Понятие электронного документооборота

Введение

 

Автоматизация документооборота входит в обиход крупных

предприятий и маленьких организаций, в государственные органы власти и

органы местного самоуправления. Однако, нередко люди не представляют

насколько противоречива и обширна тема электронного документооборота.

Сколько должно предстоять правок в нормативной базе, в техническом и цифровом обеспечении, что обусловлено ростом спроса на системы

электронного прогресса.

Разные организации приобретают СЭД с разными целями. Кто-то ведёт

бухгалтерию, у кого-то всё ограничивается введением в электронную среду

лишь приказов и т.д. А зависит это от вида предприятия, стиля ведения

документооборота, технического обеспечения и технологической зрелости

организации.

Электронный документооборот на настоящий момент всё ещё остается неизведанным для подавляющего большинства организаций, но многие структуры уже используют электронный документооборот, внедряя его в свои системы.

Поэтому рассмотрим ключевые вопросы, на которые необходимо обратить внимание специалистам ИТ служб, изыскивающих возможность перейти на безбумажную форму работы с документами.

Переход к электронному документообороту кардинально ускоряет обмен документами и решение управленческих задач, также обеспечивает однократность регистрации документов, тем самым снижая нагрузку на службе ДОУ.

Однако, на сегодняшний день нет единого подхода к построению системы электронного документооборота, это привело к тому, что системы электронного документооборота в разных ведомствах несовместимы между собой и зачастую автоматизируются только отдельные делопроизводственные операции, работы с документами проходит не весь цикл.

Цель данного исследования - определить основные моменты развития электронного документооборота в России.

Объектом исследования является электронный документооборот

Предмет исследования: правовые основы электронного документооборота.

Структура работы состоит из введения, трёх глав, заключения, списка литературы. В первой главе я рассматривала понятие и правовые основы электронного документооборота, во второй главе я изучала организацию электронного документооборота, в третьей главе я рассматривала преимущества электронного документооборота.

 

 

Глава 1. Понятие и правовая база электронного документооборота

Понятие электронного документооборота

 

Понятие электронного документа приведено в Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В соответствии с ним электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Так же, в литературе используют другое определение: электронный документ - это документ, информация в котором представлена в цифровой форме, подготовленной и оформленной в установленном порядке.

Под документооборотом понимают процесс движения документа с момента его получения или создания в организации и до момента его отправки или подшивки в дело.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти электронный документооборот определен как "документооборот с применением информационной системы".

Система электронного документооборота - это система, обеспечивающая автоматизацию всех делопроизводственных процессов - создание и оформление документов, их регистрацию, визирование (согласование), контроль исполнения, информационно-справочную работу по документам, их прием и передачу по электронным каналам связи, а также экспертизу ценности и оперативное хранение (электронный архив).

В Правилах делопроизводства приведено определение системы электронного документооборота (СЭД) - "информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему) их обработку, управление документами и доступ к ним". В рамках данного определения СЭД - это автоматизированная система, которая обеспечивает весь цикл управления документами с момента их создания.

Существуют десятки программных продуктов, которые в определенной степени автоматизируют управление документами. Базовые требования к таким системам определены в требованиях к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, также необходимость обработки систем служебной информации ограниченного распространения.

Задача организации межведомственного электронного документооборота ставилась еще в январе 2002 г. Федеральной целевой программе "Электронная Россия" (2002 - 2010 гг.), которая предусматривала "перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления".

Но практическое начало организации электронного документооборота на государственном уровне можно отнести к сентябрю 2009 г., когда Постановлением Правительства РФ было утверждено Положение о системе межведомственного электронного документооборота. Оно было направлено на ограниченный круг участников документооборота, предусматривалась организация силами ФСО закрытой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), действующей по принципам усовершенствованной электронной почты по специальным каналам связи, - создание такой системы кардинально повлияло на весь рынок электронного документооборота, так как все ведущие разработчики СЭД, которые ранее создавали "закрытые" системы, не совместимые друг с другом, стали разрабатывать модули сопряжения ("шлюзы"), обеспечивающие взаимодействие СЭД этого разработчика с МЭДО.

Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти были направлены на обеспечение взаимодействия системы электронного документооборота "федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов". Требования к электронному сообщению" позволяет любым СЭД, умеющим принимать и отправлять документы в соответствии с установленными требованиями, обмениваться документами в электронной форме.