Юридическая сила электронного документа

Способы аутентификации пользователей в СЭД:
1. Пароля. Один из способов защиты, сложности возникают лишь за счёт человеческого фактора – пароль может быть утерян или забыт.
2. Биометрический способ эффективен, но сложен в реализации, это способ идентификации личности (например, по радужке глаза)
3. Ограничение и разделение прав пользователей, требует много времени для настройки системы, особенно, с учетом большого количества сотрудников.

Следующим этапом защиты СЭД является сохранение конфиденциальности информации с использованием криптографических средств защиты. Данный способ широко используется большинством систем, которые работают с документами и ценными данными. Между пользователями документы распространяются в закрытом зашифрованном виде, после прохождения подтверждения, считывания ключа получателя, документ приобретает свой первоначальный вид и доступен для работы.

Следующим этапом является мониторинг движения и изменения. При необходимости, изучение протокола любого документа в системе легко покажет, какой пользователь в какое время работал с документом и вносил изменения.

Последней областью деятельности СЭД, нуждающейся в защите, является архив электронных документов. Важной составляющей безопасности является должная охрана физического носителя информации – сервера. Все аппаратные элементы оборудования, которые могут быть использованы злоумышленниками, для получения информации, должны быть изолированы и находиться под наблюдением.

Выбирая системы электронного документооборота, необходимо уделять большое внимание способности системы хранить и защищать информацию, ведь именно она является залогом успешной, безопасной и продуктивной работы предприятия.

Выводы по третьей главе

Плюсы электронного документооборота: сокращение трудовых и материальных затрат на оформлении документа, экономия времени на согласование и утверждение. Преимуществ у такого вида документов много, но также есть и недостатки. Проблемы с обеспечением сохранности, недостаточная законодательная проработка, техническая проработка, все эти нюансы могут тормозить внедрение электронного документооборота.

Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения тех или иных документов.

В некоторых организациях смешанную форму документооборота применяют, при которой в работе применяется оцифрованная версия документа, а оригинал хранится в архиве. Такой подход может защитить организацию от различных юридических казусов.

Заключение

Подводя итоги, можно обнаружить наличие преимуществ использования электронного документооборота с одной стороны и с другой стороны, существенные риски для организации любой формы собственности.

    Есть высокий уровень рисков из-за отсутствия практики рассмотрения споров у судов при использовании электронного документооборота, в взаимоотношениях и нехватки экспертов, которые могут учавствовать в вопросах электронного документооборота.

    Улучшение экономических показателей деятельности организации делает далеко не очевидным тот факт, что необходимо реализовать существенный объем организационных и технических мер при внедрении и использовании исключительно электронного документооборота

Стоимость внедрения системы электронного документооборота может быть достаточно хорошо оценена, стоимость эксплуатации неплохо посчитана, но если неправильно оценить возникающие сложные правовые риски то, с размером экономии денежных средств и сроком самоокупаемости ошибиться легко.

Таким образом, можно назвать один из вариантов, который может быть предложен: использовать электронный документооборот при составлении и согласовании обязательных форм документов в организации. При этом итоговые формы документов, необходимо создавать и хранить в юридически безупречном бумажном виде, наличие которых обязательно по законодательству.