Требования к проведению аудитов

проведение на предприятии аудита состоит из трех этапов: подготовительного, основного и заключительного.

15. На подготовительном этапе определяются сроки проведения экоаудита, необходимые материальные ресурсы, качественный и количественный состав аудиторской команды, экологические приоритеты проверяемой организации, разрабатываются маршруты

визуальных и инструментальных исследований, а также оговари­вается степень конфиденциальности информации.

Кроме того, на этом этапе разрабатывают программу и план аудита. составленные документы должны допускать возможность внесения изменений в процессе проведения проверки.

в программу аудита включается как один аудит, так и сово­купность нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели. Эта программа включает в себя описание деятельности, необходи­мой для планирования определенного количества и вида аудитов и обеспечения их требующимися ресурсами.

план аудита должен включать следующие сведения:

а) цели аудита;

б) критерии аудита;

в) объем аудита (включая идентификацию организационных и функциональных единиц и процессов, подлежащих проверке);

г) дата и места, где должны осуществляться действия по аудиту;

д) ожидаемая продолжительность аудита на местах (включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания аудиторской группы);

е) роли и обязанности членов аудиторской группы и сопро­вождающих лиц;

ж) техническое обеспечение (поездки, оборудование на местах и т. д.);

з) вопросы конфиденциальности.

в процессе подготовки к заключению договора с целью опре­деления объемов работ целесообразно провести анкетирование предприятия, позволяющее классифицировать состояние эко­логической безопасности аудируемого объекта исходя из общих положений или по аналогии с другими объектами.

помимо вышеперечисленного аудиторами на подготовитель­ном этапе разрабатываются вопросники (чек-листы).

Чек-лист — это контрольный перечень все составляющих ауди­торской проверки. Он может быть подготовлен и в форме вопросов к персоналу проверяемого подразделения, и в форме памятки для аудитора.

В чек-листе должны отражаться:

— все критические характеристики объекта проверки (к крити­ческим характеристикам могут относиться факторы, оказывающие влияние на удовлетворенность потребителя, окружающую среду, безопасность, а также факторы, представляющие для организации серьезный эколого-экономический риск);

— периодически повторяющиеся проблемы;

— проблемы, выявленные в результате проверок со стороны внешних организаций.

проведение аудита на местах (основной этап) включает в себя следующие обязательные процедуры:

— предварительное совещание;

— получение свидетельств аудита;

— подготовка заключений по результатам аудита;

— заключительное совещание.

предварительное совещание проводит руководитель аудитор­ской группы в присутствии руководства проверяемой организации и лиц, участвующих в аудите со стороны проверяемой организации.

Цели предварительного совещания:

— представление группы аудиторов;

— подтверждение плана аудита (включая его задачи, критерии, расписание, список контактных лиц);

— ознакомление представителей проверяемой организации с методами и процедурами, которые будут использованы при про­ведении аудита;

— подтверждение конфиденциальности;

— подтверждение того, что аудиторам будет предоставлена воз­можность обмена информацией и оценками хода аудита;

— подтверждение соответствующей техники безопасности для аудиторов;

— уведомление о форме и времени предоставления отчета по результатам проведения аудита.

при проведении предварительного совещания необходимо со­гласовать список контактных лиц, которые назначаются:

— для посещения конкретных участков;

— опроса по критериям аудита;

— сбора и уяснения свидетельств аудита;

16. соблюдения техники безопасности.

 

Для получения свидетельств аудита аудитор использует ис­точники информации, указанные на рис. 3.

Сбор свидетельств аудита включает:

— анализ документации;

— наблюдение за деятельностью персонала;

— интервью.

в зависимости от критериев аудита к документации, анализи­руемой на местах, могут относиться:

— проекты нормативов предельно допустимых выбросов, предельно допустимых сбросов, проект нормативов образования лимитов отходов и их размещения;

— разрешения на выброс, сброс, размещение отходов;

— лицензии на водопользование, работу с опасными отхо­дами;

— журналы первичной отчетной документации ПОД-1, ПОД-2, ПОД-3, ПОД-11, ПОД-12, ПОД-13;

— отчеты 2-тп (вода, воздух, отходы);

— оперативные журналы наблюдений;

— планы природоохранных мероприятий;

— процедуры, стандарты, инструкции (план ликвидации аварий, план локализации и ликвидации аварийных ситуаций), технологи­ческие инструкции и другая техническая документация;

— протоколы контроля;

— отчеты;

— данные мониторинга и др.

