Внесение текущих изменений

Организация работы архива бюро технической инвентаризации

3.1. Правила формирования и ведения инвентарного дела

3.2. Организация хранения учетно-технической документации в БТИ.

3.3. Материалы, подлежащие хранению в архиве БТИ

3.4. Документооборот и порядок хранения документации в БТИ

3.5. Ведение алфавитных и статистических карточек в БТИ

3.6. Выдача и возврат дел. Инвентаризация архива БТИ

3.7. Должностные обязанности работника архива БТИ

3.8. Формы учетно-технической документации БТИ

 

Инвентарное дело является системной информационной моделью (фотографией) объекта, отражающей изменения его состояния, с момента паспортизации до момента проведения последней инвентаризации, по показателям и в объеме, необходимым органам государственного, территориального и отраслевого управления.

Инвентарный объект считается установленным (выявленным) с момента определения его состава и местоположения, зафиксированных в форме инвентарного плана и экспликации к нему.

Инвентарный план (план земельного участка, фотоплан в масштабе 1:500) с экспликацией к нему, составленной хотя бы и в учетных целях, является документом, достаточным для создания инвентарного дела и сдачи его в архив на хранение.

Все дополнительные сведения, необходимые органам управления и владельцам, должны вноситься по результатам последующих обследований или текущих инвентаризаций, проводимых как в плановом порядке, так и по разовым заявкам.

Полнота инвентарного дела (полнота учета) задается целями инвентаризации, указанными, а его качество определяется требованиями инструкции и деятельностью БТИ.

Полный состав инвентарного дела (нормативная полнота) должен позволять документально обоснованное заполнение всех разделов, строк и позиций технического паспорта на требуемую дату.

Инвентарное дело формируется в порядке, устанавливаемом действующими инструкциями и рекомендациями по работе архива БТИ, а также решениями руководителя БТИ.

Все материалы инвентарного дела рекомендуется разделять на три группы документов:

Ø материалы последней по хронологии инвентаризации;

Ø правоустанавливающие документы и копии с них, зарегистрированные в книге регистрации;

Ø полевые и расчетные материалы.

Хранение в инвентарном деле документов, не требуемых для решения задач инвентаризации, запрещается.

Руководство БТИ вправе установить любой порядок формирования инвентарного дела с учетом местных условий, обеспечивающих удобство хранения, обработки, корректировки и выдачи информации с наименьшими затратами, в том числе:

Ø формирование информации (текстовой и графической или только текстовой) на машинных носителях, с обязательным дублированием носителя;

Ø формирование основного инвентарного дела из двух документов - технического паспорта с ведомостью текущих изменений и инвентарного плана (плана земельного участка, фотоплана) с экспликацией к нему, с отдельным поблочным формированием всей прочей информации в разрезе разделов паспорта. (В этом случае возможно формирование таких крупных инвентарных объектов, как "населенный пункт", "фонд коммунальной собственности", "район" и др.)

При традиционном хранении информации на бумажных носителях, в твердой копии, с разбивкой документов на три группы формирование инвентарного дела должно исключать искажение и порчу материалов путем исправления ранее допущенных ошибок или неточностей.

 

С этой целью подшивка материалов в дело должна производиться в хронологической последовательности их поступления на хранение так, чтобы их извлечение из дела было невозможно, а выдача инвентарного дела исполнителям в полном объеме (кроме материалов первой группы хранения) ограничивалась.

Все выявленные ошибки и неточности должны вноситься как текущие изменения в соответствии с требованиями раздела 11 Рекомендаций.

Внесение текущих изменений

Все изменения местоположения, классификации, границ, состава, учетных показателей, стоимости, износа и принадлежности инвентарного объекта, выявленные в ходе плановых и разовых инвентаризационно-технических мероприятий, подлежат документальному оформлению и внесению в инвентарное дело.

Целью внесения изменений является получение точной информационной модели (фотографии) инвентарного объекта на конкретную дату.

Документальное оформление изменений производится путем внесения текстовых записей в ведомость текущих изменений и изготовлении при необходимости новых планов или отдельных фрагментов планов (чертежей).

Все текущие изменения вписываются в ведомость текущих изменений в хронологическом порядке их выявления под соответствующим номером.

При составлении нового технического паспорта, новых инвентарных и поэтажных планов старые гасятся и хранятся в третьей группе документов дела, а к новому паспорту прикладывается новая ведомость текущих изменений.

При внесении изменений в технический паспорт прежняя соответствующая запись (раздел, строка или позиция паспорта) гасится, а рядом со штампом "погашено" ставится штамп (или рукописная запись) "см. изменение N ______". Номер при этом должен соответствовать номеру записи в ведомости текущих изменений.

Изменения, возникшие в связи с изменением инструкции, а не в связи с изменением объекта, вносятся в ведомость, а затем и в паспорт в таком же порядке.

Изменения инвентарных или поэтажных планов, не требующие их полного перечерчивания, должны отражаться в отдельно вычерчиваемых листах-фрагментах плана (листы-накладки на прозрачной кальке, листы-накладки на плотной бумаге, клапаны и т.д.) так, чтобы:

Ø сохранялась возможность просмотра прежних линий и контуров;

Ø обеспечивалось снятие копий планов как до, так и после отражения изменений;

Ø обеспечивалась сохранность фрагмента плана.

Внесение графических изменений непосредственно в ранее составленные планы (фрагменты плана) запрещается.

Изменения в экспликацию инвентарных и поэтажных планов вносятся путем гашения старой записи и внесением новой записи в дополнительные строки экспликации. Погашенная запись должна содержать ссылку на номер новой записи и сопровождаться указанием даты внесения изменений.

Если возникшее изменение касается записи уже внесенной в ведомость текущих изменений, то прежняя запись в ведомость гасится аналогично записи в паспорте и с ссылкой на номер новой записи.

Ссылка на номер записи, имеющаяся в техническом паспорте, при этом сохраняется.

Изменения стоимости и износа инвентарного объекта и его частей вносятся в ведомость изменений и технический паспорт только на основании новой сводной ведомости расчета стоимости и износа. Вносить изменения в ранее составленные расчеты стоимости и износа запрещается.

Вносить изменения в ранее составленные акты технического обследования и другие полевые материалы категорически запрещается.

Текущие изменения принадлежности объекта и наименований владельцев вносятся в ведомость текущих изменений и паспорт только на основании записей в книге регистрации, а не на основании документов, имеющихся в деле.

Если возникшие изменения лежат в пределах допустимых ошибок, то они во внимание не принимаются и не фиксируются.

В системе технической инвентаризации основных фондов жилищно-коммунального хозяйства допустимые ошибки задаются следующими величинами:

1. погрешность измерения линий длиной:

до 1 м +/- 1 см (1:100);

до 6 м +/- 3 см (1:150);

до 12 м +/- 5 см (1:200);

до 24 м +/- 8 см (1:300);

до 100 м +/- 30 см (1:400);

2. погрешность определения площадей и объемов определяется допустимыми ошибками измерения линий;

3. отклонение "М" стоимости и износа от среднеарифметического значения нескольких независимых расчетов или экспертных оценок не должно превышать 5%.

Ошибки определения процента гнили деревянных конструкций, степени коррозии металлических конструкций, удельного веса материалов, марок кирпича, раствора и бетона не нормируются и определяются точностью используемых приборов.

Ошибки по определению принадлежности (фонда собственности) носят учетно-статистический характер и не нормируются.

Ошибки по определению владельца недопустимы.