёлкнуть правой кнопкой мыши на пункт «Копировать» затем перейти на слайд и вставитькартинку в слайд (2007: вкладка «Вставка» → группа «Иллюстрации» → кнопка «Клип»).

Для того чтобы вставить в слайд таблицу или диаграмму достаточно зайти Меню → Вставка → Таблица или Диаграмма (2007:  эти два параметра в новой версии разнесены по разным группам вкладки «Вставка». Для таблицы  вкладка «Вставка» → группа «Таблицы» → кнопка «Таблица». Для диаграммы вкладка «Вставка» → группа «Текст» → кнопка «Объект» → в открывшемся окне выбрать тип объекта: Диаграмма Microsoft Office Excel).

Другой способ вставки таблицы или диаграммы в слайд выбрать кнопки таблицы или диаграммы на панели инструментов (2007: при создании слайда с объектами в середине появляются иконки этих объектов – таблица, диаграмма, рисунок SmartArt, рисунок из файла, клип и клип из коллекции. При нажатии соответствующей иконки возможно вставить требуемый объект).

Если создаётся презентация с помощью шаблонов оформления, то необходимо выбрать соответствующие макеты содержащие таблицу или диаграмму. После их применения два раза требуется щёлкнуть мышкой по появившейся иконке таблицы или диаграммы. Далее нужно откорректировать их в соответствии с создаваемой презентацией. (Выставить необходимое число строк и столбцов. Или добавить/удалить строки/столбцы.)

д) Демонстрация презентации.

Самый простейший способ просмотра созданных слайдов: Меню → Показ слайдов → Начать показ (2007: вкладка «Показ слайдов» → группа «Начать показ слайдов» → выбрать требуемый показ – с начала, с текущего слайда или произвольный показ).

Однако в PowerPoint существует три режима проведения презентации:

· Управляемый докладчиком. Докладчик получает полный контроль над презентацией. Он может проводить её вручную или в полуавтоматическом режиме, останавливать для записи замечаний или выполнения каких-либо действий. Установлен по умолчанию.

· Управляемый пользователем. Слайды отражаются в специальном окне, содержащие специальные команды и меню, которые предоставляют пользователю возможность самостоятельно управлять презентацией.

· Автоматический. Презентация демонстрируется без докладчика. Целесообразен для показа на стенде фирмы или в рекламном окне. При настраивании показа презентации в данном режиме следует не забыть установить время просмотра каждого слайда.

Для изменения режима проведения презентации требуется войти в Меню → Показ слайдов → Настройка демонстрации и выбрать нужный режим (2007: вкладка «Показ слайдов» → группа «Настройка» → кнопка «Настройка демонстрации»).

е) Форматирование слайдов и презентаций.

Оформление презентации можно изменить одним из следующих способов:

· выбрав другую цветовую схему и фон слайда (Меню → Формат → Оформление слайда → Цветовые схемы → Применить цветовую схему)  - 2007: вкладка «Дизайн» → группа «Темы» или группа «Фон»;

· изменив образец слайда (Меню → Вид → Образец → Образец слайдов) -2007: вкладка «Главная» → группа «Слайды» → кнопка «Макет»;

· добавив в слайды колонтитулы (Меню → Вид → Колонтитулы) - 2007: вкладка «Вставка» → группа «Текст» → кнопка «Колонтитулы».

Изменение шаблона оформления презентации.

Вызовите команду Меню → Формат → Применить шаблон оформления. Появится меню, из которого можно выбрать понравившийся шаблон оформления. Применить этот шаблон можно как ко всей презентации, так и к отдельным слайдам. (2007: в PowerPoint 2007 шаблоны оформления заменены темами. Тема - сочетание цветов темы, шрифтов темы и эффектов темы. Тему можно применить к файлу как единый элемент. Вкладка «Дизайн» → группа «Темы»).

Создание слайда, содержащего итоговую информацию.

