Отдел по разработке и формированию туров

Тема: Основы квалификационных требований персонала турфирмы.

Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любого социально-экономической, организационно-производственной системы. Систему, реализующую функции управления, называют системой управления.

Функции системы управления: прогнозирование; планирование; учет; анализ;

контроль; регулирование.

Особенности управления туристским бизнесом.

Факторы успешности менеджера по туризму.

Опросы руководителей крупных компаний дают возможность обозначить главные качества менеджера.

Личные качества – это то, как менеджер выглядит, как одевается, как разговаривает. Менеджер должен обладать развитой речью и грамотностью. Это нужно для того, чтобы красиво и правдиво рассказать клиенту о месте его будущего отдыха.

Компетентность – это знание деталей туристического продукта. Сегодня знание туристического продукта на базовом уровне уже не является показателем компетентности. Менеджер должен знать особенности, которые нельзя просто так найти в Интернете. Заинтересованность в том, что ты продаешь — это очень важно.

Отношение – это то, как менеджер по туризму и его руководитель относятся к делу, к клиентам, к работе и к отрасли в целом.Туризм, пожалуй, отличается от других видов бизнеса именно человеческим лицом и огромной психологической составляющей. Есть такое замечательное слово «радушие», которое значит буквально «радость души».

Организационная структура турагентства

Структура турфирмы является еще одним компонентом планирования управления персоналом.

В туризме и гостеприимстве чаше всего встречаются следующие 7 типов организационной структуры:

1) функциональный;

2) продуктовый;

3) матричный;

4) территориальный;

5) по принципу рыночных каналов;

6) по принципу клиентуры;

Комбинированный.

Например, средства размещения, в том числе в экотуризме, традиционно используют функциональную организационную структуру (рис. 5.1), где отделы организованы по принципу выполнения определенных функций: отдел обслуживания, отдел маркетинга, пищеблок, отдел по работе с кадрами, бухгалтерия.

В продуктовом типе организационной структуры в основу разделения труда положено отличие оказываемых туруслуг или реализуемых турпродуктов. Такая структура характерна для многих туроператорских и турагентских фирм, где существуют отдел внутреннего туризма, отдел международного туризма, отдел круизов и т.д.

Матричная организационная структура соединяет в себе характерные черты и функциональной, и продуктовой структур. При этом менеджеры функциональных отделов закрепляются за продуктовыми подразделениями и оказывают поддержку менеджерам последних. Например, менеджер-туроператор, разрабатывающий туры для отдела внутреннего туризма.

Территориальная организационная структура характерна для туристских организаций, имеющих представительства, филиалы в стране, регионах мира. Такая структура часто встречается в управлении гостиничными цепями и франчайзинге, национальных администрациях по туризму.

Организационная структура по принципу рыночных каналов основывается на разделении труда среди менеджеров, отделов связанных с различными каналами распространения туристских услуг. Например, отдел по работе с турагентами в крупной туроператорской фирме или отеле. Так, отели и курорты «Aston» (на Гавайях) имеют в совокупности 4500 номеров, продаваемых исключительно через турагентства и оптовых покупателей турус-луг(от 85 до 90%). УУУ

Организационная структура по принципу клиентуры основывается на существовании «ключевых клиентов». Например, в деловом туризме таковыми являются коммерческие организации Для их обслуживания в турфирме создается отдел по работе с корпоративными клиентами.

Комбинированная организационная структура, подобно матричной, воплощает в себе элементы всех вышеназванных. Она характерна для крупных туристских организаций, гостиничных цепочек, так как одна-единственная структура не может одинаково успешно функционировать во всех отелях такой разнообразной сети, как, например, «Sheraton» или «Holiday Inn». Кроме того, усложнение структуры туристской организации - закономерный результат роста фирмы.

Организационная структура туристического агентства состоит из следующих элементов: директор, управляющий отделом по разработке и формированию туров, отделом по продвижению туров, отделом по реализации туров, отделом по продаже авиабилетов, главной бухгалтерией.

В обязанности Директора входит: планирование и организация по всем направлениям деятельности турагентства, планирование и реализация стратегии, организация взаимодействия и осуществление полномочий, построение организации, координация работы, аналитическая отчетность, мотивация персонала, контроль за осуществлением деятельности турагентства. Директор также должен вести контроль за подготовкой и организацией работы офиса, организацию и проведение деловых переговоров, инструктаж работников. Документы, заполняемые на должности директора туристического агентства это обычно заявления и договора о приеме на работу, также все документы заполняемые в других отделах должны быть просмотрены и подписаны директором.

Директор фирмы – является главой туристического предприятия.

В его обязанности входят: разработка стратегии и тактики фирмы, маркетинговые

исследования, представительские функции, взаимодействие с партнерами, получение необходимых лицензий, планирование рекламной компании и анализу отдачи от рекламы, управленческие функции, формирование имиджа фирмы, деловая переписка.

Главный бухгалтер

В его обязанности входят: разработка финансовой стратегии фирмы, составление финансовых планов, обеспечение деятельности фирмы (осуществление денежных

переводов, подготовка финансовых отчетов) и своевременное информирование

руководства о финансовых результатах деятельности фирмы, проводит экономический анализ финансово – хозяйственной деятельности организации по данным бухгалтерского учета, ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, организует учет финансовых, расчетных и кредитных операций, занимается страхованием фирмы и юридическими аспектами, принимает управленческие решения. Подчиняется директору фирмы.

Менеджер– работает непосредственно с клиентами. Подбирает и обрабатывает туры и экскурсии. В его обязанности входит: анализ туристского рынка, формирование папок с предложениями, заключает договора с гидами, переводчиками и автохозяйствами, бронирует места в гостиницах, а так же билеты авиа и ж/д транспорта, проводит визовую поддержку туристов, составляет программы пребывания туристов, вместе с директором занимается рекламной компанией.

Отдел по продвижению туров занимается рекламой туристического агентства, а конкретней владеет технологией маркетинговых исследований в туристической индустрии; проводит рекламные компании, презентации, включая работу на специализированных выставках; составляет и дизайн рекламных материалов; владеет техникой распространения рекламных материалов и методикой продвижения турпродукта; культура межличностного общения.

Отдел по разработке и формированию туров

Целью большинства туристических агентств является ведение прибыльного и продолжительного бизнеса. Для достижения данной цели необходимо производить тот товар, который удовлетворял бы нужды потенциальных покупателей и тем самым обеспечивал бы увеличение бизнеса. Как правило, сами туристические агентства не составляют туров, данные фирмы приобретают уже заранее разработанные туры у туроператоров, выпускают на эти туры путевки и реализуют их потребление.

Отдел по реализации туров

Отдел по реализации туров занимается предоставлением информации клиентам: культура межличностного общения; маркетинговые исследования спроса на туристскую информацию; доведение достоверной информации до клиента; воспроизведение информации - распечатки, фотокопии; использование расписаний, ваучеров, программ, тарифов, путеводителей, профессиональных публикаций и рекламных материалов; рассылка информации; а также продажей туристического продукта: культура межличностного общения; использование каталогов и ценовых приложений как инструмента продаж; владение техникой и методикой продаж, включая продажи по телефону, через Интернет, по почте и др.; удовлетворение спроса потребителей туристических услуг; послепродажное обслуживание клиентов; взаимодействие с туроператорами. Отдел также занимается работой с жалобами клиентов: умение принять и проанализировать жалобу; культура межличностного общения; владение техникой работы с устными и письменными жалобами клиентов; принятие мер по предъявленным жалобам клиентов; ведение статистики; соблюдение протокола и этикета.