Денежные и кассовые документы. Регистры

Денежный документ — документ, показывающий движение денежных средств. С помощью денежных документов учитываются кассовые и банковские операции.

Кассовыми документами являются бумаги, которые составляются в связи с перемещением денежных средств юридического лица либо индивидуального предпринимателя.

К денежным и кассовым документам относятся чеки, банковские выписки, квитанция о приёме денег, путёвки, переводы к получению, расходный и приходный кассовые ордера, кассовая книга и др.

1. Чек - денежный документ установленной формы, содержащий приказ владельца счета в кредитном учреждении о выплате предъявителю чека указанной в нём суммы; вид ценной бумаги.

Чек должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью второй Гражданского кодекса Российской Федерации, а также может содержать дополнительные реквизиты, определяемые спецификой банковской деятельности и налоговым законодательством. Форма чека определяется кредитной организацией самостоятельно.

Обязательные реквизиты чека:

- наименование «чек», включенное в текст документа;

- поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

- наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

- указание валюты платежа;

- указание даты и места составления чека;

- подпись лица, выписывающего чек, — чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека.

2. Выписка банка — это финансовый документ, который выдается клиенту, он отражает движение денежных средств на расчётном или текущем счёте. Является копией записей на расчётном счету в банке. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Предприятие периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчётного счета, то есть перечень произведенных им за отчётный период операций. В выписке указывается:

- номер расчётного счёта клиента;

- дата предыдущей выписки и её исходящий остаток (входящий для последующей выписки);

- номера документов, на основании которых зачислены или списаны денежные средства;

- корреспондирующий счёт-шифр бухгалтерии банка, которым закодированы финансовые операции предприятия;

- суммы по дебету и кредиту;

- остаток наличия средств на дату выписки;

- выписка с приложением оправдательных документов передается предприятию ежедневно или в другие установленные сроки.

Остатки средств на расчётном счёте на определенную дату, зачисление средств на расчётный счёт владельца банк отражает по кредиту расчётного счета в выписке банка, а все суммы списаний, то есть уменьшение своего долга перед владельцем счета, банк отражает в выписке по дебету лицевого (расчётного) счета.

Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «погашено». Ошибочно зачисленные или списанные с расчётного счета суммы принимаются на счёт 63 «Расчёты по претензиям», а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учёте предприятия задолженность списывается.

3. Квитанция о приёме денег — денежный документ, расписка в официальном виде установленной формы о приёме денежных средств.

4. Расходный кассовый ордер по форме № КО-2 используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как при ручном ведении учёта, так и при обработке информации с применением средств компьютерной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером либо лицом, на это уполномоченным.

Выписанный РКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Реквизиты РКО:

- «Организация» — указывается наименование организации, оформившей РКО;

- необязательное поле «Структурное подразделение»;

- «Номер документа»;

- «Дата составления»;

- «Код структурного подразделения»;

- «Корреспондирующий счёт, субсчёт» — указывается дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера;

- «Код аналитического учета» — указывается объект аналитического учёта корреспондентского счета.

- «Кредит» — указывается счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 — «Касса».

- «Сумма, руб. коп.»

- «Выдать» — указывается лицо, которому выдаются наличные денежные средства;

- «Основание» — указывается назначение использования выдаваемых денежных средств.

- «Сумма»;

- «Приложение» — содержит перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов.

- «Получил» — указывается сумма выданных денежных средств прописью.

- «По» — указывается наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа.

5. Приходный кассовый ордер по форме № КО-1 используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как при ручном ведении учёта, так и при обработке информации с применением средств компьютерной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в единственном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Реквизиты ПКО:

- «Организация»;

- необязательное поле «Структурное подразделение»;

- «Номер документа»;

- «Дата составления»;

- необязательное поле «Дебет» — в нём указывается дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании приходного ордера. Обычно, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 «Касса»;

- «Сумма, руб. коп.» — указывается приходуемая в кассу сумма цифрами;

- «Принято от» — заносится лицо, передающее наличные денежные средства.

- «Основание»;

- «Сумма»;

- «В том числе» — указывается сумма НДС, записанная цифрами, в случае, если операция не облагается НДС, делается запись «без налога (НДС)».

- «Приложение».

6. Кассовая книга – документ, в котором отражается информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации.

Записи в кассовой книге осуществляет кассир (или лицо его замещающее) на основании каждого приходного и расходного кассовых ордеров. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись.

Регистры бухгалтерского учета – это вид бухгалтерских документов, предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету.

Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.

Вся информация, отраженная в первичных документах, должна вноситься в учетные регистры в строгой хронологической последовательности в соответствии с бухгалтерскими счетами.

В организациях существуют следующие виды регистров:

По внешнему виду:

- Бухгалтерские книги - сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги),как правило, заключенные в переплет. Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц. Примеров бухгалтерских книг служат кассовая и бухгалтерская книги.

- Карточки – это отдельные листы, разграфленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках. Например, карточка счета.

- Сводные листы - разновидность карточных учетных регистров и отличаются от карточек способом хранения и размерами. Примерами являются ведомость дебета счета, журнал – ордер.

По характеру хранения:

- Хронологические регистры - бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них. Например, запись инвентарных карточек по счету.

- Систематические регистры - однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Систематическим регистром синтетического учета является главная книга, т.е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам.

- Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером является книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

По объему содержания учетные регистры могут быть:

- Синтетические - открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, главная книга "журнал-главная"). Запись в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.

- Аналитические регистры - каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям – в натуральных и денежных измерителях.

По строению аналитические регистры подразделяются на:

- Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей.

- Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице – дебет, на правой – кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном его способе.

- Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц.

- Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.

- Шахматные регистры - записываются одни лишь кредитовые (либо дебетовые) обороты с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов.

Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.