Открытие существующей книги

Открыть ранее созданную книгу можно, как из самой программы Excel, так и из вне, например, файлового менеджера «Проводник».

Если воспользоваться файловым менеджером, то открыть книгу можно двойным щелчком (или одинарным, если так настроена система), либо воспользоваться вкладкой «Главная» ленты интерфейса Проводника, либо вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Открыть».

Варианты открытия существующей книги Excel

Выбрав пункт «Открыть с помощью» можно дополнительно будет выбрать программу для открытия файла, такое бывает удобно, если нужно открывать файлы от других приложений, либо, если в системе несколько программ, работающих с одним типом фалов. С файлами Excel могут работать другие табличные процессоры, например, OpenOffice Calc. Более подробно об открытии «не родных» файлов в Excel будет вестись речь в 10 занятии.

Открытие существующей книги непосредственно из табличного процессора также можно осуществить несколькими способами.

За открытие книг отвечает группа «Открыть» представления Backstage, которое вызывается по клику на вкладку «Файл», либо с помощью горячего сочетания клавиш «Ctrl+O».

Открытие книги горячим сочетанием клавиш Ctrl+O

В отличие от других продуктов MS Office, Excel обладает некоторой особенностью, а именно: в табличном процессоре Excel нельзя открыть две книги с одинаковым названием, например, одну из флешки, а вторую со своих документов на рабочем компьютере. Придется предварительно одну из книг переименовать. В то же время, открыть два документа Word или презентации PowerPoint, с одинаковым названием, можно.

Пользователю доступны несколько стандартных мест хранения файлов:

Последние – собраны последние книги, над которыми производилась работа в табличном процессоре, причем файл будет открываться из того места-расположения, где последний раз над ним производилась работа.

OneDrive – онлайн хранилище Microsoft, которое дает всем пользователям, подписавшимся на пакет Office 365, 1 Тб места под данные.

Этот компьютер – переход в папку «Мои документы», которая настроена на конкретного пользователя (по умолчанию система размещает Мои документы в хранилище OneDrive)

Обзор – запуск диалогового окна открытия файла, где в привычном интерфейсе проводника можно выбрать месторасположение и сам файл.

В Microsoft Office могут быть добавлены другие места хранения файлов, например, OneDrive корпоративный, или Office 365 SharePoint.

Как уже было отмечено выше, запустить представление Backstage на группе «Открыть», можно и с помощью горячего сочетания Ctrl+O, однако, если нужно сразу же перейти на диалоговое окно открытия файла, то это проще всего сделать с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl+F12.

Сохранение книг

Для сохранения в Excel, как и других программах Microsoft Office, предусмотрено несколько вариантов:

Сохранить – сохраняет текущую книгу.

Сохранить как… – сохраняет текущую книгу под новым именем и/ или в новом месте. С помощью команды «Сохранить как…» можно сохранить книгу в другом формате.

Если книга сохраняется в первый раз, то всегда будет запускаться команда «Сохранить как…»

Для команды «Сохранить» предусмотрены горячие сочетания клавиш: Ctrl+S и Shift+F12, они идентичны и, возможно, продублированы для удобства использования программы как правшами, так и левшами.

Есть горячие сочетание и для команды «Сохранить как…» – это клавиша F12, которая сразу запускает диалоговое окно сохранения файла.

При использовании команды «Сохранить как…» пользователь может выбрать место для хранения файла, в тои числе и хранилище OneDrive или его аналог. Если использовать OneDrive, то хранилище доступно прямо из окна табличного процессора, в случае сторонних поставщиков онлайн хранилищ, возможно, придется воспользоваться диалоговым окном сохранения, выбрав правильное расположение сохранения файла.