Разрешение на поселение

Индивидуальное — на 2-й этаж

Страна — РФ

Заявка 06/00

Проживание с 01.01 по 06.01.20ХХ

Комната № 109

Фамилия, имя, отчество: Иванов А.И.

Индекс поселения ЗО

Вид расчета — наличный

Оплата бронирования 50 %

Дополнительные сведения: завтрак в номер ".

Администратор (подпись)

102

Такое разрешение (форма № 7-Г) выписывается в двух экземпля­рах: один для оператора механизированного расчета (кассира), слу­жащий основанием для выписки счета за проживание (при прожи­вании за наличный расчет) или внесения фамилии гостя в ведомость по безналичному расчету (за услуги, предоставляемые клиенту, пла­тит какое-либо предприятие), второй — для дежурной по этажу.

При регистрации клиенту выписывается счет за проживание фор­мы № 3-Г (код формы по ОКУД 0790230). Данный счет включает в себя тариф номера (или места в номере), умноженный на количество суток проживания, оплату за услуги бронирования и дополнитель­ные, которые гость заказывает при регистрации.

Счет выписывается в трех экземплярах: первый выдается клиен­ту, второй вместе с кассовым отчетом (форма № 5-Г) ежедневно сда­ется в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по чис­лам оплаты в контрольной картотеке.

Кассовый отчет (форма № 5-Г) составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с гостями. Первый экземп­ляр вместе со счетами (форма № 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгал­терию, второй сохраняется у подотчетного лица.

Работник бухгалтерии сверяет данные, указанные в форме № 5-Г, с данными в формах № 3-Г, № З-Гм.

При автоматизированном способе ведения расчетов счет запол­няется в двух экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь пери­од проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя. Работник бухгалтерии сверяет формы № 3-Г, № З-Гм с формой № 1-Г (анкетой). После оплаты администратор заполняет карту гостя — форма № 4-Г.

О времени оплаты (во время регистрации, проживания или вы­езда) однозначно сказать нельзя. В одних гостинцах настаивают на полной оплате вперед, в других предлагают оплачивать определенные периоды проживания, в третьих — в конце недели, а в некоторых го­стям позволяют проживать и пользоваться дополнительными услу­гами в кредит и производить оплату при отъезде. У каждой гостини­цы разная степень доверия к своим гостям, которая зависит прежде всего от их контингента и класса отеля. Различия в процедурах про­верки платежеспособности и порядке получения оплаты за гостинич­ные услуги неразрывно связаны с уровнем технического оснащения служб приема и размещения гостиниц. Соответственно подходы к проблемам оплаты обслуживания будут отличаться в гостиницах неавтоматизированных, полуавтоматизированных и автоматизиро­ванных.

На числовой сетке карты гостя отмечается период оплаты. При выезде гостя персонал на этаже делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест

103

багажа. В вестибюле гостиницы карта гостя сдается дежурному ад­министратору.

Если гостиница оказывает услуги по размещению туристской группы, то бронирование мест для размещения осуществляет турист­ская фирма. Это дает возможность заранее подготовить места для заселения и спланировать работу администрации.

Регистрацией гостей в этом случае, как правило, совместно с ад­министратором занимается руководитель группы, который, приехав на место, предъявляет администратору направление туристской фир­мы — документ, подтверждающий право на проживание в данной гостинице и гарантирующий, что оплата произведена, а также спи­сок группы туристов.

Администратор заполняет групповое размещение на поселение, в котором делается пометка, что оплата безналичная. Приведем при­мерную форму такого документа.

Групповое размещение на 2-й этаж

Страна — РФ г. Москва

Заявка 11/00

Проживание с 02.01.ХХ по 06.01.ХХ

Комнаты № 207, 210, 211, 212, 213

Индекс поселения 277

Вид расчета — безналичный

Оплата бронирования 50 %.

Дополнительные сведения:...

Карта гостя выписывается каждому из участников группы. При обслуживании туристических групп счет за проживание не выписы­вается, так как оплата производится по безналичному расчету.

Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету производится по форме № 7-Г. Он ведется дежурным адми­нистратором или портье в двух экземплярах.

Окончательный итог подводится после выезда проживающих лиц и служит основанием к оплате счета, предъявляемого организации.

