Порядок ведения основных учетных документов

Основанием каждой записи в основных учетных документах является:

при поступлении документов в архив организации:

сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел;

акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение;

при выбытии документов из архива организации:

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив или архив другой организации;

акт возврата документов собственнику;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях документов;

по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

сводная опись дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет), по личному составу;

опись особо ценных дел;

опись страхового фонда;

акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции;

акт об образовании объединенного архивного фонда;

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.