Виды дел, подлежащих передаче на хранение в государственные архивы. Сроки передачи

Лекция по предмету «Организация работы архива в суде»

Тема: Состав документов судов, передаваемых на хранение в государственный (муниципальный) архив. Передача документов архива суда на хранение в государственный (муниципальный) архив. Ответственность за нарушения.

Группы: 18/д-206-210 (07.05.2020)

Виды дел, подлежащих передаче на хранение в государственные архивы. Сроки передачи.

Регулируют: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56 (ред. от 16.07.2019) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»; Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 о Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56 (ред. от 16.07.2019) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции»; Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, 2016; «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив - комплекс процедур, имеющих целью комплектование государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, осуществляемых в соответствии с планом или в установленные договором сроки.

Государственные (муниципальные) архивы принимают на хранение документы постоянного срока хранения организаций – источников комплектования, а также документы по личному составу в случае ликвидации этих организаций.

Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров с собственниками или владельцами документов.

Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется: в плановом порядке; досрочно – при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.

Регулируют "Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.

Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;

архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;

архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги - 75 лет;

архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;

научная, технологическая и патентная документация - 10 лет;

конструкторская документация - 15 лет;

проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;

телеметрическая документация - 5 лет;

кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;

фотодокументы - 3 года;

документы на машинных носителях - 5 лет.

Сроки хранения документов

10 лет — для большинства документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;

5 лет — для большинства документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;

75 лет — документы по личному составу (до 2003 года), записей нотариальных действий и судебных дел, для записей актов гражданского состояния;

50 лет — документы по личному составу (с 2003 года).

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:

- график отпусков – 3 года, а не год;

 - книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;

 - заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;

 - документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;

 - книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

- уведомления, предупреждения работников – 3 года;

 - заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;

 - журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Процесс передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив включает: определение срока передачи документов в государственный (муниципальный) архив; подготовку документов к передаче в государственный (муниципальный) архив; передачу документов в государственный (муниципальный) архив.

Срок передачи документов в государственный (муниципальный) архив определяется с учетом сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архивах организаций до передачи на хранение в государственный (муниципальный) архив, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22).

Сроки передачи документов организаций, не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений в государственные (муниципальные) архивы фиксируются в договоре.

Сроки передачи документов конкретной организации в государственный (муниципальный) архив устанавливаются планом приема документов, который составляется каждым государственным (муниципальным) архивом, согласовывается с организациями-источниками комплектования и утверждается руководителем государственного (муниципального) архива.

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56 (ред. от 16.07.2019) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» гласит: дела общего делопроизводства постоянного срока хранения и судебные дела постоянного срока хранения по истечении сроков их временного хранения в архиве суда (15 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив при наличии соответствующего договора.

Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего государственного архива по согласованию с судом.

Документы передаются в государственный архив по описям дел постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК архивного учреждения.

Перед передачей дел на постоянное хранение работник, ответственный за работу архива суда, совместно с представителем государственного архива проводят проверку правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

Конституционный Суд РФ, конституционные суды субъектов Российской Федерации, система федеральных судов общей юрисдикции, система арбитражных судов, система органов Судебного департамента при Верховном Суде РФ и мировые судьи являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов (См.: Приложение № 2 к Информационному письму Федерального архивного агентства от 14 декабря 2012 г. № 6/2226-Н «О Методических рекомендациях «Определение организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов»). В процессе деятельности этих судов образуются различные документы, которые составляют документальный фонд суда. Часть документального фонда этих органов включается в учетные документы архива и составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве суда. Этот фонд включает документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архивах судов, по истечении сроков их временного хранения в архиве суда передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в государственный архив не передаются (См. подробнее: раздел 5.2. «Порядок оформления судебных дел (материалов, производств, нарядов, журналов) для подготовки и передачи их в архив суда»). При ликвидации организации документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Передаче на хранение в государственные архивы подлежат: 1) дела общего делопроизводства постоянного срока хранения — по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии); 2) судебные дела постоянного срока хранения — по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии). Данные сроки являются основным ориентиром в деятельности архивных подразделений судов. Однако необходимо учитывать, что возможна и досрочная передача документов постоянного хранения при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе суда-источника комплектования на основании соответствующего договора (См.: п. 9.1. Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157).

Дела общего делопроизводства и судопроизводства постоянного срока хранения — по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. Документы пo личному составу — по истечении 50 и 75-летнего срока хранения в архиве суда