Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении

Дела и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

В книге учета поступления и выбытия документов (графа 3) указываются номер и дата акта приема-передачи дел (гр. 4), собственник документов и срок действия соглашения, например, "до 2005 года" (при временном хранении) или "депозит" (без указания срока хранения) (гр. 10).

В списке фондов к номеру фонда добавляется индекс "Д" ("Депозит"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе "Примечание" списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

Если на хранение поступает часть фонда, документы которого уже хранятся в архиве и включены в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации, то за фондом сохраняется ранее присвоенный ему номер с добавлением индекса "ДЧ" - "депозитарий частично".

Соглашение, заключенное с собственником документов, включается в дело фонда.

При учете выбытия документов:

- если фонд выбыл полностью в связи с истечением срока его хранения в соответствии с соглашением, то номер его не может быть присвоен другому фонду;

- если собственнику возвращены документы, полностью составлявшие депозитарную часть фонда, в связи с истечением срока их хранения в соответствии с соглашением или по иным причинам, то индекс ДЧ в списке фондов и других учетных документах и архивных шифрах дел зачеркивается; в графу "Примечание" списка фондов вносятся соответствующие сведения.

Количество фондов и дел, находящихся на депозитарном хранении, указывается отдельной строкой в итоговых записях книги учета поступлений документов и в списке фондов.

В листе фонда при наличии в фонде документов депозитарного хранения количество их по фонду в целом указывается через дробь, например, 200/80Д.

Основные правила ведения учётной работы в архивах судов позволяют сформировать алгоритм организации ежедневной служебной деятельности работников аппаратов судов, в чьи должностные обязанности входит ведение архива суда:

• каждая запись в учётных документах должна иметь своё основание: при поступлении документов — сдаточные описи структурных подразделений суда на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; при выбытии документов — акты приёма-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

• при ведении архивных работ оформляется строго определённый, унифицированный в Российской Федерации перечень документов: сводная опись дел постоянного хранения, долговременного хранения (свыше 10 лет), по личному составу, опись особо ценных дел и т.д.;

• учётные документы архива суда, кроме описей дел, документов, предназначаются для организации внутренней служебной деятельности и выносу из помещения архива не подлежат.

Работы по учёту документов в архиве: (1) подсчёт количества документов в архиве; (2) регистрация сведений о количестве документов в архиве; (3) заполнение на их основе документов централизованного учёта, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации; (4) составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учёта и предоставление их в Росархив.

Современное архивное право представляет возможность ведения учёта в автоматизированном режиме, в виде учётных баз данных (БД).

Учетные базы данных, согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя. Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Эта возможность корреспондирует к обязанности соблюдения следующего условия: учётные базы данных должны применяться во взаимосвязи с другими информационными БД, используемыми в делопроизводстве суда, а также должны быть совместимы с соответствующими учётными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом в субъектах РФ.

Учётные БД в автоматизированном режиме позволяют вести учёт с помощью систем электронного программирования, готовить в оперативном режиме различного рода статистические сведения, аналитические таблицы, своевременно представлять сведения о наличии в архиве документов по поступающим запросам.

Федеральным архивным агентством в 2013 г. были разработаны Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, которыми предусмотрена организационная возможность привлечения к работе по приёму электронных документов подразделений, которые обеспечивают применение информационных технологий и осуществление системного

администрирования информационных систем.