Общие требования к заполнению

Куда и в какой срок сдавать

Все вы прекрасно знаете, что расчет вы сдаете в налоговый орган уже в одном виде. Он объединяет в себе расчет по взносам и на обязательное пенсионное страхование, и на обязательное медицинское страхование, и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. То есть все те показатели, которые раньше вы сдавали, когда у вас были администраторы Пенсионный фонд и ФСС, в две отчетности (РСВ-1 и 4-ФСС), теперь включены в одну отчетность, которую вы сдаете налоговикам.

Срок сдачи этой формы – не позднее 30 числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом (п. 7 ст. 431 НК РФ). Периодов у нас с вами сколько? Квартал, полугодие, девять месяцев и год (п. 2 ст. 423 НК РФ). Вне зависимости, в электронном формате вы ведете отчетность или на бумаге вы вправе еще представить отчетность (то есть у вас менее 25 человек), все равно срок представления один для всех наших плательщиков – 30 число месяца, следующего за истекшим отчетным периодом.

Что касается того, куда сдавать отчетность. Тоже очень важный вопрос. Согласно ст. 431 Налогового кодекса, место для представления отчетности – налоговый орган по месту нахождения организации или по месту нахождения ее обособленного подразделения, которое наделено полномочиями начислять выплаты.

Что касается обособленных подразделений, которые наделены полномочиями начислять выплаты, то здесь есть один нюанс. Потому что именно те обособленные подразделения, которые имеют право представлять отчетность от имени головной организации, должны, естественно, стоять на учете в фондах, а именно, главное, в ФСС РФ, чтобы иметь право получать возмещение по больничным листам. Для того чтобы иметь право получать возмещение из ФСС, такое обособленное подразделение должно, конечно же, иметь расчетный счет, чтобы начислять и производить выплаты в пользу работников ОП. И, соответственно, обращаться к Фонду социального страхования за возмещением средств, например, необходимых по оплате больничных листов или в случае перерасхода своих средств.

Так вот, первое и главное здесь: в полномочиях у директора должны быть обязанности начислять и производить выплаты. Только тогда такой филиал может с выплат в пользу своих работников производить уплату взносов и сдавать отчетность в налоговый орган по месту своего нахождения. Кстати говоря, сейчас очень многие компании вообще переходят на выделение некого расчетного центра в своем обособленном подразделении. Оно может находиться в совершенно другом регионе от головной компании. Тогда обязательно головная организация должна уведомить свой налоговый орган о том, что она наделила то или иное обособленное подразделение полномочиями начислять и производить выплаты в пользу работников всей компании (пп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ, Письмо Минфина России от 26.06.2018 N 03-15-06/44004). Потому что в этом случае головная организация не сдает расчет по месту своего нахождения, а расчет сдается филиалом, обособленным подразделением.

Обязанность уведомлять налоговый орган имеется у любой головной организации, если она наделила полномочиями или, например, лишила полномочий свой филиал. Бывает обратная ситуация: например, головная организация переходит на централизованный учет. То есть вся бухгалтерия ведется в голове. И тогда по всем филиалам вся информация стекает в голову, и там сидит бухгалтер, который занимается начислением и уплатой уже по месту нахождения головной организации. Соответственно, вы так же должны подать уведомление в налоговый орган о том, что вы лишили свои филиалы определенных полномочий по начислению выплат (пп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Учитывая, что ранее такие филиалы были наделены полномочиями и те или иные налоговые органы, где находились такие филиалы, естественно, от них отчетность получали. При переходе на централизованный порядок расчетов «все в головной организации» такие филиалы не будут сдавать туда отчетность, и налоговики должны знать, что вся отчетность сдается в налоговый орган по месту нахождения головной компании (Письмо ФНС России от 29.03.2018 N ГД-4-11/6000).

К этой же теме по обособленным подразделениям я бы хотела еще привести такой пример. У нас спрашивал недавно плательщик, а может ли, например, обособленное подразделение исчислять и уплачивать взносы с выплат работникам близлежащих других обособленных подразделений, которые, например, не наделены полномочиями головной организации начислять выплаты (Письмо Минфина России от 17.05.2018 N 03-15-06/33312). Да, конечно, запрета нет. Собственно, это решается головной организацией – кого наделить, кого не наделять полномочиями. Приведу пример: в Москве головная организация, в Екатеринбурге филиал, а в Свердловской области много обособленных подразделений, не наделенных полномочиями по начислению выплат. Конечно, по территориальному признаку проще всего наделить этот филиал в Екатеринбурге полномочиями начислять и по своим работникам зарплату, и по близлежащим обособленным подразделениям в Свердловской области. Естественно, за все эти выплаты сдавать отчетность по месту нахождения в Екатеринбурге. Абсолютно нормальная ситуация. Да, здесь никаких запретов нет, и головная организация вправе так делать. Это вот такое отвлечение на тему представления расчета по месту нахождения филиалов или обособленных подразделений.

