Тема 3.1. СУБД Access. Создание таблиц

1. Назначение и структура файлов базы данных. Создание новой таблицы. Заполнение, открытие, закрытие базы данных.
2. Редактирование и модификация таблицы. Индексирование и типы индексов. Перемещение и поиск данных в таблице.

 

Общая характеристика. Существуют СУБД, ориентированные на программистов и ориентированные на конечного пользователя.

Системы управления базами данных, ориентированные на про­граммистов, фактически являются системами программирования со своим специализированным языком, в среде которых програм­мисты создают программы обработки баз данных. Затем с этими программами работают конечные пользователи. К числу СУБД та­кого типа относятся FoxProParadox и др

СУБД MicrosoftAccess (MS Аccess) относится к системам, ори­ентированным на конечного пользователя. Она позволяет пользователю, не прибегая к программированию, легко выполнять основ­ные действия с БД: создание, редактирование и манипулирование данными. MS Ассess работает в операционной средеWindows, мо­жет использоваться как на автономном ПК.так и в локальной ком­пьютерной сети. С помощью Асcess создаются и эксплуатируются личные БД (иногда говорят — «настольные»), а также БД органи­заций с относительно небольшим объемом данных. Для создания крупных промышленных информационных систем MS Асееве не годится.

Основными объектами MS Access являются таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули, схемы.

Таблица — это главный тип объекта. Все остальные разновид­ности объектов являются производными от таблицы. Элементы данных, составляющих таблицу, — это записи и поля. Свойства элементов таблицы определяются типами, форматами полей и не­которыми другими параметрами.

Форма — это вспомогательный объект, без которого, в принципе, можно обойтись.Формы создаются для повышения удобства пользователя при просмотре, вводе и редактировании данных в таблицы.

Запрос — результат обращения пользователя к СУБД для поис­ка данных, добавления, удаления и обновления записей. Результат поиска (выборки) данных представляется в табличном виде. Термином «запрос» называют также сами команды обращения к СУБД.

Отчет – это документ, предназначенный для вывода на печать, сформированный на основании информации, содержащейся в таблицах и запросах.

Макросы — средства программного управления данными и обычно служат для автоматизации повторяющихся операций.

Модули еще называют процедурами отработки событий, кото­рые пишутся не языкеVisualBasicforApplication (VBA).

Схема — описание структуры связей в многотабличной базе данных.

Создание БД начинается с открытия файла, в котором она будет храниться. Для этого, после открытии начальной страницы MS Ac­cess, следует выполнить команду Создать новую базу данных. Система попросит указать имя файла, в котором будет храниться БД, и путь к файлу на диске. Укажем для создаваемой нами БД имя файла «Школа».

В результате на экране откроется основное окно с заголовком: «Школа: база данных» Дальнейшая работа по созданию БД состо­ит из двух этапов: описание структуры таблиц и ввод данных в та­блицы.

Создание таблицы «Ученики». Описать структуру таблицы — значит: указать имена всех полей, а также типы и свойства каждо­го поля; назначить главный ключ. В режиме работы с таблицей от­дается команда Создать. Из списка предлагаемых способов созда­ния таблиц выбирается Конструктор. На экране откроется окно конструктора таблиц. Заполненное окно Конструктора для табли­цы «Ученики» покачано на рис. 4.6.

Имена полей указываются в графе «Имя поля», соответствую­щие им типы — в графе «Типы данных». Графу «Описание» заполнять не обязательно. В нижней половине окна Конструктора при­сутствует таблица «Свойства поля» В ней указываются размер поля, формат поля и некоторые другие свойства. Смысл каждого параметра поясняется комментирующим текстом.

 

Назначение главного ключа производится следующим образом: указатель устанавливается на ключевое поле НОМЕР_УЧ и выполняется команда Ключевое поле, обозначенная значком на панели инструментов.

В дальнейшем информацию о структуре каждой таблицы будем представлять в табличной форме. На примере таблицы «Ученики» она выглядит так, как показано в табл. 4.2.

После выполненных действий в окне «Все таблицы» появится название Таблицы «Ученики».

Теперь организуется ввод данных в таблицу «Ученики» Вводить данные можно непосредственно в бланк таблицы или путем использования формы. Использовать форму для ввода и просмо­тра таблицы удобно в тех случаях, когда в ней слишком много полей и запись в развернутом виде не помещается на экране. Табли­ца «Ученики» имеет небольшой размер, поэтому можно обойтись без формы.

Рис 4. 7 Таблица «Ученики»

Чтобы начать ввод в таблицу «Ученики», нужно выделить на­звание таблицы и выполнять команду Открыть. На экране поя­вится бланк таблицы, содержащий заголовки и пустую строку. Да­лее следует заполнять таблицу. Первые десять строк заполненной таблицы «Ученики» приведены на рис. 4.7

Для сохранения введенной информации следует выполнить ко­манду Сохранить.

Создание таблицы «Успеваемость». Перепишем еще раз отношение «Успеваемость»:

 

УСПЕВАЕМОСТЬ (НОМЕР_УЧ, ПРЕДМЕТ, 1_ЧЕТВ. 2_ЧЕТВ. 3_ЧЕТВ, 4_ЧЕТВ. ГОД)

Далее с помощью Конструктора описывается структура табли­цы «Успеваемость» (табл. 4 3)

 

 

Для заполнения таблицы «Успеваемость» используем способ ввода данных через форму. На вкладке «Создание» на панели главного меню нужно выбрать команду Конструктор форм. На экране откроется шаблон стандартной формы, соответствующий описан­ной структуре таблицы

 

Теперь через форму можно последовательно вводить записи в таблицу. В дальнейшей форму удобно использовать для дополнения таблицы и редактирования записей.

 

В Главном меню MSAccess существуют возможности для поиска, фильтрации, сортировки данных. Эти режимы лучше всего отрабатывать на создаваемой самостоятельно базе данных.

 

Создать базу данных «Ученики» с полями ФАМИЛИЯ, ИМЯ, АДРЕС, ГОД_РОЖД. Создать запрос для получения таблицы, содержащей имена, фамилии и адреса учеников, родившихся до 2003 года. Сортировать таблицу по фамилиям в алфавитном порядке.