Тема 2. Принципы, методы и средства создания электронной системы управления документооборотом

Негосударственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Российский новый университет»

Елецкий филиал

Кафедра информационных технологий и естественнонаучных дисциплин

 

Конспект лекций по дисциплине

«Системы электронного документооборота»

Направление подготовки 230700 «Прикладная информатика»

Профиль подготовки – прикладная информатика в экономике

 

Квалификация (степень) выпускника Бакалавр

Форма обучения Заочная (на базе среднего (полного) образования), Заочная (на базе высшего профессионального образования), Заочная ( на базе среднего профессионально образования )

Курс 5

Семестр 49

 

Елец, 2014

Тема 1. Основные концепции безбумажной технологии управления.

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов. Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.

Помимо перечисленного, электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным.

За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ – это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами.

Рассмотрим понятие, структуру и классификацию деловых процессов экономической системы. Экономическую систему можно трактовать как искусственную, большую, сложную, кибернетическую систему, хозяйством и предназначенную для получения прибыли путем выпуска определенной продукции или оказания услуг в определенной отрасли народного хозяйства.

Можно выделить следующие свойства экономических систем: наличие определенной цели функционирования – получение прибыли в определенной отрасли народного хозяйства; целостность системы, благодаря наличию организационной структуры, и относительная изолированность от окружающей среды; свойство гомеостазиса, т.е. равновесия системы; свойство устойчивости функционирования; свойство управляемости для достижения поставленной цели; свойство адаптируемости к изменению требований окружающей среды; свойство обучаемости за счет учета опыта своей работы в прошлом.

 

Тема 2. Принципы, методы и средства создания электронной системы управления документооборотом.

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации. Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом называется системой документации. В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документообортом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Рассмотрим принципы, методы и средства создания электронной системы управления документооборотом. Одной из функциональных подсистем информационной системы является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, к таким задачам можно отнести следующие: Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности). Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.