Унифицированная система организационно-распорядительной документации (усорд)

ВСТУПЛЕНИЕ

УНИФИКАЦИЯ – приведение чего-то к единой системе, форме, единообразию.

Унификация в ДОУ – сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов – применение одинаковых видов документов в однотипных управленческих ситуациях; приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке и учету, хранению.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

 

Иван Грозный установил диаметр пушечного ядра

1845 – сажень и фунт

1918 – международная система мер и весов – метр и кг

Ширина колеи железной дороги

Для ОРД –это установление одинаковых форм и размеров документов одного названия.

От ручной обработки информации мы перешли к автоматизированной, но нельзя автоматизировать беспорядок, сначала его нужно упорядочить.

Докладчику НАЙТИ ВЫСКАЗЫВАНИЯ РАЗНЫХ АВТОРОВ О НЕОБХОДИМОСТИ УНИФИКАЦИИ ОРД

Цели унификации ОРД

· сокращение видов документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач;

· установление единообразных требований к оформлению документов;

· снижение трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов;

· информационная совместимость баз данных.

Объекты унификации – документы ОРД (документы управления)

 

Их количество строго ограничено, их функции определены.

 

Основные положения единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2000 № 409-ст).

Приложение а. ПЕРЕЧЕНЬ ОБЩЕРОССИЙСКИХ КЛАССИФИКАТОРОВ

	Наименование общероссийского классификатора	Ответственный Федеральный орган исполнительной власти
ОКС	Общероссийский классификатор стандартов	Росстандарт
ОКУН	Общероссийский классификатор услуг населению	Росстандарт
ОКИСЗН	Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения	Росстандарт
ОКП	Общероссийский классификатор продукции	Росстандарт
ОКУД	Общероссийский классификатор управленческой документации	Росстандарт
ЕСКД	Общероссийский классификатор изделий и конструкторской документации	Росстандарт
ОКОФ	Общероссийский классификатор основных фондов	Росстандарт
ОКВ	Общероссийский классификатор валют	Росстандарт
ОКЕИ	Общероссийский классификатор единиц измерения	Росстандарт
ОКИН	Общероссийский классификатор информации о населении	Росстандарт
ОКД	Общероссийский классификатор деталей, изготавливаемых сваркой, пайкой, склеиванием и термической резкой	Росстандарт
ОТДК	Общероссийский технологический классификатор деталей машиностроения и приборостроения	Росстандарт
ОТКСЕ	Общероссийский технологический классификатор сборочных единиц машиностроения и приборостроения	Росстандарт
ОКСМ	Общероссийский классификатор стран мира	Росстандарт
ОКОК	Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах	Росстандарт
ОКОГУ	Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления	Росстат
ОКАТО	Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления	Росстат
ОКПО	Общероссийский классификатор предприятий и организаций	Росстат
ОКФС	Общероссийский классификатор форм собственности	Росстат
ОКОПФ	Общероссийский классификатор организационно-правовых форм	Росстат
ОКДП	Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг	Минэкономразвития России
ОКЭР	Общероссийский классификатор экономических регионов	Минэкономразвития России
ОКВЭД	Общероссийский классификатор видов экономической деятельности	Минэкономразвития России
ОКСО	Общероссийский классификатор специальностей по образованию	Минобразования России
ОКСВНК	Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации	Минобразования России
ОКНПО	Общероссийский классификатор начального профессионального образования	Минобразования России
ОКЗ	Общероссийский классификатор занятий	Минздравсоцразвития России
ОКПДТР	Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов	Минздравсоцразвития России
ОКПИиПВ	Общероссийский классификатор полезных ископаемых и подземных вод	Росжелдор
ОКВГУМ	Общероссийский классификатор видов грузов, упаковки и упаковочных материалов	Росжелдор
ОКГР	Общероссийский классификатор гидроэнергетических ресурсов	Росэнерго
ОКТМО	Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований	Росстат

ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, с изменениями, вступившими в силу с 01.01.2017) разработан Всероссийским НИИ классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству Госстандарта России, ВНИИДАД (документоведения и архивного дела) Росархива и др. специализированными организациями (Департаментом информатизации Центрального Банка России, Всероссийским центром производительности Минтруда России, Пенсионным фондом России и т.д.).

      

В ОКУД входят несколько унифицированных систем документации:

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСОРД)

УС первичной учетной документации (по учету основных средств и нематериальных активов, кассовых операций и т.д.)

УС документации Банка России

УС бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления

УС отчетно-статистической документации

УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

УС документации Пенсионного фонда РФ

УС внешнеторговой документации

При изучении документа лучше пользоваться электронной версией, т.к. при наведении курсора раскрываются соответствующие уровни – раскрываем УСОРД

· документация по созданию организации,

· документы по ликвидации организации,

· документы по организационно-распорядительной деятельности организации;

и так на все случаи жизни (с маркировкой формы документа).

v Виды документов – принадлежность к определенной группе по признаку функционального назначения:

- организационные;

- распорядительные;

- справочно-информационные.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки условных сокращений;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- комплексность унификации. Должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления;

- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

 

Методы унификации = распределение тем к