Личная карточка работника

Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников.

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

Личная карточка состоит из 11 разделов: I. Общие сведения. II. Сведения о воинском учете. III. Прием на работу и переводы на другую работу. IV. Аттестация. V. Повышение квалификации. VI. Профессиональная переподготовка. VII. Награды (поощрения), почетные звания. VIII. Отпуск. IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право. X. Дополнительные сведения. XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Заполнение личной карточки

В начале личной карточки, как и в приказе о приеме на работу,

указывается наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код организации по ОКПО в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций. Дата заполнения личной карточки пишется цифровым способом. Далее идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на

работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);

• идентификационный номер налогоплательщика – ИНН. Если

работнику он не присваивался, нужно оставить ячейку незаполненной;

• номер страхового свидетельства государственного пенсионного

страхования;

• алфавит (первая буква фамилии работника);

• характер работы – постоянно или временно;

• вид работы – основная или по совместительству;

• пол (мужской, женский).

В разделе «Общие сведения» указываются следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, паспорт, адрес места жительства. При заполнении пункта «Гражданство» нужно учесть, что, если работник имеет двойное гражданство, то в скобках следует указать вторую страну, гражданином которой он является. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Франция)».

В пункте «Знание иностранного языка» предусмотрены варианты ответов: «владею свободно», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем».

Пункт «Образование» предусматривает несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами): начальное (общее), основное общее, среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, неполное высшее, высшее, послевузовское. Общее правило такое: в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у работника в момент устройства на работу.

В пункте 7 «Профессия» отражается информация о том, какой профессией владеет работник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). Источниками для определения основной профессии служит документ об образовании, а также трудовая книжка.

Пункт 8 «Стаж работы». Специалист отдела кадров при заполнении листка нетрудоспособности заболевшего работника должен указывать продолжительность его страхового стажа.

Пункт 10 «Состав семьи». Сведения о составе семьи записываются в личную карточку в соответствии с данными паспорта, а также со слов работника. В этом пункте нужно указывать только ближайших родственников, которые проживают вместе с работником, нуждаются в его уходе или находятся у него на содержании.

«Сведения о воинском учете» – единственный раздел, заполнение которого подробно описано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В конце раздела «Сведения о воинском учете» необходимо поставить свою подпись, а затем под расписку ознакомить работника с уже заполненными страницами личной карточки.

Третий раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начинается с записи о приеме на работу в организацию и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. В данном разделе формы Т-2 нужно указать следующие сведения:

• дату приема (перевода);

• структурное подразделение, куда принимается или переводится работник;

• должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;

• оклад или тарифную ставку, надбавку.

В графе «Основание» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение следует попросить работника расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». Работодатель обязан знакомить работника под роспись в личной карточке со всеми записями о приеме, переводе и увольнении, которые вносятся в его трудовую книжку

Четвертый раздел «Аттестация» нужно заполнять, если в организации проводится аттестация работников. Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также дата и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации.

Пятый раздел личной карточки «Повышение квалификации»

Нормативный акт устанавливает, что повышение квалификации включает в себя три вида обучения:

• краткосрочное тематическое обучение по вопросам конкретного производства (но не менее 72 часов),

• тематические и проблемные семинары продолжительностью от 72 до 100 часов;

• длительное обучение в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов);

Шестой раздел личной карточки называется «Профессиональная переподготовка». Профессиональная переподготовка – это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке.

 В седьмом разделе личной карточки «Награды (поощрения), почетные звания» учитываются как поощрения от организации, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа.

В восьмом разделе личной карточки «Отпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.п.). Если работник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» целесообразно сделать об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. В графе «Период работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Десятый раздел личной карточки «Дополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы личной карточки. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п

Пока сотрудник работает в организации, последний, одиннадцатый, раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» остается незаполненным. Когда работник уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату 56 приказа о расторжении трудового договора. Завершают личную карточку подписи кадровика и работника.

С момента увольнения сотрудника его личная карточка передается на хранение в архив организации. Нормативный срок хранения личной карточки составляет 75 лет.