Регистрация и поселение гостя

Процесс регистрации и поселения гостя состоит из предрегистрационной деятельности; оформления регистрационной записи; опре­деления номера и тарифа; установления вида расчета; выдачи клю­чей от номера; сопровождения гостя в номер.

Гостиницы высокого класса часто предлагают такой вид услуги, как встреча в аэропорту или на железнодорожном вокзале. О такой встрече, как правило, договариваются при бронировании. Предрегистрционная деятельность заключается в оформлении регистра­ционной карточки, бухгалтерских бланков до приезда гостя на основе имеющейся информации о личности и предпочтениях гостя из его заявки на бронь. В неавтоматизированных гостиницах задачи предрегистрации выполняются вручную, в компьютеризированных — автоматическим процессом. Правда, последнее чревато риском не­заселения некоторой части заранее распределенных номеров (отказ от брони), но экономия времени регистрации прибывающих гостей обычно компенсирует работу, связанную с отказами.

Предрегистрация предоставляет возможность ускорить в последу­ющем процесс регистрации. Так, постоянному клиенту гостиницы, прибывающему самолетом, может быть выслан автомобиль, водитель которого владеет соответствующей информацией и может предло­жить гостю подписаться под заранее заполненной анкетой, попро­сить представить кредитную карту, выдать ключи от номера — и все это еще до прибытия в гостиницу.

Прибыв в гостиницу, клиент должен зарегистрироваться. Продол­жительность регистрации зависит от того, какой гость прибыл в го­стиницу — предварительно забронировавший номер или нет. Посе­ление по брони в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает всего несколько минут, так как практически вся не­обходимая информация указана в предварительной заявке.

100

Процесс регистрации без предварительного заказа длится не­сколько дольше, при этом администратор и гость должны обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Если стороны приходят к взаимному согласию, то испол­нитель обязан заключить с потребителем договор на оказание услуг.

Для этого гость обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Сделать это он обязан в соответствии с п. 14 Правил ре­гистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистраци­онного учета по месту пребывания и по месту жительства в преде­лах Российской Федерации и перечнем должностных лиц, ответ­ственных за регистрацию, утвержденных постановлением Прави­тельства РФ от 17.07.1995 № 713, которое гласит: «Регистрация граж­дан по месту пребывания в гостинице, санатории, доме отдыха, пан­сионате, кемпинге, больнице, на туристской базе, а также в ином подобном учреждении осуществляется по их прибытии администра­цией этих учреждений на основании документов, удостоверяющих личность».

Так как гостиничная деятельность представляет собой процесс оказания услуги, то при работе с физическими лицами (гражданами) используются бланки строгой отчетности.

Чтобы правильно организовать бухгалтерский и налоговый учет в любой гостинице, бухгалтеру следует особое внимание уделить фор­мам первичного учета, которые вместе с краткими указаниями по их применению и заполнению утверждены приказом Минфина РФ от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчет­ности». Этот приказ содержит формы документов строгой отчетно­сти (на изготовление и продажу таких бланков лицензия не требует­ся), которые применяются всеми гостиницами независимо от их организационно-правовой формы.

Клиент по прибытии должен заполнить анкету по форме № 1 -Г (приложение 5), что свидетельствует о заключении договора между клиентом и гостиницей. Администратор следит за тем, чтобы посто­ялец правильно проставил дату заселения, отбытия, указал свой до­машний адрес. Ведь любые неточности осложнят, например, возврат забытых вещей в номере, получение оплаты, если гость выехал, не заплатив за предоставленные услуги. Неверно указанная дата выез­да может привести в дальнейшем к простою номера, а если гость пла­нирует остаться дольше, номер может быть продан, что в результате приведет к конфликту между администрацией и проживающим.

Граждане, прибывшие в командировку, на совещание, конферен­цию или сборы, заполняют анкету по форме № 1-Г в одном экземпля­ре, остальные — в двух.

Ознакомившись с правилами проживания, пожарной безопасно­сти, паспортом номера (прайс-лист, содержащий информацию о сто­имости мебели и инвентаря номера, которая возмещается гостем в

101

случае утери или порчи) и заполнив анкету, гость подписывает ее, тем самым заключая договор с гостиницей на оказание услуг.

Администратор сверяет данные анкеты и документа, удостоверя­ющего личность гостя, вписывает в анкету номер комнаты, дату и время прибытия и подписывает ее. После проверки личные докумен­ты возвращаются владельцам.

Для хранения одного из экземпляров анкет и работы с ним у ад­министратора должны быть две картотеки. В первой — «действу­ющей» — хранятся анкеты на лиц, проживающих в гостинице, во вто­рой — «накопительной» — на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца. По завершении календарного месяца анкеты из «накопитель­ной» картотеки изымаются и упаковываются в специальные конвер­ты (строго в алфавитном порядке), которые переносятся в «архивную» картотеку, где хранятся в течение года, а затем уничтожаются.

Все картотеки не должны иметь свободного к ним доступа, а от­ветственность за сохранность анкет возлагается на руководителя го­стиницы.

Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

Вторые экземпляры анкет дежурные администраторы в течение суток после их заполнения пересылают с курьером в Центральное адресное справочное бюро (ЦАСБ) ГУВД города. В службе приема и размещения ведется специальный журнал учета регистрационных форм и передачи их в ЦАСБ, где указывается дата, количество пе­редаваемых документов, регистратор ставит свою подпись. Сотруд­ник ЦАСБ при получении документов сверяет их количество, пра­вильность заполнения, ставит свою подпись в журнале и возвраща­ет его представителю гостиницы. Курьер обязан получить в ЦАСБ ГУВД города отметку должностного лица о приеме анкет. Передача учетных документов в ЦАСБ ГУВД должна производиться гостини­цей ежедневно.

Проверив данные анкеты, администратор выписывает разреше­ние на поселение — документ, подтверждающий право гостя на за­селение. Приводим примерную форму такого документа.