Основные проблемы и ошибки при подготовке презентации

- Логика изложения. Не потерять нить повествования - сложная задача. Для этого, презентация должна быть логично выстроена, а материал, содержащийся в презентации, должен помогать докладчику излагать основные мысли, а не путать его и аудиторию в многочисленных деталях.

- Использование несочетаемых цветов. Особенно это плохо тогда, когда страдает не только визуальное восприятие слайда, но затрудняется или полностью теряется «читаемость» самого текста. Часто это происходит при использовании различных оттенков одного и того же цвета или близких по цветовой гамме цветов, например, оттенков синего и зеленого.

- Использование мелкого шрифта. В презентациях Power Point не рекомендуется использовать кегль основного шрифта менее 18, а заголовков – менее 20. Слайд, в котором содержится слишком много информации, необходимо «разбивать» на два или более слайда, или вообще удалять его части, а во время презентации прокомментировать удаленное устно. Не забудьте, Ваша презентация должна быть видна с самых дальних рядов.

- Использование заглавных (прописных) букв для выделения части текста. Это правило создания презентации, появилось в связи с известным фактом: человек воспринимает слова не по отдельности, а целиком, и если нарушить принятый формат, заменив его на НЕОБЫЧНЫЙ, то написанное заглавными буквами слово, будет вычленяться из текста и восприниматься человеком с большим трудом, чем то, которое будет написано строчными.

Второй фактор, который свидетельствует против использования в презентации ЗАГЛАВНЫХ букв - то, что в мире диджитализации (перевода всех видов информации – текстовой и аудиовизуальной в цифровую форму) использование в тексте заглавных букв означает "повышенный тон", "крик".  Соответственно, для тех, кто близко знаком с интерактивными коммуникациями, постоянно присутствует в социальных сетях, эти, выделенные таким способом слова, будут выглядеть, как минимум, тревожно.

- Неуместное использование анимации. Раздражение у слушателей вызывает использование большого количества анимации во время просмотра презентации: постоянное мельтешение букв и картинок на экране утомляет и негативно действует на зрение. Возможно использование анимации только для выделения особо важных моментов, содержащих ключевые схемы или графики, а также цифр, на которые Вы хотите обратить внимание.

- Большое количество текста вместо таблиц, графиков и схем. Преимущество презентации, в сравнении с устным сообщением, состоит в том, что большую часть информации из нее человек получает в виде определенных визуальных элементов. Информацию в таком виде легче воспринять и запомнить. Вызывая определенные эмоции и ассоциации, символы, знаки, картинки и графики, напрямую воздействуют на подсознание человека. В этой связи, качество передачи информации и воздействия на аудиторию значительно повышается.

Схемы, графики, фотографии, рисунки призваны дополнить текстовую информацию или передать ее в более наглядном виде, но желательно избегать в презентации рисунков или образов, не несущих смысловой нагрузки, если они не являются частью стилевого оформления. Цветовое решение схем и графических изображений не должно резко контрастировать с общим стилевым оформлением слайда. Все имеющиеся в презентации иллюстрации или фото рекомендуется сопровождать пояснительным текстом в виде подписи к рисунку, которая должна располагаться снизу по центру, например (рис. 2):

Рис. 2 – Скриншот оформления фото в презентации и подписи к нему.

Таблицы необходимо выполнять в предлагаемом программой шаблоне, а не переносить готовыми из документа Microsoft Word или Microsoft Exel. Кегль текста в таблице не может быть менее 16 - иначе вся информация, размещенная в ней, становится недоступной зрительской аудитории, особенно на задних рядах. Подпись таблицы необходимо помещать сверху с левого края, например (рис. 3):

Рис. 3 – Пример оформления таблицы в презентации.

- Разнообразие цветов и шрифтов. «Многоцветие» сильно отвлекает, уводит от основной мысли. Как правило, в презентации используют один (рекомендуем Arial Black) шрифт, цвет текста не обязательно должен быть черным, он должен сочетаться с выбранным дизайном слайдов и быть с ним в одной цветовой гамме. Например, шаблон презентации в голубых тонах, цвет шрифта может быть темно-синий, в случае шаблона, выполненного в сиренево-розовых тонах, текст может быть темно-бордовый или фиолетовый и т.д.

Шаблон, выбранный для изготовления презентации, не должен содержать большое количество фигур, полос и т. д., лучше, если это будут однотонные пастельные тона. Не следует выполнять презентацию в тяжелых мрачных темно-коричневых, семно-синих, черных, темно-серых тонах.