Российские гостиницы посещают не только граждане нашей стра­ны, но и иностранцы. 15.01.2007 г. вступил в силу Федеральный за­кон от 18.07.2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации», а с 08.01.2007 г. — Федеральный закон от 06.01.2007 г. № 2-ФЗ «О вне­сении изменений в Федеральный закон "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"» и о признании ут­ратившими силу отдельных положений Федерального закона «О вне­сении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Российской Федерации», вводящие новый административно-право­вой механизм учета иностранных граждан и 'лиц без гражданства. Если раньше гостиницы, уполномоченные ОВИР, самостоятельно

104

ставили штамп в миграционную карту постояльца, то теперь соглас­но нововведениям гостиницы не имеют права самостоятельно реги­стрировать интуристов, а обязаны данные по ним в течение суток относить в районное отделение управления Федеральной миграци­онной службы, либо отправлять их по почте.

В соответствии с названными законами ранее установленная обя­зательная регистрация иностранных граждан и лиц без гражданства по месту их пребывания заменяется более упрощенным порядком фиксации сведений о них — учетом указанных лиц по месту пребы­вания в уведомительном режиме.

С одной стороны, подобная новация предусматривает более про­стую процедуру миграционного учета иностранцев, прибывающих в РФ, и позволяет Федеральной миграционной службе более быстро и эффективно учитывать пространственные перемещения указанных лиц по территории России. Но, с другой стороны, гостиницы и иные организации, оказывающие гостиничные услуги, теперь приобрели статус «стороны, принимающей иностранного гражданина в РФ». Следовательно, гостиницы и иные средства размещения стали субъек­тами ответственности за постановку на учет и снятие с учета своих гостей.

Однако действующие редакции Федерального закона «О миграци­онном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Россий­ской Федерации» и «Правил осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства», утвержденные поста­новлением Правительства РФ № 9 от 15.01.2007 г., пока не содержат детального регулирования порядка постановки иностранных граж­дан гостиницами на учет по месту пребывания.

Для принимающей стороны сама процедура постановки и снятия с учета иностранных граждан, с введением нового порядка миграци­онного учета заметно усложнена, в частности:

• жесткими требованиями к срокам постановки и снятия с миг­
рационного учета иностранных граждан в территориальных органах
ФМС;

• не учтенными в новом законодательстве случаями кратковре­-
менного пребывания (менее суток) иностранных граждан;

• значительным увеличением объема технической работы по за­-
полнению новых бланков и появившимися дополнительными фи­
нансовыми затратами;

• режимом работы территориальных органов ФМС по приему от
средств размещения документов для постановки и снятия с учета
иностранных граждан;

• отсутствием возможности использовать электронные средства и
носители для обмена информацией между принимающей стороной
и территориальным органом ФМС;

• отсутствием у иностранных граждан подтверждения о месте пре­-
бывания в РФ и др.

105

Гостиницы столкнулись и с тем, что в самом тексте нормативных актов есть изначально заложенные проблемы, препятствующие фак­тической возможности исполнения требований миграционного за­конодательства. Например, неясно, как гостиницам действовать в случаях пребывания гостей, не учтенных законодательством? Как успеть оформить в кратчайшие сроки постановку клиентов на учет? Как иностранные гости будут подтверждать место пребывания при прохождении пограничного контроля?

На эти и многие другие вопросы представители территориальных органов Федеральной миграционной службы пока средствам разме­щения ответить, к сожалению, не могут. Подобное положение дел создает ситуацию, когда формально за невыполнение требований закона гостиничные предприятия могут подвергнуться штрафным санкциям со стороны контролирующих органов. За каждого неоформ­ленного гостя отель может заплатить штраф.

Все это порождает серьезную озабоченность гостиничных пред­приятий, не способствует повышению качества обслуживания ино­странных туристов, взаимодействию с иностранными туристскими компаниями, приводит к дополнительным финансовым затратам.

Российская гостиничная ассоциация (РГА) заняла активную и инициативную позицию по данному вопросу и в целях защиты ин­тересов своих членов обратилась в Федеральное агентство по туриз­му и Федеральную миграционную службу с предложением разрабо­тать законопроект, предусматривающий внесение изменений и до­полнений в действующее законодательство о миграционном учете, которые будут более полно учитывать права и интересы гостиниц и иных средств размещения как субъектов, ответственных за постанов­ку на учет и снятие с учета иностранных граждан; для этого создать при ФМС РФ рабочую комиссию по подготовке предложений о вне­сении соответствующих изменений и дополнений.

