Сроки хранения документов

1. Когда документы готовятся к сдаче в архив? Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.

2. Кто определяет сроки хранения и на основании каких нормативных актов? Первый этап подготовки документов к сдаче в архив заключается в определении сроков их хранения, который производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов. Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специальной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем.

Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.

Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначения сроков хранения документам, являются перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов. Перечни документов могут быть - типовыми - их назначение унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Например, сроки хранения приказов руководства, планов и отчетов, документов по личному составу, бухгалтерской документации и т.д. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют

одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения. - ведомственными - по отдельным отраслям деятельности. Он предусматривает максимально полный охват видов документов по направлению деятельности предприятий отрасли. С 2000 г. действует новый типовой перечень, который называется "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ".

3. Какие сроки хранения могут назначаться документам? Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения: - кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например, 1год, 3 года или 5 лет); - долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.); - некоторые документы не хранят - они подлежат уничтожению Вот примеры сроков хранения, назначаемых некоторым документам, в соответствии с перечнем типовых управленческих документов: - 75 лет хранятся журналы регистрации несчастных случаев на производстве; - для личных дел сотрудников сроки хранения назначаются так 75 л - возраст сотрудника; - постоянно хранятся, например, документы, связанные с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты) - гарантийные письма - 3 года - акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет - акты проверок кассы - 3 года и т.д. 4. Как исчисляются сроки хранения документов (с какого числа?) Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года. 5. Как поступают с документами, не подлежащими хранению? На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется АКТ, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.