2020-06-12
170
1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.
2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.
3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).
4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.
5. Акт выполненных работ.
Процесс передачи документов архива организации при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) включает:
- организационные мероприятия по подготовке к передаче документов;
- подготовку документов фонда к передаче;
- проверку помещений и оборудования;
- прием-передачу документов.
Перечень документов федеральных судов с указанием сроков хранения утвержден Судебным департаментом при Верховном Суде РФ и согласован решением Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (См.: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 20 12 г. № 112 «Об утверждении перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»). В соответствии с этим нормативным правовым актом в государственные (муниципальные) архивы, по истечении определённого срока хранения в судах и согласования описей дел постоянного хранения с экспертно‑проверочными комиссиями соответствующих архивов, передаются следующие документы общего делопроизводства постоянного срока хранения: штатные расписания судов; положения об отделах; годовые планы работы; годовые статистические отчёты различных форм и наименований; документы заседаний президиума суда и т. д. В описи дел постоянного хранения, с целью подготовки их передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы, в зависимости от компетенции суда, включаются следующие категории судебных дел: о праве собственности на землю; о защите интеллектуальной собственности; гражданские дела, связанные с государственной тайной; гражданские дела о забастовках; дела о приостановлении (запрете) деятельности или ликвидации партий и объединений, религиозных организаций и средств массовой информации; дела о реабилитации жертв политических репрессий; дела об установлении факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти; дела об установлении репрессии; дела о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим; дела о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния; подлинники судебных решений и их копии с последующими определениями вышестоящих судов, изъятые из гражданских дел с истекшими сроками хранения; дела о преступлениях, за которые назначено наказание в виде пожизненного лишения свободы; дела по особо тяжким преступлениям; подлинники приговоров и других судебных актов (и их копии) с последующими определениями (постановлениями) вышестоящих судов, изъятые из уголовных дел с истекшими сроками хранения, и т. д. Перечень документов и сроки хранения определенных категорий документов, образовавшихся после издания Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, согласовываются Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве по представлению соответствующего федерального суда общей юрисдикции и экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
|
|
|
|
|
|
Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в суде, передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив, по общему правилу, по истечении сроков их временного хранения в архиве суда. По ходатайству председателя суда государственный (муниципальный) архив может в письменном виде разрешить продлить сроки хранения документов в архиве суда в случае необходимости практического использования документов судом. Согласно Приказу Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена и досрочно: при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации; при угрозе утраты (уничтожения) документов; по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:
• распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);
• списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 50 лет. Исключения составляют:
• акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;
• тарификационные ведомости – 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;
|
|
|
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.
Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.
В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 50 лет и 5 лет.
К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 50-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.
К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.
На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 50-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.
Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.
|
|
|
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.
Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.
Составление описей дел подлежащих передаче в архив на государственное хранение
Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.
В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.
По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (50 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:
приказы;
личные дела уволенных;
личные карточки уволенных;
лицевые счета по заработной плате;
расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;
невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);
акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.
Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (50 лет) срока хранения.
Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.
Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.
Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.
Перечень документов личного происхождения, подлежащих постоянному хранению в архиве:
1. Личные документы биографического характера: автобиография, воспоминания, копии документов о трудовой деятельности, документы о награждении и поощрении;
2. Документы общественной деятельности;
3. Документы о творческой деятельности;
4. Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам;
5. Переписка: письма, открытки;
6. Изобразительные документы;
7. Фотоальбомы и фотографии;
8. Фоно-, видеозаписи;
9. Документы о членах семьи и близких родственниках;
10. Коллекции.
В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется: для источников комплектования федеральных архивов - решением ЭПК федеральных архивов; для источников комплектования других архивов - решением ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела; для источников комплектования Архива Российской академии наук - решением ЭПК этого архива. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей государственный и муниципальный архив, организация Российской академии наук может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных документов на основе договора. Прием архивных документов на временное хранение оформляется также актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе суда на основании договора с государственным архивом.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.
Продление сроков хранения документов в архиве суда допускается по письменному разрешению государственного (муниципального) архива в случае необходимости практического использования документов судом.. Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив осуществляет в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего архива. Этот план согласовывается с судом, который передает дела. Перед сдачей дел на постоянное хранение работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива, проводит совместно с представителем государственного архива проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства работник аппарата суда, ответственный за их ведение, составляет соответствующий акт, с указанием сущности и причины повреждения. Акт утверждается председателем суда (председателем судебной коллегии). Акты о неисправимых повреждениях документов должны быть рассмотрены и согласованы на заседании экспертно-проверочной комиссии. В случае наличия возможности устранение дефектов должно быть произведено ответственным работником аппарата суда. Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. В состав научно-справочный аппарата входят: учетная документация, картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках; исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию. При приёме документов в государственный (муниципальный) архив проводится итоговая, поединичная проверка их состояния и комплектности. На всех экземплярах описи дел, документов проставляются отметки о приёме архивных документов в архив. При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.