В связи с обращением РГА 02.02.2007 г. в Федеральном агентстве по туризму состоялось совещание по названным проблемам. В нем приняли участие представители Ростуризма, ФМС и ее территори­альных органов по Москве, Российской гостиничной ассоциации, ассоциации «Отель-клуб», некоторых гостиничных предприятий Москвы. Было принято решение о создании рабочей комиссии по внесению изменений в действующее законодательство о миграцион­ном учете; ФМС рассмотрело вопрос о временном неприменении к гостиницам и иным средствам размещения мер ответственности за несоблюдение требований к миграционному учету иностранцев до окончательного утверждения процедуры постановки и снятия гости­ницами с учета иностранных граждан в территориальных органах ФМС, а также о возможности использования электронных форм документов и электронной цифровой подписи.

Что касается непосредственно поправок действующему законо­дательству о миграционном учете, то Ростуризм совместно с Феде-

106

ральной миграционной службой выбирает гостиницы, которым бу­дет предоставлено право предоставлять территориальному органу ФМС сведения об иностранных гражданах в электронном виде, а не­обходимые отметки о прибытии и выбытии иностранца проставлять в бланке уведомления самостоятельно. Российская гостиничная ас­социация разработала и направила в качестве предложения в Феде­ральное агентство по туризму критерии для отбора таких гостиниц:

• наличие консульского референта МИД РФ;

• справка о размещении за предшествующий год не менее 60 ино­-
странцев, для новых гостиниц — справка о размещении за первые
полгода работы не менее 30 иностранцев.

Такое нововведение значительно облегчит процедуру обмена ин­формацией как для органов Федеральной миграционной службы, так и для гостиниц и иных средств размещения в качестве стороны, при­нимающей иностранных граждан.

Новое миграционное законодательство должно соответствовать международным обязательствам Российской Федерацией и рекомен­дациям мирового сообщества по внедрению эффективной процеду­ры регистрации передвижений населения, надежных информацион­ных сетей сбора данных в статистических целях, а также планирова­ния и регулирования миграционных потоков.

В настоящее время в Ленинградской области действует разрабо­танный ГУЛ «Санкт-Петербургский информационно-аналитический центр» программный продукт «Миграционный учет». Программа электронной постановки на миграционный учет используется с 17.07.2007 г. Она утверждена всеми необходимыми инстанциями. Использование этой программы позволяет не ходить в миграцион­ную службу, а сразу в гостинице на принтере распечатывать отрыв­ные талоны с отметкой УФМС. Однако один или два раза в месяц необходимо будет сдавать распечатанные в гостинице документы в районное подразделение УФМС. Вице-президент Российского союза туриндустрии Сергей Корнеев отметил конструктивную позицию Петербургского управления ФМС, так как ни в одном другом регио­не ничего подобного сделано не было.

В результате у гостиниц возникнут расходы по приобретению программы или ее замене. Кроме того, может потребоваться адапта­ция этого программного продукта к действующим в отелях автома­тизированным системам управления и учета. Для работы по про­грамме необходимо иметь сканер, принтер и доступ в Интернет, а также заключить договоры с ГУЛ «Санкт-Петербургский информа­ционно-аналитический центр».

Российский союз туриндустрии направил в Государственную думу поправки к закону, устанавливающие, что правом регистрировать иностранцев обладает не только ФМС, но и сами отели. В этом слу­чае в гостинице обязательно должен быть журнал регистрации ино­странных граждан — форма № 2-Г. Данные из анкеты иностранно-

107

го гражданина заносятся в журнал регистрации иностранных граж­дан в день приезда в гостиницу под очередным порядковым номером, что является своеобразной «пропиской». Как правило, анкета запол­няется в двух экземплярах, один из которых хранится в картотеке гостиницы, а второй сдается в ОВИР для контроля прибывающих в город со стороны административных органов.

Во время регистрации в гостинице администратор, проставляя в визе регистрационный номер гостя, название гостиницы и дату ре­гистрации, должен обращать внимание на срок действия визы.

