Основные требования к учету

Лица, ответственные за ведение архива обязаны осуществлять государственный учет документов архива в соответствии со ст.17, 19 гл.4 Федерального Закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.01.2001г., Разделом 1 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Регламент), зарегистрированного Министерством юстиции России 08.07.1997г. и разделом 6 Основных правил с целью обеспечения их сохранности.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Учетные документы составляются на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (50 и 75 лет) хранения. Документы временного хранения (до 10 лет) - учитываются по номенклатуре дел.

Учетные документы оформляются строго в соответствии с Основными правилами. Ошибки не допускаются. При обнаружении ошибок составляется Акт о технических ошибках в учетных документах, на основании которого вносятся изменения в учетные документы.

Учет предполагает документирование любого изменения в составе и объеме фондов. Изменения в учетные документы должны вноситься в течении 3-х дней с момента поступления или выбытия документов.

Учетные документы хранятся в хранилище или специально отведенном помещении, в опечатанном сейфе или металлическом шкафу. Учетные документы пользователям архивных документов не выдаются.

Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны в учетных документах.

Учетные документы архива — это комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

В судах судебной системы Российской Федерации установлены единые требования к учётным документам, единая методика учёта и стандартные формы учётных документов. Это способствует организации работы архивов, связанной с планированием и предоставлением необходимой отчётности.

Суды, судебные участки мировых судей, являющиеся источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, представляют в государственные (муниципальные) архивы учётные сведения об объёме и составе хранящихся в архиве документов в соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённым Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. №11.

Порядок доступа к учётным документам, а также к учётным базам архива суда, как правило, определяется в организационно-распорядительной документации суда. Все учётные документы должны храниться в закрытом для доступа посторонних лиц хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

При этом учётные системы архива являются динамичной системой, в которую вносятся необходимые изменения с учётом обеспечения полноты и достоверности отражаемых сведений.

При проведении проверки состава и состояния документов архива осуществляется учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе. Он отражается в:  листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в:      карточке учета технического состояния кинодокумента;

карточке учета технического состояния фотодокумента;

карточке учета технического состояния фонодокумента;

карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

Количество архивных документов архива изменяется в результате: выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета; реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел; описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.