- Неправильное использование фотографий. Не рекомендуем делать слайды, «набитые» фотографиями. Обычно люди просто теряются в них. Лучше когда на отдельном слайде представлен только один элемент презентации - фотография, таблица или график.

Очень важно, чтобы фото, которые Вы добавляете на слайд, не были слишком сильно растянутыми или неудачно обрезанными. Это может вызвать в лучшем случае немое негодование, испортить общее впечатление, вплоть до полного отказа от работы. Обязательное правило: фото и картинки иллюстрации должны быть хорошего качества (в высоком разрешении). Если таковых нет, то лучше и вовсе отказаться от их использования.

- Нечитаемый текст. Какие бы красивые рисунки, графики и фото ни были в презентации, это не должно сказываться на читаемости текста. Главное правило - текст или слова должны читаться! Иначе -  надо удалять все лишнее, в том числе и текст.

- Чтение текста, не отрываясь от записей или от экрана. Распространённая ошибка — читать слайд дословно. Лучше всего, если на слайде будет написана подробная информация (определения, теоремы, формулы), а словами будет рассказан их содержательный смысл. Информация на слайде может быть более формальной и строго изложенной, чем в речи. Не проговаривайте формулы словами — это долго и безумно скучно. Так поступают только во время лекций или семинаров, когда слушатели одновременно записывают конспект. На защите или на конференции это неуместно.

- Слишком большое или малое количество слайдов. Оптимальная скорость переключения — один слайд в 1–2 минуты. Для кратких выступлений допустимо два слайда в минуту, но не быстрее. Слушатели должны успеть воспринять информацию и со слайда, и на слух. На слайдах с ключевыми определениями можно задержаться подольше. Если они не будут поняты, то не будет понято ничего.

Слайды с графиками результатов, наоборот, следует проговаривать в ускоренном темпе. Объяснение графика в типичном случае: «По горизонтальной оси отложено …, по вертикальной оси — …, видно, что…».

При объяснении таблиц необходимо говорить, чему соответствуют строки, а чему — столбцы.

Последний слайд с выводами, в коротких презентациях,  зачитывать не надо. Вы только что всё это проговорили.  В таком случае необходимо резюме, «сухой остаток».

- Безграмотность. Не уделяя должного внимания правописанию слов, пунктуации, семантике слов в презентации, можно оказаться в очень неприятной ситуации, когда аудитория или кто-то из получателей укажет вам на грамматические или орфографические ошибки в процессе ее изучения. Это, пожалуй, самый верный способ добиться того, чтобы в ваших компетенциях усомнились.

- Не подготовиться к представлению презентации. Перед использованием презентации нужно четко продумать "логистику": если вы выступаете на публике, необходимо заранее переписать презентацию на флеш-носитель, а также переслать ее по электронной почте/залить на файлообменник (если она тяжелая), чтобы продублировать.

Перед выступлением обязательно надо просмотреть презентацию, проверить, работает ли оборудование, видны ли слайды, читаемы ли тексты, слышен ли звук. Если вы собираетесь пересылать презентацию по почте, надо уточнить, соответствует ли размер слайдов допустимому размеру для пересылки файлов по электронной почте.

Четкие временные рамки, за которые докладчик должен представить комиссии свою презентацию, диктуют необходимость тщательной подготовки к докладу в домашних условиях. Готовиться следует с секундомером, многократно проговаривая, стараясь выучить текст доклада до такой степени, чтобы ориентироваться по ходу доклада только на слайды, не отвлекаясь на бумагу. Запись выступления на семь минут занимает примерно полторы страницы текста (формат А4, шрифт 12pt).

- Отсутствие плана Б. При публичных выступлениях, как и на всех on-line мероприятиях, нередко появляются различные обстоятельства, предугадать которые, порой, бывает сложно или вовсе невозможно. Если вы вообразите себе хотя бы несколько из них и заранее продумаете, по какому «запасному» плану вы сможете действовать, в случае возникновения непредвиденных ситуаций, вы будете намного увереннее себя чувствовать в ходе выступления.

- Небрежный внешний вид докладчика. Идеально выполненная в Power Point презентация не сможет исправить негативной реакции публики на появление человека, демонстрирующего ее в грязной обуви или в мятой рубашке.

Пример оформления титульного листа ВКР: для бакалавров