Итоговый слайд в PowerPoint можно создать автоматически. Он представляет собой перечень заголовков всех слайдов. Чтобы его создать, выделите все слайды, заголовки которых нужно в него включить. Затем щёлкните на панели инструментов «Структура» по кнопке «Итоговый слайд» (Summary Slide). PowerPoint поместит новый слайд перед выделенным. Позже возможно переместить его куда угодно, например в конец или начало презентации (2007: такой возможности нет).

Помните! PowerPoint автоматически присваивает новому слайду имя «Итоговый слайд».  Не забудьте сменить его на другое, нужное Вам.

ж) Добавление комментариев в слайд.

Комментарии к слайду или часть тезисов доклада можно создать с помощью средств PowerPoint в виде страниц заметок. На странице заметок отображается уменьшенная копия слайда и предусмотрено место для заметок докладчика. Добавление комментариев производиться одним из следующих способов:

1. В обычном режиме просто введите текст в нижней панели.

2. Вызовите команду Меню → Вид → Страница заметок, чтобы перейти в режим страниц заметок (2007: вкладка «Вид» → группа «Режимы просмотра презентации» → кнопка «Страницы заметок»).

3. В режиме показа слайдов откройте контекстное меню, щёлкнув правой кнопкой мыши, выберите в нём команду Экран → Заметки докладчика, чтобы открыть одноимённое диалоговое окно. Введите текст комментария и закройте окно (при желании можно проверить орфографию и форматирование введённого текста, для чего следует переключиться в режим страниц заметок) – 2007: такой возможности нет.

з) Раздаточные материалы.

Раздаточные материалы – это печатные варианты изображений слайдов презентации. Они размещаются на страницах (по три или шесть слайдов на каждой), которые получает аудитория.

Для печати презентации необходимо выполнить следующие действия:

1. Откройте диалоговое окно Print (Меню → Печать) - 2007: кнопка «Microsoft Office» → «Печать» → «Печать».

2. В группе «Диапазон печати» выбрать слайды, которые следует напечатать.

3. В раскрывающемся списке «Печатать» укажите, какие элементы презентации нужно выводить на печать – слайды, выдачи (раздаточные материалы), заметки или структуру.

4. При необходимости задайте дополнительные параметры печати.

5. Начните печать щелков на кнопке «ОК».

 

Для печати раздаточных материалов и отчётов презентации PowerPoint можно использовать и текстовый редактор Word. Для этого выберите Меню → Файл → Отправить → Microsoft Word. Далее указать способ размещения и вставки заметок и слайдов презентации в документ Word (2007: кнопка «Microsoft Office» → «Опубликовать» → «Создать выдачи в Microsoft Office Word»).

и) Другие возможности создания слайдов документа.

При создании слайдов можно использовать документы, выполненные в других программах, например, с помощью текстового процессора Word. Для открытия файла, созданного в этом или другом приложении, выберите Меню → Файл → Открыть.  В диалоговом окне «Открыть» (Open) из списка «Тип файла» (Files of Type) выберите пункт «Все структуры» (All Outlines). Найдите нужный файл и щёлкните по нему дважды. PowerPoint автоматически создаст презентацию. После этого нужно будет присвоить ей определённый шаблон оформления и добавить в случае необходимости другие элементы, например графику, таблицы и другое.

PowerPoint имеет развитые средства глобального поиска. Команда «Слайды» из файлов (Slides from Files) в меню «Вставка» (Insert) используется для поиска слайдов не только на вашем компьютере, но и в сети или в Internet. Окно диалога команды позволяет предварительно просмотреть слайды и вставить только необходимые. Полный путь к файлу вводится в поле Меню → Файл.  Если трудно задать полный путь, можно воспользоваться кнопкой «Обзор» (Browse). Кнопка «Показать» (Display) позволяет просмотреть отобранный слайд.

