Ход выполнения практической работы

Заполнение личной карточки работника.

Бланк формы № Т-2 состоит из четырех страниц, которые содержат в себе тематические блоки. В момент заполнения личной карточки работника, на первых двух страницах указываются общие сведения о работнике, эти данные заполняются после того как работник был принят на работу. А вот последующие две страницы заполняются уже после того как работник начал работать.

Ведение и заполнение личной карточки работника производит сотрудник кадровой службы предприятия.

Для того чтобы оформить и заполнить карточку нужны следующие документы:

1. Трудовой договор.

2. Приказ о принятии работника на работу

3. Паспорт работника.

4. Трудовая книжка.

5. Страховое свидетельство.

6. И так далее.

Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примере.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. "Общие сведения";

II. "Сведения о воинском учете";

III. "Прием на работу и переводы на другую работу";

IV. "Аттестация";

V. "Повышение квалификации";

VI. "Профессиональная переподготовка";

VII. "Награды (поощрения), почетные звания";

VIII. "Отпуск";

IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством";

X. "Дополнительные сведения";

XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.

При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).

Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.

Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", упоминаются документы, "не вошедшие в состав личных дел", а также "характеристика работника, не имеющего личного дела". Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции

(привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:

1. Документы, предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся: анкета, автобиография, резюме; личное заявление о приеме на работу; копии документов об образовании; рекомендации и характеристики; медицинские справки; трудовой договор; выписка из приказа о приеме на работу; выписки из протоколов об избрании на должность; выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность; личная карточка.

 

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;

копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных

(свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.); копии документов об образовании, повышении квалификации; аттестационные листы; служебные записки, личные заявления и объяснительные записки; акты, уведомления и т. д.

 

3. Документы о прекращении трудового договора.

35

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку - "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка "дела" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования".

На заведенное на работника "дело" оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год)

Ход выполнения практической работы

Задание 1. Заполнить личную карточку

Заполнение «шапки» личной карточки Т-2:

- В шапке личной карточки указывают ОКПО организации на основании данных статистики – 03749103.

- Наименование организации пишется без сокращений – в нашем примере это: Общество с ограниченной ответственностью «Олимп».

- Дата составления личной карточки отражается в виде: ДД.ММ.ГГГГ – 15.03.2005.

- Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета – 154.

- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – 45678912356.

- СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования) – 057-598-265-48.

- Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек – Т.

- Характер работы. Указываем "постоянно" или "временно". Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью – постоянно.

- Вид работы. Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью – постоянная.

- Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами "М" и "Ж" – М.

 

Раздел I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

- Трудовой договор, составленный с работником в нашем примере: №65 от 15.03.2005

- 1. Фамилия, Имя, Отчество. Эти данные записываются на основании паспорта – в нашем примере работник: Травенко Сергей Петрович.

Зоны кодировки заполняют обязательно на основании общероссийских классификаторов:

ü ОКАТО – "Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 413 от 31.07.95;

ü ОКИН – "Общероссийский классификатор информации о населении" ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;

ü ОКСО - "Общероссийский классификатор специальностей по образованию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;

ü ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 "О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.

11. Паспортные данные заполняют на основе паспорта:

Паспорт № 4308 457856, Дата выдачи 10 апреля 2003 г. Выдан Отделом милиции № 3 УВД г. Таганрога Ростовской области

- 12. Место жительства. Заполняют на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняют со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять.

В нашем примере:

По паспорту: индекс 347900, г. Таганрог, ул. Весенняя, д. 45 кв. 75

Фактический: индекс 347900, г. Таганрог, ул. 1-Линия, д. 18 кв. 29

Дата регистрации по месту жительства – 25 октября 2002 г.

Номер телефона – 69-48-59

Раздел II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

Данный раздел заполняют на основании документов: военный билет – на лиц в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу – на лиц-призывников.

- 1. Категория запаса – на офицеров запаса не заполняется.

- 2. Воинское звание – рядовой.

- 3. Состав (профиль) – заполняется без сокращения (например, "медицинский", "командный", или "матросы", " солдаты ", и т.п.).

- 4. Полное кодовое обозначение ВУС – №2341234567а.

- 5. Категория годности к военной службе – имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).

- 6. Наименование военного комиссариата по месту жительства – Военный комиссариат г. Таганрога Ростовской области.

- В пункте 8 делают записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.

Раздел III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Этот раздел заполняется очень внимательно, поскольку от его заполнения зависит стаж работника. Данные в этот раздел пишут на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу.

Каждая запись заверяется подписью работника.

В нашем примере:

Дата – 15.03.2005; Структурное подразделение – Экономический отдел; Должность – Экономист; Тарифная ставка – Оклад – 20000, надбавка – 1500; Основание – приказ от 15.03.2005 № 8-к; Личная подпись – Травенко.

Раздел IV. АТТЕСТАЦИЯ

В этом разделе заполняют данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:

- соответствует занимаемой должности;

- соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

- не соответствует занимаемой должности.

В нашем примере:

Дата аттестации – 06.09.2006, Решение комиссии – соответствует занимаемой должности, Документ (протокол) – № 38 от 06.09.2006, Основание – приказ о проведении аттестации работника от 01.09.2006 №23.

Раздел V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Информация о повышении квалификации и профподготовке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров.

В нашем примере:

Дата начала – 25.05.2007 и окончания обучения – 14.06.2007, Вид повышения квалификации – Обучение по программе «Налоговый кодекс» в объеме 72 часа, Наименование учебного заведения – Негосударственное образовательное учреждение дополнительного образования Школа права «Бизнесдом», Вид документа об аттестации – Удостоверение о повышении квалификации, РГ-7542, 14.06.2007, Основание – Приказ о направлении работника на курсы повышения квалификации от 20.05.2007 №69.

Раздел VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Вносятся данные по профессиональной переподготовке работника.

Раздел VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ

Вносятся все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляют награды, почетные звания.

Раздел VIII. ОТПУСК

Данный раздел содержит информацию обо всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.

В нашем примере:

Вид отпуска (ежегод­ный, учеб­ный, без сохра­нения заработ­ной платы и др.)	Период работы	Коли­чество кален­дарных дней отпуска	Дата Окончания	Основание
Ежегодный оплачиваемый	15.03.2005-14.03.2005	28	С 01.04.2006 по 28.04.2006	Приказ от 15.03.2006 № 48-О
Ежегодный оплачиваемый	15.03.2006-14.032007	28	С 20.03.2007по 30.03.2007	Приказ от 17.03.2007 № 75-О

Раздел IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ

В этом разделе отражают социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.

Раздел X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других разделах.

В нашем примере:

Имеет водительское удостоверение категории «В»

Задание 2.

На основании 1 задания оформить титульный лист Личного дела

Задание 3.

Оформить лист-заверитель дела.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.

Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами.

На отдельном листе-заверителе установленной формы (Приложение 9 к п. 3.6.16

Основных правил работы архивов организаций) составляется заверительная надпись личного дела, которая отражает при необходимости особенности его физического состояния и формирования. Подписывается лист его составителем.