При анализе документации необходимо проверить, отвечает ли она таким критериям, как:

— соответствие требованиям природоохранного законода­тельства, оговоренного в критериях, требованиям предприятия по ведению документации;

— использование только действующих документов;

— возможность идентификации документа (наличие в нем даты и названия);

— соответствие установленным формам записи;

— наличие соответствующих статусу документа подписей.

получение свидетельств аудита также происходит при посеще­нии рабочих мест (производственных участков, очистных соору­жений), изучении показателей приборов, наблюдении за работой персонала.

Интервью проводится в рамках должностных обязанностей респондента (в его обычное рабочее время и желательно на его рабочем месте). Строится интервью по предварительно составлен­ному вопроснику.

В ходе интервью аудитору важно проявить: доверие к собесед­нику, умение слушать, умение видеть, умение пользоваться языком тела. кроме того, аудитор должен учитывать следующее:

— опрашиваются только те лица, которые выполняют работу в пределах объема и критериев аудита;

— нужно сделать все, чтобы собеседник не чувствовал себя скованно;

— требуется пояснять суть своих записей во время интервью;

— нельзя задавать вопросы, включающие в себя ответ;

— результаты интервью нужно обсудить с собеседником.

Обнаруженные установленным критериям несоответствия

и подтверждающие их свидетельства подлежат регистрации. Они должны быть проанализированы с представителем проверяемой ор­ганизации. Необходимо убедиться в том, что свидетельства верны.

Для формирования выводов по аудиту требуется:

— проанализировать всю собранную информацию с точки зре­ния целей и критериев аудита;

— согласовать заключения по аудиту для выделения обнару­женных несоответствий и замечаний;

— подготовить рекомендации.

До проведения совещания на заключительном этапе ауди­торская группа должна собраться, чтобы подвести итоги работы, а именно обсудить и проанализировать свои наблюдения (выяв­ленные соответствия, несоответствия, а также замечания) и любую другую информацию, собранную в процессе аудита, с точки зрения целей последнего и сделать общие выводы о результатах осущест­вленной проверки. Эти выводы могут содержать заключение о сте­пени соответствия проверяемой деятельности критериям аудита, а также рекомендации по ее улучшению.

в заключении по аудиту излагаются выводы о соответствии функционирования предприятия критериям аудита; в случае про­ведения экологического аудита — о соответствии требованиям природоохранного законодательства и дополнительным критериям, оговоренным в плане аудита.

Заключительное совещание проводится с целью:

— доведения до сведения руководства проверяемой организации заключений по аудиту;

— подтверждения того, что обнаруженные несоответствия и вынесенные замечания понятны руководству организации и при­знаны им;

— представления рекомендаций по улучшению и рекомендаций, не являющихся обязательными для исполнения;

— ответа на все вопросы проверяемой организации;

— согласования срока представления отчета по аудиту.

После проведения заключительного совещания аудиторы

приступают к подготовке отчета. за подготовку отчета отвечает руководитель аудиторской группы.

Отчет может быть составлен либо сразу на объекте, либо в те­чение времени, оговоренного договором.

Информация в отчете должна:

— основываться на фактах, а не на субъективных измышлениях аудиторов;

— излагаться доступно и быть понятна тому, кому она адресо­вана;

— содержать ссылки на конкретные документы.

в отчет по аудиту требуется включать:

— сведения о целях, объеме и критериях аудита (с указанием даты и места его проведения);

— список членов аудиторской группы с указанием ее руково­дителя;

— список представителей проверяемой организации, участву­ющих в аудите;

— все наблюдения по аудиту (с указанием всех их положитель­ных и негативных аспектов и вынесенных замечаний);

— выводы по соответствию функционирования предприятия критериям аудита;

— рекомендации по улучшению, если это оговорено в условиях договора на проведение аудита.

Утверждение отчета по аудиту и его рассылка должны осу­ществляться в соответствии с процедурой, оговоренной в договоре. Члены аудиторской группы, а также получатели копий отчета обя­заны обеспечивать конфиденциальность информации, изложенной в отчете.

предоставление отчета сторонним организациям не допускается