Личные дела и личные карточки. Правила их ведения

Вопрос 9 Требования к составлению и оформлению докладных и служебных записок.

Докладная записка

Это вид внутренней переписки справочно-информационного характера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя.

По содержанию и назначению докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, адресованными руководителям предприятия (их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна – побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки состоит из двух частей: первая – изложение фактов, послуживших причиной для написания, вторая – выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращения и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренней переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку со слов «Довожу до Вашего сведения…». При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое расположение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов автора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя.

Служебная записка

Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже – ее составитель.

 Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой – излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зависит восприятие просьб и предложений в заключительной части.

Служебные записки, как и докладные, рекомендуется регистрировать в журналах регистрации внутренней документации.

Личные дела и личные карточки. Правила их ведения.

Личное дело работника – совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

Личное дело, как правило, формируется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу. Необходимость ведения личных дел работников предприятия определяется потребностью в точной, полной информации о работниках компании, что может значительно облегчить предоставление необходимых сведений государственным ведомствам, например, Пенсионному фонду или Федеральной инспекции труда.

Рекомендуется включать в личное дело следующие документы:

 ● собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

● копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

● копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

● трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства

● копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

● копии документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

● копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (при предоставлении работников);

● результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

● копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления);

● экземпляр трудового договора;

● копию приказа о приеме на работу;

● должностную инструкцию работника;

● экземпляр договора о полной материальной ответственности (для категорий работников, предусмотренных Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85);

● соглашение о неразглашении информации, составляющей персональные данные работников организации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

● копии приказов о переводе на другую работу, о перемещениях, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;

● копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене имени и т.д.);

● объяснительные и докладные записки, заявления работника;

● материалы аттестаций;

● результаты периодических медицинских осмотров (обследований);

● документы, послужившие основаниями к приказу о прекращении (расторжении) трудового договора;

● копию приказа о прекращении трудового договора;

● копию трудовой книжки с внесенной записью о прекращении трудового договора.

В личное дело обычно помещается фотография работника установленного в организации формата (как правило, 4×6). Следует обновлять фотографии работников не реже чем 1 раз в 5 лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Копии документов перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы. Хранение и учет личных дел организуются с целью их быстрого и безошибочного поиска, обеспечения сохранности, а также установления конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельности работника в организации. Кадровая служба хранит личные дела только на работающих в организации. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив. Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.