Предусмотрена возможность с помощью команды Презентация PowerPoint Central (PowerPoint Central) в меню Сервис (Tools) загрузить видеоклипы и картинки из Clip Gallery Live с Web-сервера для демонстрации слайдов, если на компьютере установлена Clip Gallery. Подробную справку о возможностях использования Web в Power Point можно получить в меню? (Help).

 

2. Power Point 2007.

Office PowerPoint 2007 содержит новый интуитивно понятный интерфейс, называемый Microsoft Office Fluent. Основным элементом в Office PowerPoint 2007 является лента, входящая как компонент в Office Fluent. Она предназначена для упрощения просмотра и состоит из вкладок. Вкладки разработаны для обозначения конкретных задач. Группы внутри каждой вкладки разбивают задачу на подзадачи. Кнопки в каждой группе выполняют команду или отображают меню команд.

Окно PowerPoint 2007 выглядит так:

 

Для нахождения требуемых параметров смотри соответствующий пункт (выше) для Office PowerPoint 2003 в скобках для Office PowerPoint 2007.

Внимание!           Если у Вас стоит на компьютере Microsoft Office2007 или 2010, то по умолчанию файлы, создаваемые в PowerPoint сохраняются с расширением pptx. Для открытия этих файлов в более ранних версиях Microsoft Office просьба сохранять свои файлы с расширением ppt.

Для этого следует нажать кнопку Microsoft Office   и выбрать пункт «Сохранить как» → Презентация PowerPoint 97-2003.

Если Вы хотите, чтобы все файлы автоматически сохранялись с расширением ppt, то нажмите кнопку Microsoft Office, затем кнопку«Параметры PowerPoint» (внизу в правом углу) → в левом поле «Сохранение» → раздел «Сохранение презентаций» → пункт «Сохранять файлы в этом формате:» → «Презентация PowerPoint 97-2003 (*.ppt)».

3. Программы-упаковщики. Архивирование информации.

При больших объемах информации хранение ее требует большого количества гибких дискет. Поэтому трудоемкость создания и обновления архива будет весьма значительной. В связи с этим для создания архивов употребляются специальные программы-упаковщики. Такие программы позволяют помещать копии файлов на диске в сжатом виде в архивный файл, извлекать файлы из архива, просматривать оглавление архива и т.д. В случае архивирования исполняемых EXE -файлов их величина может быть сокращена на 30-50%, текстовых - на 40-70% от их первоначального объема.

При использовании таких программ пользователь должен ввести в машину команду, предписывающую компьютеру проделать те или иные конкретные действия с конкретным набором файлов. В результате работы такой программы получается новый файл, или “архив”, в котором в сжатом виде представлена информация, содержащаяся в исходных архивируемых файлах. Аналогичным образом осуществляется и процедура восстановления из архива упакованных в него ранее данных. Как и любой обычный файл, архив может быть перемещен на диске из одной директории в другую, переименован, скопирован на дискету.

Среди наиболее распространенных программ можно назвать ARJ, ZIP и в последнее время WinRAR и WinZIP. В пользу послених говорит то, что с ними можно работать как из командной строки (поддерживает архиватор RAR для командной строки), так и из Windows. Кроме того, архиватор WinRAR поддерживает архивы RAR и ZIP. Т.е. в данном случае существует выбор, каким архиватором Вам предпочтительно пользоваться в данный момент.

а) Архивирование.

Заархивировать файлы с помощью архиватора WinRAR можно несколькими способами:

1 способ. – Непосредственно запустив WinRAR.

1. Запустите WinRAR. (кнопка «Пуск» → «Программы» → «WinRAR»). При запуске WinRAR показывает в своём окне список файлов и папок в текущей папке. Поэтому необходимо перейти в папку, в которой находятся файлы, предназначенные для архивации.

2. Выделив один или несколько файлов, папок, нажмите кнопку «Добавить». В появившемся диалоговом окне введите имя архива или просто подтвердите имя, предложенное по умолчанию. (Здесь же можно выбрать формат нового архива: RAR или ZIP, метод сжатия, размер тома и прочие параметры архивации - подробнее смотри в «Дополнительных теоретических сведениях».)

