Документооборот и порядок хранения документации в БТИ

1. Хранящиеся в архиве материалы должны быть оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываются и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

2. Инвентарное дело на домовладение (здание) разделяется на три отдельно сброшюрованные в обложки группы документов.

К первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

Ø технический паспорт на домовладение (здание);

Ø план земельного участка;

Ø поэтажный план здания;

Ø экспликация к поэтажному плану.

Ко второй группе относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке, относящиеся к периоду до начала деятельности учреждений юстиции по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также информация, представляемая названным органом о праве собственности на объект.

К третьей группе - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризации), расположенные в указанной выше последовательности.

Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку "Погашено. Дата. Подпись."

Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.

3. Поступающие в архив материалы на жилищный фонд регистрируются в инвентарных книгах по прилагаемым формам (Форма инвентарной книги на домовладение). Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

4. Инвентарная книга на домовый фонд (Форма инвентарной книги на домовладение) первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу, другому поселению с разграничением их по фондам различного функционального назначения: жилищный фонд, здания соцкультбыта и здания производственного назначения. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный инвентарный номер проставляется в верхнем левом углу обложки дела.

5. Номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:

Ø для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц, - из порядкового номера по инвентарной книге;

Ø для дел, группируемых по кварталам, - из дробного номера, числитель которого - инвентарный номер, знаменатель - номер города (района города), другого поселения (присвоенного условно), номер квартала и папки.

6. Инвентарные дела на домовладения (здания) отыскиваются в архиве по инвентарному номеру, который указывается в статистической или алфавитной карточках.

7. Погашенные инвентарные дела исключаются из инвентарной книги по данным обследования. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, объясняющая причину погашения дела.

При разделе одного земельного участка на два или несколько самостоятельных, с обособленными зданиями, за одним из них сохраняется инвентарный номер, а выделяемым присваиваются новые инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

Документы на общий земельный участок погашаются и оставляются в деле, которому сохранен прежний инвентарный номер.

8. Учет домовладений, зданий и помещений (квартир) производится путем ведения реестра жилищного фонда, расположенного на обслуживаемой БТИ территории по форме согласно «Реестру жилищного фонда расположенного на территории, обслуживаемой БТИ». Записи в реестре ведутся по мере проведения технической инвентаризации.

9. Материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятии) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы.

10. При этом в графе 4 книги (Форма книги учета дел, переданных в государственные архивы) указываются все адреса, которые в свое время были присвоены зданию. Учетно-техническая документация на упомянутые выше объекты, утратившая практический интерес: инвентарные планы кварталов и схематические планы городов (других поселений), а также иные материалы, которые согласно заключению (списку) местных органов культуры, архитектуры и градостроительства являлись объектами историко-культурного наследия, передаются в установленные сроки в государственные архивы (Форма книги учета дел, переданных в государственные архивы).

11. В книге учета дел в отношении зданий, переданных в государственные архивы, указываются основание и дата передачи дел.

12. На титульных листах технических паспортов находящихся в эксплуатации объектов, которые по заключению местных органов культуры, архитектуры и градостроительства являются памятниками истории и культуры, следует вводить надпись (штамп) "принято на госохрану".