Сроки исполнения деловых документов

Контроль за исполнением документов.

Цель:. Получение сведений о сроках исполнения деловых документов и контроле за исполнением документов.

Отработка навыков регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Большинство документов, срок исполнения которых не определен в специальных нормативных актах, должно исполняться в течение 10 дней - это типовые сроки исполнения.

Руководитель предприятия может в резолюции изменить срок исполнения документа и назначить для документа индивидуальный срок исполнения. Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в учреждение, исходящих - со дня их подписания. Срок исполнения документа может быть продлен, но это может сделать только лицо или учреждение его установившие. Продлевать срок исполнения документа нужно в письменной или устной форме не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока исполнения. При продлении срока исполнения в регистрационном журнале делают соответствующую отметку. В делопроизводственной практике бывают случаи, когда срок исполнения документа не может быть

установлен. Тогда по согласованию с исполнителем устанавливается условный срок исполнения, который затем корректируется в соответствии с ходом исполнения документа. Контроль за исполнением документов - важнейшая составная часть работы с документами. Он необходим для того, чтобы документы исполнялись в установленные сроки, а это, в свою очередь, позволяет улучшить работу предприятия. На контроль берутся только самые важные и первоочередные документы. Перечислим документы, исполнение которых подлежит обязательному контролю: - все документы, поступившие из правительственных органов; - постановления органов местной администрации; - приказы руководства предприятия; - служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия; - любые другие документы по особому указанию руководителя предприятия. Контроль за исполнением документов можно вести с помощью регистрационного журнала, в котором рядом с документами, взятыми на контроль проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль" и отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. Такой же знак контроля проставляется и на контролируемых документах. Работник канцелярии должен ежедневно просматривать журнал и напоминать исполнителям о сроках. Для осуществления контроля можно получать информацию об исполнении документа у исполнителя с помощью телефонного запроса. Документ снимается с контроля, когда решены все связанные с ним вопросы и корреспонденту дан ответ по существу вопроса. Документ может снять с контроля только должностное лицо, которое его поставило на контроль. При этом и на документе и в журнале делается отметка о снятии с контроля.

Тема: Номенклатура дел. Виды номенклатуры. Формирование дел.

Цель: Знакомство с понятиями: формирование дел, номенклатура дел.

Формирование навыков систематизации деловых документов.

Распорядительные документы группируются по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности (хранятся постоянно) формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение - хранятся в общеобразовательном учреждении 75 лет) и от приказов об отпусках, командировках, получении премий, наложении взысканий (хранятся 3 года). Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного года. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. В целях правильного формирования дел учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

  Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, является учетным документом в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно). Руководитель образовательного учреждения г. Москвы пользуется примерной номенклатурой дел, утвержденной приказом МКО № 287 от 06.08.2000 года, которая включает в себя шесть основных блоков: • 01 Канцелярия; • 02 Учебно-воспитательная работа; • 03 Кадры; • 04 Бухгалтерия; • 05 Хозяйственная часть; • 06 Медицинская часть. При получении приказа о введении новой номенклатуры дел, руководитель должен издать приказ об утверждении номенклатуры дел данного учреждения.