Ключевые моменты договорных отношений или на что обратить внимание

Лекция: Документация, предоставляемая потребителю, учет и порядок ее оформления.

Договор-Загранпаспорт-Акт выполненных работ-Путевка- Туристский ваучер бронирование услуг (инвойс)-Информационный листок бронирования (памятка)-Анкета туриста - Счет на оплату - Страховой полис- Доверенность на несовершеннолетних - Проездные документы, документы детей и т. д.

Вопросы:

- документы, используемые для формирования турпродукта;

- документы, предоставляемые туристами;

- документы, выдаваемые туристам.

- специализированные документы

Документы, используемые для формирования турпродукта, регламентируют отношения туристической фирмы со всеми поставщиками туристических услуг, а также с другими турфирмами. Эти документы являются наиболее важными, так как служат гарантией качества предоставляемого турпродукта.

Документы, выдаваемые туристам, регламентируют взаимоотношения туристической фирмы с туристами. Они фиксируют факт сделки между турфирмой и клиентом, в результате которого у обеих сторон появляется ряд определенных обязанностей, невыполнение или ненадлежащее выполнение которых приводит к наступлению ответственности стороны-нарушителя. Соблюдение правил делопроизводства при составлении, систематизации и хранении таких документов позволяет туристической фирме отслеживать собственные продажи, оценивать эффективность своей деятельности и т. д.

Специализированные документы - это документы, которые определяются спецификой самих поставщиков туристских услуг или формами сотрудничества турфирмы с поставщиками. К ним относятся карты маршрутов, план расселения туристов и т. д.

Схема документооборота по основной деятельности турфирмы

Так, турист представляет в туристическую фирму (турагентство) желаемые условия тура и личные данные; турагентство оформляет заявку на бронирование туристической фирме (туроператору), составляет договор о предоставлении туристских услуг с туристом, а после того как туроператор подтвердил бронирование, передает сведения об оплате туристом по договору. Туроператор, в свою очередь, готовит туристский ваучер и информационный листок (памятку), которые передает в турагентство и туристу. В результате покупки путевки турист должен иметь на руках договор о предоставлении туристских услуг, туристскую путевку, туристский ваучер и информационный листок. Таким образом, документооборот туристических фирм представляет собой сложный многоуровневый процесс обмена информацией. При этом для повышения эффективности работы с документами по основной деятельности ими используются современные информационные технологии: базы данных (о клиентах, предлагаемых турах, партнерах по бизнесу и т. д.), интернет-системы поиска и бронирования туров (www. tury. ru, www. foros. ru, www. allspo. ru), глобальные системы бронирования (GDS) и т. д. Что же касается оптимизации работы с документами по управленческой деятельности, то туристическими фирмами могут быть использованы различные специализированные программы электронного документооборота ("Евфрат-документооборот", "Дело" и т. д.).

Заявка на бронирование

Гарантированное и негарантированное бронирование

В работе туристической фирмы с поставщиками широко используется заявка на бронирование их услуг, которая оформляется на бланке турфирмы. Текст, который содержит следующую информацию: вид бронируемой услуги; сроки оказания услуги; условия оказания услуги; класс обслуживания; количество человек в группе; личные данные туристов; дополнительные условия; - подпись; - печать.

Подтверждение бронирования - это документ, который является гарантией того, что турфирма реализует все условия тура, заявленные агентом.

Договор

Одним из основных и наиболее распространенных видов документов, регламентирующих процесс создания турпродукта, является договор.

Договор - это документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон по установлению, изменению и прекращению гражданских прав и обязанностей.

В ГК РФ не закреплено четких правил оформления договора, но сказано, что он должен оформляться в простой письменной форме, которая подразумевает собой составление письменного документа, выражающего сущность и содержание договора (ст. 160 ГК РФ). В некоторых случаях договор может заключаться в устной форме, может быть заменен распиской либо подлежать государственной регистрации и нотариальному заверению. Но такие исключения в деятельности туристических фирм используются довольно редко, поэтому рассмотрим правила оформления договора в простой письменной форме. Договор содержит следующие реквизиты: - наименование вида документа; - дату; - регистрационный номер; - место составление документа; - текст; - справочные данные сторон; - подписи должностных лиц каждой из сторон; - визы согласования.

Ключевые моменты договорных отношений или на что обратить внимание

1. Граждане и юридические лица свободны в заключении договора.

2. ст. 422 ГК РФ: «Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения».

3. Исполнение договора оплачивается по цене, установленной соглашением сторон.

4. Изменение цены после заключения договора допускается в случаях и на условиях, предусмотренных договором, законом либо в установленном законом порядке.

5. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения.

6.  Все намерения сторон, которые были ими оглашены в диалоге устно (с одной стороны Посетитель, с другой Турагентство в лице менеджера) должны быть в дальнейшем формализованы, т.е. письменно оформлены. Но учитывая тот факт, что это только намерения сторон, т.е. обязательства, которые могут быть выполнены, а могут по каким-то причинам сорваться, то и все письменные соглашения тоже носят предварительный характер и оформляются в виде документов, которые с юридической точки зрения, имеют обобщенное название «протоколы о намерениях».

7. Денежные обязательства должны быть выражены в рублях

В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон.

ГК РФ задает общие положения относительно содержания и заключения договоров в туристской деятельности, которые уточняются и конкретизируются в других законодательных актах, и частности в Федеральном законе «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», являющимся основополагающим документом. Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, касающиеся туристской деятельности, не должны противоречить данному Закону.

Особенности реализации туристского продукта и заключения договоров рассматривается в ст. 10 данного Закона.

8. Туроператор или турагент не несет ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору, если докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы.

9. Возмещение убытков при расторжении договора осуществляется в соответствии с фактическими затратами сторон. При этом сумма, выплачиваемая в качестве возмещения убытков, не может превышать два размера стоимости туристского продукта. Претензии к качеству туристского продукта предъявляются туристом туроператору или турагенту в письменной форм с в течение 20 дней с момента заключения.

 

Туристская путевка

Туристская путевка - это документ, содержащий условия путешествия, подтверждающий факт передачи туристского продукта, факт оплаты туристом полной стоимости тура, указанной в договоре, и гарантии организации определенных условий тура со стороны туроператора. Она представляет собой бланк строгой отчетности, пронумерованный типографским способом.

электронная путевка -документ, сформированный на основе договора о реализации туристского продукта туроператором или турагентом в форме электронного документа с учетом особенностей, определенных настоящим Федеральным законом;

Туристский ваучер - это документ, гарантирующий получение туристом оплаченных туристических услуг во время отдыха, который предназначен только для предоставления поставщикам туристических услуг и внутреннего учета и отчетности туроператора. Субъекты туристической деятельности при оказании услуг в области международного и внутреннего туризма должны использовать единый бланк туристского ваучера и приложения к нему, который содержит следующие реквизиты: - наименование организации; - справочные данные об организации; - наименование вида документа; - дата; - регистрационный номер; - текст, который включает информацию об отеле, об оплаченных туристами туристских услугах, о сроках поездки и т. д. - подпись; - печать.