Комбинированному уроку

«Стандартизация и унификация управленческих документов».

ПОВТОРЕНИЕ:

1. Объекты унификации – документы ОРД (документы управления).

2. Необходимость их унификации (подобрать высказывания авторов). Цель унификации.

 

Методы унификации

· бланки

¾ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/,

¾ учебник В.С.Соколова. ДОУ. - С.37-38.

· конструкторская сетка (стандартная графическая модель построения ОРД)

 

· формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применяя, форматы, размеры полей, требования к построению конструкторской сетки и основные реквизиты.

ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца (действующая редакция). – [Электронный ресурс]. – URL: http://docs.cntd.ru/document/1200012305.

 

· реквизиты,

¾ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/,

¾ Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. – Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. – 91 с. [Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_321323/.

 

· составление документов по образцам - Альбом форм (учебник В.С.Соколова. ДОУ. - С. 56-57).

· табель форм,

¾ Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (утв. распоряжением Правительства РФ от 24.06.92 N 1118-р, документ утратил силу). - [Электронный ресурс]. – URL: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=2043. – Приложение 2,

ПРИМЕЧАНИЕ: документ утратил силу, но замечательными приложениями пользоваться можно.

 

¾ учебник В.С.Соколова. ДОУ. – с. 56.

 

 

УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТА:

· типизация заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных документальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими локальными нормативными актами (например, типовой договор поставки товаров).

Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами.

· трафаретизация, анкетная форма, таблица;

Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и т.д.).

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на ОРД анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований.

Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк (о её применении - ГОСТ 2.105-95. Общие требования к текстовым документам. п.4.4. «Построение таблиц»).

· создание общих синтаксических и лексических правил (порядок слов в предложении и их типы связей между собой: согласование, управление, примыкание; требования к лексике деловых документов).

· требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств (В.С.Соколов,

С. 33-34).

 

ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД, 1998.

 

 

Требования к бланкам

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов устанавливает два стандартных формата – А4 и А5.

СОВЕТ: А5 – неудобство при архивировании.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов.

 

2. С размером полей не менее:

левое – 20 мм (особое внимание – здесь сшивка)

правое – 10 мм

верхнее 20 мм

нижнее – 20 мм

       При подготовке документов на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

 

3. То, какой бланк вы изберете: с продольным или угловым расположением реквизитов, никак не влияет на юридическую силу документа.

       Бланки с продольным размещением: название организации, вид документа и т.д. располагают вдоль верхнего поля и центрируют. Обычно на таком бланке размещают нормативные правовые акты, протоколы.

           

4. Для организации устанавливают 4 вида бланков: общий, бланк письма, бланк должностного лица, бланк контурного вида документа (целесообразно применять, если организация издает большое количество данных видов документов).

 

Реквизиты общего бланка: МЕЖДУ РЕКВИЗИТАМИ ОБЯЗАТЕЛЬНО ДОЛЖЕН БЫТЬ ИНТЕРВАЛ

· герб РФ или герб субъекта или эмблема организации (товарный знак) – при наличии первого или второго реквизита товарный знак не располагают,

· наименование организации,

· место издания документа,

· дата документа,

· регистрационный № документа,

· заголовок к тексту.

На правой стороне сверху располагают реквизиты «адресат», «гриф утверждения», резолюцию, отметки о рассылке и др.

 

5. Документы имени двух и более, составленные от имени двух или более организаций ОФОРМЛЯЮТСЯ ВНЕ БЛАНКА, на чистом листе бумаги.

 

НОРМАТИВНОЕ ЗАКРЕПЛЕНИЕ результатов унификации – стандартизация.

Стандартизация – то самая жестка форма регулирования правил составления и оформления документов.

Пшенко А.В. ДОУ. – М.: Издательский центр «Академия», 2009. С. 95-110.