Проведение проверки и оформление акта приема-передачи

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;

• оформление дел;

• составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Экспертиза ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

Для передачи документов на государственное хранение в архив должна быть проведена научно-техническая обработка дел, которая включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов; оформление дел, составление описей дел.

Подготовка документов для хранения в государственный архив:

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

наименование организации; код структурного подразделения; номер дела; заголовок дела; количество листов; даты дела; архивный шифр дела; срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях. Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов. После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

Перед сдачей документов в государственный архив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией. Сдача проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиво-сдатчику).

При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику.

Документы, отобранные на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями. Описи на документы, передающие на государственное хранение, рассматриваются на заседании действующей экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК государственного архива и утверждаются руководителем организации. После утверждения описей организации по личному составу разрешается уничтожение документов с временными  сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке.

  Уничтожение документов без предварительного утверждения государственным архивом описей документов постоянного хранения и по личному составу, а также нарушение установленных ведомственным перечнем сроков хранения документов, является незаконным.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о  происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают пометки о приеме документов в государственный архив. Перед передачей документов на государственное хранение представители государственного архива проводят проверку правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

Историческая справка: в архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива. Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архив. Историческая справка передается в государственный архив при первой передаче документов организации. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

Для организации приема-передачи архивных документов и материальных ценностей архива руководитель организации издает приказ о назначении комиссии в составе не менее трех человек. В состав комиссии включаются руководитель, курирующий архив, руководитель архива, передающий архив, руководитель принимающий архив, представитель службы делопроизводства. Возможно включение в состав комиссии уполномоченных от бухгалтерии и отдела кадров, а также специалистов, способных оценить состояние оборудования.

При подготовке к приему-передаче документов проверяется наличие и состояние:

- документов архива, в том числе особо ценных дел и их страховых копий;

- основных учетных документов архива: книга учета поступлений и выбытия документов, список фондов, листы фонда, описи дел, реестры описей дел;

- вспомогательных учетных документов архива: книга учета движения дел по фондам, книга учета переработки и усовершенствования описей, книга учета выдачи дел во временное пользование;

- учетных документов архива по работе с подведомственными организациями (при наличии): список организаций-источников комплектования, наблюдательные дела организаций.

При приеме-передаче архива надлежит проверить наличие и состояние:

- печатей и штампов архива (при их наличии);

- оборудования и инвентаря (противопожарного и охранного оборудования, приборов по измерению температуры и влажности, компьютеров, при их наличии).

Комиссия по приему-передаче архива оценивает также условия хранения документов.

Прием-передача документов производится в определенной последовательности: сначала передаются справочники, показывающие количество дел в целом по архиву и их движение (список фондов, реестр описей, книги учета поступлений и выбытия документов). После этого в порядке номеров фондов передаются справочники по каждому фонду.

После приема-передачи НСА архива производится прием-передача непосредственно архивных документов. Прием-передачу целесообразно проводить постеллажно, в порядке размещения фондов на стеллажах (полках). После приема-передачи архивных документов каждого фонда вносятся соответствующие записи во все экземпляры описей. Руководитель, передающий архивные документы, дает пояснения новому руководителю архива относительно размещения архивных документов в архивохранилище, порядка размещения архивных документов на стеллажах, полках, содержания поисковых данных на коробках (связках), топографических указателях, карточках фондов. По результатам приема-передачи составляется акт приема-передачи архивных документов и материальных ценностей.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Передача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом приема‑передачи документов, который составляется в двух экземплярах (см. Приложение № 7 к Приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»). Один экземпляр акта остается в государственном (муниципальном) архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив суда после его оформления. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электроном виде. Если при передаче дел будет обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел и фактическим наличием передаваемых дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, то оформляется новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие дел (нарядов) и документов и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение.

К этому акту прилагается справка суда о причинах отсутствия этих документов. После передачи документов в государственный (муниципальный) архив суд принимает меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с гл. 38 ГПК РФ. При ликвидации суда — источника комплектования государственных (муниципальных) архивов образуется ликвидационная комиссия, в обязанность которой входит передача дел и имущества. В состав этой комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива.

Акт приема-передачи документов на государственное хранение – документ, применяющийся при приеме или передаче документов или иных единиц хранения в государственный архив с целью постоянного хранения.

Передача документов на хранение в государственный архив происходит по причине истечения срока хранения документов, ликвидации, реорганизации предприятия и т.д. В акте должно быть зафиксировано наименование организации, передающей документы на постоянное хранение, а так же наименование государственного архива, который принимает документы и их страховые копии на хранение. В справочном аппарате следует отобразить информацию о документах, подлежащих приему-передаче: название и номер описи, а так же количество экземпляров описи, количество принятых государственным архивом дел страховых копий. В случае, если в ходе приема-передачи документов в них были выявлены некоторые особенности, их следует зафиксировать в предназначенном для этого поле «Примечания».

Акт приема-передачи документов на государственное хранение должен отображать наименование должностных лиц предприятия, производивших передачу единиц хранения, а так же лиц со стороны государственного архива, осуществляющих прием документов, отображая при этом расшифровку их подписей.

Передача дел оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение составляемым работником государственного (муниципального) архива. Акт составляется в двух экземплярах, один остается в передающей дела организации, другой – в принимающем государственном (муниципальном) архиве. Акт приема-передачи

подписывается работниками организации и государственного (муниципального) архива, осуществляющими передачу документов и утверждается руководителем организации и руководителем государственного (муниципального) архива.