Для правильного исчисления срока действия визы и пребывания в РФ зарубежного гостя контрольно-пропускные пункты (КПП) в пограничных городах (аэропортах и морских портах) на оборотной стороне листа национального паспорта, на которой вклеена виза (или на листке-вкладыше), проставляют штамп с указанием даты и наименования КПП; с этого времени исчисляется срок действия визы. По прибытии в пункт назначения въезжающий обязан в тече­ние трех суток, исключая праздники и выходные дни, представить свой паспорт для регистрации. Если первым пунктом прибытия и размещения иностранного гостя является гостиница, то паспортный стол гостиницы оформляет прописку, ставя штамп (в паспорте, визе, на вкладыше) с наименованием города и гостиницы. В штамп вно­сятся регистрационный номер, под которым записана фамилия дан­ного лица в регистрационной книге, срок прописки и подпись от­ветственного за прописку лица. Продление прописки оформляется под тем же регистрационным номером с проставлением штампа о ее продлении.

Регистратор службы приема и размещения следит за тем, чтобы иностранные гости своевременно продляли сроки действия своих виз. Напоминание об этом делается в устной или письменной фор­ме на английском языке или языке, которым владеет гость.

Паспорт, предъявленный гостем при поселений в гостиницу, дол­жен быть зарегистрирован в возможно короткий срок (не более 24 ч) и возвращен владельцу под расписку.

Тарифная политика. Тариф (от англ. tariff— расценка) — сис­тема ставок, определяющая размер платы за услуги. Тариф номера — это цена номера, определяемая гостиницей за суточное проживание. Гостиница обычно устанавливает стандартный тариф для определен­ного типа номеров. Тариф номера зависит от его размера, качества мебели и оборудования, расположения, статуса гостя и других фак­торов. Как правило, за размещение в определенной категории номе­ров (одно-, двух- и трехместный) администрация гостиницы устанав­ливает так называемые базовые цены, рассчитанные на сутки про­живания (без скидок).

Кроме того, во всех гостиницах предусмотрены специальные цены, которые предусматривают скидки по сравнению с базовыми ценами. Специальные цены фиксируются в отдельных прейскуран-

108

тах и, как правило, применяются для следующих категорий: групп иностранных граждан более 10 человек; туристских фирм; постоян­ных гостей; лиц, размещаемых на неполный день. Информация о тарифах на номера в гостинце должна быть вывешена в хорошо про­сматриваемом месте.

Гостиницы разных категорий включают в стоимость проживания различный набор услуг. Он определяется требованиями, установлен­ными стандартами для соответствующей категории гостиниц. Для гостиниц одной категории определенные услуги являются дополни­тельными, а для другой — обязательными, которые включаются в стоимость проживания. Таким образом, исходя из звездности гости­ницы исполнитель самостоятельно определяет перечень услуг, кото­рые входят в цену номера.

Эффективное определение номера и тарифа зависит от четкой и слаженной работы не только работников СПиР, но и от службы об­служивания номерного фонда и технической службы. Именно от этих служб зависит истинная информация о действительном состо­янии номера. Изменения в состоянии номера необходимо немедлен­но передавать в СПиР, что, к сожалению, бывает не всегда. Несоот­ветствие состояния номера своему статусу может привести к серьез­ным неприятностям, сбою работы СПиР, потери гостиницей дохо­дов, ухудшению уровня качества обслуживания и в конечном итоге отрицательному влиянию на престиж гостиницы.

Статус номера — это условное название, присваиваемое номе­рам и отражающее различные ситуации, складывающиеся между гостем, номерным фондом и обслуживающим персоналом гостини­цы. Например: «занят* — гость оформлен в данный номер; «прод­лен» — гость не выписан и остается еще на ночь; «на перемене» — гость уже уехал, но номер еще не убран; «свободный и готовый» — номер убран и проверен, готов к поселению; «не в эксплуатации» — номер нельзя сдавать по причине технической ненадежности; «не выписан» — гость оплатил счет, но уехал, не предупредив персонал; «выполнение» — ожидается освобождение номера после расчетного часа следующего дня; «поздняя выписка» — по просьбе гостя ему разрешено покинуть гостиницу после расчетного часа.

В неавтоматизированных гостиницах несоответствие номера сво­ему статусу обычно происходит из-за нерасторопности горничных, плохой связи между ними и СПиР. Устная связь по телефону обес­печивает быструю передачу информации, но без подтверждающих документов. Преимущество письменного отчета — документирован­ная информация, но она занимает много времени, так как достав­ляется лично.

Каждый вечер администратор составляет отчет о загрузке номе­ров. В нем указываются занятые номера и освобождаемые на следу­ющий день. Ответственная горничная забирает этот список рано утром и составляет график уборки номеров. Освобождающиеся но-

109

мера планируются к уборке в последнюю очередь, так как они не могут быть использованы клиентами до расчетного часа и требуют больше времени для уборки. Если гость освободил номер до указан­ной даты выезда, администратор должен сообщить об этом ответ­ственной горничной. Она организовывает осмотр и уборку номера.

