Использование средств, ускоряющих ввод данных

Создание таблиц помощью программ Calc

Что такое табличный процессор и для чего нужен Calc

Calc — табличный процессор, входящий в состав OpenOffice.Org. С его помощью можно анализировать вводимые данные, заниматься расчётами, прогнозировать, сводить данные с разных листов и таблиц, строить диаграммы и графики.

Пошаговый ввод формул в ячейки электронных таблиц с помощью Мастера облегчает формирование сложных и вложенных формул, демонстрирует описания каждого параметра и конечный результат на любом этапе ввода.

Условное форматирование и стили ячеек позволяют упорядочить готовые данные, а сводные таблицы и графики показывают итоги работы.

Более двух десятков форматов импорта и экспорта файлов, включая функции импорта текста позволяют оперировать практически любыми данными. Также с помощью специального инструмента можно импортировать данные из других источников, например, баз данных, а можно создать обновляемый диапазон, чтобы импортируемые данные всегда были актуальны.

Поддерживаются связи между разными электронными таблицами и совместное редактирование данных (начиная с версии OpenOffice.org 3.0).

Доступны разнообразные настройки для печати готовых листов на принтере: масштаб, поля, колонтитулы. А встроенная проверка орфографии, как в текстовом редакторе, позволит улучшить качество готового отчёта.

В свою очередь, стоит выделить ряд достоинств, присущих Calc:

· Реализация алгоритмов в табличном процессоре не требует специальных знаний в области программирования. Большинство расчетов средней сложности может быть представлено в виде некоторого набора достаточно простых математических формул в ячейках, выполняемых шаг за шагом.

· Программа в табличном процессоре оперирует понятиями пространства и отношений, так как создается путём задания взаимосвязи ячеек, расположенных в пространстве листа. Такой подход использует интуитивные представления человека о пространстве и связи явлений. Обычное программирование требует написания последовательности строк текста, которые требуют внимательного прочтения для понимания работы программы.

· В отличие от обычного программирования, требующего строгой последовательности команд для работы программы, табличные процессоры “прощают” ошибки и незаконченность структуры. Какие-то части программы в электронной таблице могут работать, в то время, как другие части могут быть ещё не закончены, что значительно упрощает разработку и отладку программ, что особенно важно на стадии создания алгоритма.

· Вычисление результата в табличном процессоре может быть разбито на необходимое число шагов, каждый из которых может быть определён через формулу в своей ячейке. Ячейки же, в свою очередь, всегда открыты и доступны для пользователя, что позволяет контролировать результаты промежуточных действий и, при необходимости, изменять содержимое ячеек, гибко меняя алгоритм.

· Ячейки таблицы могут содержать не только формулы, но и простой текст, что позволят описывать и комментировать логику работы программы, располагая на листе текстовые комментарии.

· Весь процесс вычисления осуществляется в виде таблиц, поэтому все результаты и промежуточные данные так или иначе представлены в виде таблицы, которая сама по себе представляет ценность, если в результате расчета необходимо сформировать таблицу. Таким образом данные не требуют дополнительной обработки при “публикации” результатов.

· Современные табличные процессоры позволяют использовать средства оформления, такие как, например, цвет и шрифты, которые облегчают понимание программы и несут дополнительную смысловую нагрузку. Существует возможность внедрения в электронные таблицы различного вспомогательного содержимого: изображений, графиков функций и др.

Более кратко это всё можно описать одним основным принципом:

Всё, чем оперирует пользователь, содержится в едином пространстве таблицы: промежуточные и выходные данные, реализации алгоритмов для работы с этими данными, комментарии и документацию, средства графического оформления данных.

Ввод данных и формул в электронную таблицу

В ячейках таблицы может располагаться текст, числа, даты и формулы. В самой ячейке на листе будет отображаться только часть знаков, а остальные символы будут видны в поле ввода на строке формул.

Ввод текста

В Calc текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, следующие записи интерпретируются как текст: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

Чтобы отобразить в ячейке весь текст, занимающий несколько строк, установите флажок Переносить по словам (или Переносить по слогам) на вкладке Выравнивание контекстного меню Формат ячеек.

Замечание. Чтобы ввести в ячейку число в неформатном виде (например, начинающееся с 0), нужно задать через команду Формат ячеек на вкладке Числа в группе Категория параметр Текстовый.

Ввод чисел

Числа вводятся с помощью верхнего ряда клавиатуры или числовой клавиатуры. Для ввода отрицательного числа используется дефис. В качестве десятичного разделителя применяется запятая. Если перед числом ввести 0 или +, то Calc его удалит. По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки.

В Calc число может состоять только из следующих символов: 0 1 2 3 4 5 6

7 8 9 + - (), / $ %. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Ввод дат и времени суток

Дата и время вводятся с помощью чисел (18.11.08) и текста (18. нояб.08).

В качестве разделителя используется точка, двоеточие, слэш (/) или дефис (-).

Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке (Формат ячеек > Числа).

Ввод формулы

Формула в табличном процессоре Calc – это совокупность значений, ссылок на другие ячейки, функций и операторов, позволяющая получить новые значения из уже имеющихся. Формула всегда начинается со знака =. Для ввода формулы выберите ячейку, в которую необходимо ввести формулу, введите = (знак равенства) и запишите формулу.

Если нажать кнопку Функция или Мастер функций , в ячейку автоматически вставляется знак равенства.

Использование средств, ускоряющих ввод данных

маркер заполнения

Автозаполнения при вводе

Рис. 2.2. Вид маркера автозаполнения

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения (получается арифметическая или геометрическая прогрессия, список дат).

Для создания арифметической прогрессии можно ввести в две смежных ячейки нужные числа, выделить ячейки и с помощью маркера заполнения распространить прогрессию на нужное количество ячеек.

Для создания геометрической прогрессии введите начальное значение создаваемого ряда прогрессии в первую ячейку диапазона, выделите диапазон ячеек, в котором будет располагаться геометрическая прогрессия, используйте команду Правка-Заполнить-Ряды, активируйте пункт Геометрический рост и в графе Приращение задайте число, на которое с каждым шагом будет увеличиваться значение в предыдущей ячейке.

Использование автозамены при вводе

Команда Сервис-Параметры автозамены-Заменить предназначена для автоматической замены одних заданных сочетаний символов на другие в процессе ввода.

Автозавершение вводимой информации

При вводе часто повторяющихся слов программа Calc предлагает завершение набираемого слова. Если продолжение слова вас устраивает, нажмите клавишу Enter и оно будет автоматически завершено. Автоввод рассчитан на 2000 ячеек или 200 строк. Чтобы настроить автоввод данных используйте команду Сервис-Содержимое ячейки- Автоввод. При вводе в ячейку нужного текста нажмите Enter, для просмотра других вариантов используйте клавишу Tab.

Выбор данных из списка

Для каждого столбца Calc формирует список ранее введенных текстовых данных, который можно использовать, чтобы ввести уже имеющееся значение.

Список формируется из значений, находящихся в смежных ячейках с текущей.

Чтобы выбрать из списка, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке, в которую вводятся данные, выбрать команду Список выбора, выбрать нужное