Тема 3. Понятие и виды электронного документа (ЭД). Состав операций проектирования ЭД

Все больше организаций признают важность включения электронных форм в глобальную инфраструктуру движения оборота электронной информации. Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Под электронной формой документа понимается не изображения бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве твердой копии электронной. Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением.

Электронные формы могут допускать различный тип входной информации и содержать: командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы вы можете отправить ее. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.  

Рассмотрим классификацию и характеристику средств автоматизации составления электронного документа. Использование формализованных документов является необходимым практически для любого бизнеса. Осуществление большинства деловых процедур (прием и выполнение заказов, подготовка счетов, учет кадров и т.д.) сопровождается генерацией бумажных документов, движением и последовательным заполнением различных бланков. С появлением и развитием персональных компьютеров многие компании пытаются сократить трудоемкость и расходы, связанные с распространением, хранением и обработкой формализованной информации, внедряя различные компьютерные системы в первую очередь заменяя бумажные документы на электронные.

Базовые функциональные возможности современного программного обеспечения разработки электронных форм должны включать следующие компоненты: гибкие средства создания и переналадки структуры форм; средства поддержки процесса заполнения форм и контроля вводимых данных; связь полей электронных форм с полями баз данных; средства автоматизации вычислений значений полей с переменной информацией; средства маршрутизации и администрирования прохождения форм как внутри организации, так и между компаниями.

Тема 4. Назначение и технология работы системы массового ввода бумажных документов. Понятие информационно-поисковой системы (ИПС).

Для организации обработки большого количества бумажных документов и перевода их в электронную форму необходимо разработать систему массового ввода документов (СМВ), которая будет способна работать как с одним, так и с несколькими тысячами бумажных документов в день. При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач: извлечение данных из бумажных документов, когда пользователей интересуют только извлеченные структурированные данные, а собственно сами изображения документов их не интересуют, т.к. не используются для последующего хранения и доступа; извлечение данных из бумажных документов с сохранением изображения документа, когда имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, при котором потребуется анализ исходного документа. При этом извлеченные данные можно использовать двояко: во-первых, эти данные имеет смысл напрямую загружать в банковскую систему, а во-вторых, их можно использовать для организации хранения и быстрого поиска изображений.

Информационно-поисковая система (ИПС) – это система, предназначенная для хранения и поиска документов с текстовой, графической, табличной информацией по атрибутам, ключевым словам документа и содержанию в какой-либо предметной области.

Выделяют ИПС двух типов: фактографические и документографические системы. ИПС фактографического типа предназначены для хранения и поиска фактов, показателей, характеристик каких-либо объектов или процессов (например, сведения о работниках, о предприятиях, акционерах и т.д.). Документографические ИПС отличаются тем, что объектом хранения и поиска в этих системах служат документы, отчеты, рефераты, обзоры, журналы, книги и т.д. Сценарий поиска документа при помощи ИПС обычно сводится к вводу запроса на поиск, состоящего из одного или нескольких слов, после чего предъявляется список имен найденных документов. Пользователь может открыть любой из найденных документов и если поисковая система позволяет, вхождения искомых слов в документе выделяются – «подсвечиваются».