В конце смены бригадир горничных составляет отчет о состоянии номеров на основе личной проверки. В нем описывается текущее состояние каждого номера и привлекается внимание администратора к любому несоответствию. Такая последовательность взаимодействия горничных и СПиР исключает поселение клиентов в номер, не со­ответствующий своему статусу. Это особенно важно для подготовки массовых заездов.

В компьютеризированной гостинице горничная и администратор имеют немедленный доступ к информации о состоянии номера. Когда гость освобождает номер, администратор вводит соответству­ющую информацию в компьютер, а горничная через монитор в сво­ем подразделении узнает о том, что номер нуждается в уборке. За­тем горничная убирает номер и сообщает бригадиру горничных, что номер готов к проверке. После проверки бригадир вводит в компь­ютер соответствующую информацию, и дежурный, получив ее, ис­пользует номер в дальнейшей работе.

Компьютеризированная система информации о загрузки номеров весьма эффективна, но бывают случаи, когда отчет бригадира о со­стоянии проверенных номеров может запаздывать. Бригадир горнич­ных может проверить сразу несколько подготовленных номеров, но не всегда может внести необходимую информацию до конца обхода в компьютерную систему, что снижает оперативность информации о состоянии номеров. В этом случае может помочь специальная связь компьютера с телефонной системой номеров. С помощью такой свя­зи бригадир горничных, проверяя любой номер, может вводить соот­ветствующий код в компьютерную систему гостиницы по телефону.

После того как определен номер и тариф, по которому гость бу­дет оплачивать свое проживание, необходимо установить вид расчета за гостиничные услуги. Выдача ключа от номера завершает процеду­ру регистрации. В некоторых гостиницах вновь прибывшему гостю просто вручают карту гостиницы и ключ. Для обоюдной безопасно­сти гостя и гостиницы гостиничные ключи должны тщательно кон­тролироваться. Кражи и потери ключей, незаконное использование дубликатов представляют угрозу для безопасности гостиницы. В гостиницах следует иметь правила, регулирующие контроль за ключами. В них предписывается, кому выдаются ключи и как они со­храняются в СПиР.

Если гостиница предоставляет рассыльных, то дежурный админи­стратор должен в первую очередь спросить гостя, желательна ли для него помощь рассыльного. Если да, то дежурный администратор вру­чает ключ от номера рассыльному и просит его проводить гостя в

110

номер. По пути и уже в номере рассыльный характеризует номер и информирует о расположении ресторана, времени расчетных опера­ций, расположении торговых автоматов и пр. Если гость не удовлет­ворен номером, рассыльному следует внимательно выслушать его и передать суть претензий дежурному администратору для немедлен­ных действий.

Новшеством является саморегистрация при поселении. Термина­лы для саморегистрации обычно размещаются в вестибюлях полно­стью автоматизированных гостиниц. Последние технологические до­стижения позволяют гостиницам размещать терминалы для саморе­гистрации в аэропортах, на железнодорожных и морских составах. Такие терминалы существенно экономят время гостей.

Процедура саморегистрации начинается с того, что гость вводит свою кредитную карту в терминал, установленный вне гостиницы. Терминал дает доступ к записи бронирования и побуждает гостя ввести дополнительно дату регистрации, используя клавиатуру. По­скольку большинство терминалов соединены с компьютерной сис­темой управления, возможно дальнейшее определение номера и цены. Затем терминал выдает электронный ключ от номера и инст­рукции гостю, как добраться до отеля.

Контрольные вопросы

1. Назовите функции службы приема и размещения.

2. Перечислите должностные обязанности сотрудников СПиР.

3. Каким оборудованием должно быть оснащено рабочее место сотруд­-
ника СПиР?

4. Из каких этапов состоит процесс регистрации и поселения гостя?

5. Для чего нужна предрегистрационная деятельность?

6. Какие документы должен заполнить сотрудник гостиницы при реги­-
страции гостя?

7. Имеют ли гостиницы право самостоятельно регистрировать иностран­-
ных туристов?

8. Что такое статус номера?

9. Охарактеризуйте «карту гостя».

10. Как и где осуществляется процедура саморегистрации?

Глава 5