3. Нажмите кнопку «OK» для создания архива. В данном случае созданный архив станет текущим выделенным файлом.

2 способ. - Через Проводник или Рабочий стол.

(Если при установке WinRAR не была выключена опция «Встроить WinRAR в оболочку», то архивировать файлы можно прямо в оболочке Windows.)

1. В «Проводнике» или на «Рабочем столе» выделите файлы, которые хотите заархивировать.

2. Нажмите правую кнопку мыши на выделенных файлах и выберите команду «Добавить в архив...». В появившемся диалоговом окне введите имя архива или просто подтвердите имя, предложенное по умолчанию. (Здесь также можно выбрать формат нового архива: RAR или ZIP, метод сжатия, размер тома и прочие параметры архивации - подробнее смотри в «Дополнительных теоретических сведениях»).

3. Нажмите кнопку «OK» для создания архива. Архив будет создан в той же папке, где находятся выделенные файлы.

3 способ. – Методом перетаскивания.

Добавление файлов в существующий архив.

Выделите архив в окне WinRAR и нажмите клавишу Enter (или дважды щелкните мышью) на его имени — RAR прочтет архив и покажет его содержимое. Теперь вы можете добавлять файлы в архив, просто перетаскивая их из другой программы в окно WinRAR.

Или перетащите значки файлов на значок существующего архива. В этом случае файлы будут добавлены в этот архив.

б) Разархивирование.

Разархивировать файлы с помощью архиватора WinRAR можно несколькими способами:

1 способ. – Извлечение файлов в оболочке WinRAR.

1. Открыть архив в WinRAR. Это можно сделать несколькими способами:

· дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу «Enter» на файле архива в оболочке Windows (в «Проводнике» или на «Рабочем столе»). Если WinRAR был связан с типами файлов-архивов во время установки (что делается по умолчанию), то архив будет открыт в WinRAR. Также можно связать WinRAR с архивами и после его установки с помощью диалога «Интеграция»;

· дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу «Enter» на файле архива в окне WinRAR;

· перетащить архив на значок или окно WinRAR. Перед тем как это сделать, убедитесь, что в окне WinRAR не открыт другой архив, иначе перетаскиваемый архив будет добавлен в уже открытый;

· запустить WinRAR из командной строки с именем архива в качестве параметра.

2. В окне WinRAR выведится его содержимое. Выделите те файлы и папки, которые вы хотите извлечь.

3. Нажмите кнопку «Извлечь в» вверху окна WinRAR, или же нажмите сочетание клавиш «Alt+E». Введите в появившемся диалоге нужный путь, а после этого нажмите кнопку «OK». Если извлечение закончится без ошибок, то WinRAR вернется в оболочку, в противном случае появится «Окно диагностических сообщений».

2 способ. – Извлечение файлов в «Проводнике» или на «Рабочем столе».

Если при установке WinRAR не была выключена опция «Встроить WinRAR в оболочку», то извлекать файлы можно прямо в оболочке Windows.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на значке архива и выберите команду «Извлечь файлы...».

2. Введите в появившемся диалоговом окне имя папки, в которую их надо извлечь, и нажмите кнопку «OK». По умолчанию папка получает то же имя, что и архив (без расширения) и размещается в текущей папке, но возможно изменить это в диалоге «Параметры архивации». (Подробнее смотри в разделе «Дополнительные теоретические сведения»).

Вы можете также выбрать команду «Извлечь в <имя папки>», чтобы распаковать файлы в предложенную папку без каких-либо дополнительных запросов или «Извлечь в текущую папку» для извлечения в текущую папку.

3 способ. – Методом перетаскивания.

Для извлечения файлов, папок этим способом необходимо перетащить один или несколько архивов правой кнопкой мыши в папку назначения, а затем выбрать в появившемся меню команду «Извлечь в текущую папку».