И заполнения смежных клеток

Практическая работа

Тема: Табличный процессор.

Цель работы: ознакомиться с табличным процессором MS Excel. Освоить методику создания таблиц в MS Excel и его основные функции.

Теоретические сведения

Относительные и абсолютные ссылки

При выполнении операций копирования и дублирования формульных данных, содержащих ссылки на клетки, Excel автоматически корректирует их, т.е. изменяет номер строки или наименование столбца в зависимости от направления движения. Например, формула A1+B1, находящаяся в клетке С1 и содержащая ссылки на A1 и B1, при копировании в клетку С2 (вниз на строку) превратится в A2+B2. Изменяемые ссылки называются относительными. Такая корректировка во многих случаях очень удобна, но иногда не требуется по смыслу выполняемой задачи или структуре таблицы. Чтобы ссылка в процессе копирования не изменялась, ее делают абсолютной, установив знак доллара перед буквой столбца и перед номером строки, например, $A$1. Допускается конструирование смешанных ссылок, например, $A1. Адрес столбца данной клетки является постоянным, а адрес строки - относительным.

Ввод и редактирование содержимого клетки

Обычно при входе в Exсel на экране толстой рамкой выделена клетка с номером A1, которая готова к приему информации. По мере набора данных с клавиатуры Exсel показывает все введенные символы как в панели формул, которая находится сверху, так и в активной клетке на рабочем листе. В панели формул активизируются кнопки: ОТМЕНЫ (обозначена крестом); ВВОДА, (обозначена галочкой) и ЭКСПЕРТ ПО ФУНКЦИЯМ (обозначена fx).

Для исправления опечаток во время заполнения клетки, до того, как ввод информации подтвержден, можно воспользоваться клавишей Backspace или Delete. Для удаления всего набранного текста нужно с помощью мыши нажать кнопку с крестом.

Чтобы осуществить очистку клетки, при которой уничтожается содержимое клетки без ее удаления из рабочей таблицы, нужно: либо нажать <Del>, а затем <Enter>, либо выбрать из контекстного меню клетки команду ОЧИСТИТЬ СОДЕРЖИМОЕ, либо выполнить команду главного меню ГЛАВНАЯ-ОЧИСТИТЬ-ОЧИСТИТЬ СОДЕРЖИМОЕ.

Для удаления клетки с ее содержимым и атрибутами форматирования нужно: выбрать команду УДАЛИТЬ из контекстного меню клеток или ГЛАВНАЯ-УДАЛИТЬ.

Манипуляции с интервалом клеток

1. Выделение интервала клеток. Для некоторых видов преобразований в таблице требуется предварительно выделить несколько клеток, составляющих интервал строк, столбцов и т.д.

2. Перемещение и копирование содержимого клеток. Excel поддерживает стандартные приемы использования буфера обмена Clipboard для копирования и перемещения информации внутри открытой книги, в другую книгу или даже в другие программы, запущенные в Windows.

3. Вставка и удаление интервала клеток. Вставка новой клетки, столбца или строки осуществляется с помощью пункта ВСТАВИТЬ главного меню. Предварительно клетка, строка или столбец перед которыми должна поместиться вставка, должны быть выделены. Для вставки нескольких строк или столбцов нужно выделить столько строк или столбцов, сколько вы хотите вставить. Тогда перед первым выделенным столбцом или первой строкой вставится столько новых столбцов или строк, сколько вы выделили.

Изменение размеров столбца и строки

1. Если текст, введенный в клетку, длиннее ширины столбца, то он будет показан в следующих столбцах, если они пустые. В противном случае текст на экране будет обрезан границей следующего столбца.

В случаях, когда стандартная ширина столбца не устраивает, ее изменяют одним из следующих способов, предварительно выделив столбец:

- командой ФОРМАТ- ШИРИНА СТОЛБЦА главного меню;

- командой ШИРИНА СТОЛБЦА контекстного меню столбца;

- с помощью мыши, передвигая границу столбца в поле заголовков столбцов;

- автоматически устанавливая ширину столбца по самой длинной записи в клетке выделенного столбца командой ФОРМАТ-АВТОПОДБОР ШИРИНЫ СТОЛБЦА главного меню.

2. Для изменения высоты выделенной строки используют аналогичные приемы.

Автоматические операции суммирования, дублирования

и заполнения смежных клеток

1. Для вычисления итоговой суммы по числовым значениям в смежном интервале клеток используется инструмент АВТОСУММА, обозначенный математическим символом суммы, находящийся на панели стандартных инструментов. Техника автосуммирования следующая:

1) установить курсор в клетку, где должна появиться итоговая сумма;

2) щелкнуть по кнопке å, при этом в самой клетке и в панели формул появляется функция СУММ, с выбранным компьютером диапазоном клеток, находящимся над указанной клеткой, либо левее нее;

3) нажать Enter, если диапазон, указанный компьютером нас устраивает, в противном случае его предварительно редактируют.

2. ДУБЛИРОВАНИЕ данных чаще используется для ввода формул и производится в следующей последовательности:

1) выделить блок клеток, куда нужно поместить формулу;

2) набрать с клавиатуры формулу и нажать <Ctrl+Enter>, чтобы внести запись во все отмеченные клетки.

3. Многие рабочие таблицы требуют ввода последовательных дат, времени и других типов рядов (например, столбцы, обозначающие последовательность месяцев с января по декабрь или строки, пронумерованные от 1 до 100). Для создания таких последовательностей используют АВТОМАТИЧЕСКОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ. Оно может быть использовано и для ввода формул в смежные клетки таблицы, при этом ссылки в формулах автоматически изменяются.

АВТОЗАПОЛНЕНИЕ выполняется с помощью маркера заполнения, находящегося в правом нижнем углу выделенной клетки или блока клеток.

Для получения ряда с произвольным шагом изменения или последовательного числового ряда вводят два значения-образца в соседние клетки,что показывает изменения между соседними элементами последовательности (см. рис. 2, клетки G1:G2; H1:H2 и т.д.).

Клетки (одну или две, в зависимости от вида последовательности) с начальными значениями выделяют, устанавливают курсор на маркере заполнения (курсор превращается в тонкий черный крестик) и протаскивают его по всем заполняемым клеткам.