2020-06-08
353
| Как же осуществляется и контролируется прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия? I. Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю |
| 1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрениеписьма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются). |
| 2. Секретарь регистрируетписьмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию. |
| 3. Секретарь передает письмо руководителю. |
| 4. Руководитель рассматривает документи с резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. |
| 5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа) |
| 6. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа. |
| 7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмои помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату. |
| II.Этапы обработки исходящих документов |
| 1. Исходящий документ готовится исполнителемв подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления. |
| 2. Оформленный документ передается на подпись руководителюпредприятия. |
| 3. После подписания руководителем документ регистрируетсясекретарем или в канцелярии. |
| 4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию. |
| 5. Второй (копийный) экземплярдокумента секретарь подшивается в дело. |
| III. Этапы обработки внутренних документов Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки |
| 1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляютсяпо указанию руководителя предприятия секретарем |
| 2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службойпредприятия. |
| 3. Согласованные приказы подписываются руководителем |
| 4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаютсясекретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения. |
Регистрация документов
Прием поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в экспедиции (одно из подразделений канцелярии) или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка "лично"). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую.
Регистрация документа - это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.
К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:
1. Рекламные материалы
2. Сообщения о совещаниях, конференциях и их программы
3. Прейскуранты
4. Печатные издания (книги, журналы, газеты)
5. Телеграммы
6. Научные отчеты по темам
7. Поздравительные письма и пригласительные билеты
8. Бухгалтерские документы
9.Письма, присланные в копии для сведения
При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:
1) каждый документ регистрируется только один раз;
2) все документы регистрируются только в одном месте;
3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:
1) шифра организации в министерстве или ведомстве;
2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр;
3). порядкового номера документа в регистрационном журнале.
Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа.
Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте.
Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.
Пример регистрации документов на вымышленном предприятии АО "Виктория"
1. Из АО "Виктория" 6 декабря 1997 года направлено письмо в организацию "Аэлита" с запросом на участие в конкурсе - это исходящий документ.
Шифр АО "Виктория" 25, номер дела для служебных писем 08 и порядковый номер документа в регистрационном журнале 5 (таким образом, индекс документа имеет вид 25/08-5) Посмотрите на образце письма на рисунке, как проставлен на нем индекс и дата.
В поле На N_________ запись отсутствует, поскольку документ инициативный и не является ответом ни на какой другой документ, поэтому нет и ссылки на его индекс.
| Акционерное общество «Виктория» 114118 Саратов ул. Береговая, 54, телефон (8452) 96-11-07 факс 96-11-82, е-mail: mor@vikt.srv.ru р/с 1234234578 06.12.97 №25/08-05 На № ____________ Директору фирмы «Аэлита» г-ну Мелехову М.Б. 114110, Саратов ул. Земская, 49 Об участии в конкурсе Уважаемый Михаил Борисович! Ознакомившись с рекламой и условиями конкурса, опубликованными в № 10 «Литературной газеты» от 10.10.97, направляем Вам заявку на участие в конкурсе писателей-фантастов. Просим включить наше предприятие в число участников конкурса. Приложение: рукописи работников предприятия. Директор В.В. Маринина |
Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.
| Форма регистрационного журнала для исходящих документов и внутренних документов |
| № п/п | Дата и № исходящего документа | Куда и кому адресован документ | Краткое содержание | Кем подписан документ | № дела, в которое подшит документ | Отметка об исполнении |
2. В АО "Виктория" 5января 1998 года получен ответ, зарегистрированный в организации "Аэлита" под номером 113/15-02 15 декабря. В поле На N __ в организации "Аэлита" внесли номер письма, на которое подготовлен этот ответ - 25/08-05. Для АО "Виктория" полученное из "Аэлиты" письмо является входящим документом. При его поступлении в АО "Виктория" документ получил регистрационный номер 25/18-33 (25 - шифр предприятия, 18 - номер дела, 33 - порядковый номер письма в регистрационном журнале для входящих документов). Для записи входящего номера на самом письме в нижней части листа под подписью проставлен штамп, в который и внесен входящий номер.
Посмотрите на образце письма на рисунке, как зарегистрирован этот входящий документ. На рисунке в серой рамке помещен реквизит Резолюция, в котором руководитель предприятия лично изложил свое решение по вопросу, изложенному в письме организации "Аэлита".
Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов.