Общие требования к заполнению

Дальше уже к вопросу, что мы отражаем в расчете. Что мы, действительно, с вами заметили за эти два года по сравнению с тем, что вы когда-то представляли в фонды? Да, нет уже уплаченных сумм. Это упрощает, я так думаю, заполнение отчетности. Вы отчитываетесь исключительно по начисленным выплатам. Это очень важно запомнить. Всю уплату налоговики видят по карточке лицевого счета.

Что же касается данных о сальдо. Помните, по фондам вы показывали сальдо на начало, на конец отчетного периода? Эти суммы тоже уже не нужны совершенно налоговикам. Если нужна, например, для Фонда социального страхования такая информация в случае, если необходимо выделение средств по соцстраху, по возмещению расходов, то тогда в справке-расчете специально для ФСС плательщик укажет это сальдо, кто кому должен, как мы говорим, в части социального страхования. Но для расчета по взносам, который вы представляете в налоговый орган, это абсолютно не нужно.

Дальше в расчете вы показываете выплаты только в пользу застрахованных лиц, которые, соответственно, являются объектом. То есть, если в вашей организации есть выплаты в пользу физических лиц, но они не застрахованы ни по ОПС, ни по соцстраху, ни по ОМС, вы не отражаете в отчетности эти виды выплат. Например, у вас есть иностранный работник, временно пребывающий, и он застрахован только по обязательному пенсионному страхованию и по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности в связи с материнством. А по ОМС он не застрахован. Соответственно, в расчете в разделе, который касается обязательного медицинского страхования, вы не отражаете выплаты в пользу такого физического лица. Но при этом имейте в виду, что у вас, как мы говорим, сквозная нумерация (п. 2.10 Порядка заполнения расчета). То есть в налоговый орган вы представляете только те разделы расчета, которые у вас заполнены. Если вы не относитесь к льготной категории, если у вас нет доптарифов, соответствующие разделы вы не заполняете. Очень важно помнить о том, что в отчетности вы показываете все выплаты в пользу работников, как в пределах установленных сумм, до которых 22% уплачиваются, так и выплаты сверх предела, которые облагаются, например, тарифом в 10% на ОПС. То есть у нас есть ряд строчек, в которых вы отражаете соответствующую информацию и не забываете об этом (п.п. 7.5, 8.4, 11.4, 22.26 Порядка заполнения расчета). Кроме того, у нас почему-то многие стали спрашивать: нужно ли отражать выплаты необлагаемые? Это суточные, это командировочные, это госпособия, это определенные компенсационные выплаты по ст. 422 Налогового кодекса. Они тем не менее отражаются в строке 040 по разделу, связанному с пенсионным, медицинским страхованием и по строке 030 по разделу, связанному с социальным страхованием. То есть сначала мы показываем весь объем выплат в пользу застрахованного лица (вместе с пособиями, суточными, командировочными) – это строка 030. А дальше в строке 040 отражаем выплаты необлагаемые, по ст. 422 Налогового кодекса, те самые компенсации. И потом по строке 050 показываем разницу между строкой 030 и строкой 040. И вот строка 050 – это база для обложения, к которой применяется соответствующий тариф взносов для отражения суммы начисленных страховых взносов (строка 060). Вот этот алгоритм мы не забываем.

Никогда не забывайте про заполнение раздела 3 – это персональные данные. Он важен в части формирования будущих пенсионных накоплений вашими работниками. Сколько у вас работников – столько и разделов 3 будет представлено в налоговый орган. В разделе 3 отражаются персональные данные застрахованных лиц: СНИЛС, ИНН, индивидуальными данными (Ф.И.О, год рождения и т.д.), и конечно, начисленные суммы страховых взносов с выплат каждому работнику (Письмо ФНС России от 21.12.2017 N ГД-4-11/26010@). Помимо отчетности в налоговый орган вы ежемесячно представляете в Пенсионный фонд СЗВ-М тоже с индивидуальными персональными данными. Так вот, раздел 3 и СЗВ-М по этим данным должны совпадать. Не может быть такого, что по Иванову Ивану Ивановичу вы указали, например, год рождения здесь такой и СНИЛС такой, а там ошиблись. Или представили, например, 20 разделов 3, потом СЗВ-М – 22. Значит, есть ошибка. Сверка всегда должна быть. Пенсионный фонд с ИФНС в тесном контакте, у них есть обязательный межведомственный обмен, расчет отгружается в Пенсионный фонд с разделом 3 для формирования пенсионных накоплений граждан, и они будут заниматься сверкой данных через пояснения плательщиков в упомянутых случаях. Соответственно, здесь ошибок быть не должно (Письмо ФНС России от 31.10.2017 N ГД-4-11/22115).

И очень важно помнить о контрольных соотношениях, которые вам не позволяют, если вы их не выполнили, вообще сдать отчетность (Письмо ФНС России от 29.12.2017 N ГД-4-11/27043@). То есть расчет будет считаться непредставленным, если, первое – у вас недостоверность персональных данных, второе – неправильно исчислены страховые взносы. Например, сумма взносов на ОПС в пределах базы с применением тарифа в целом по организации не равна сумме взносов на ОПС по каждому застрахованному лицу. Почему это важно? Это связано также с формированием прав на досрочные пенсии. И, собственно, то же самое касается контрольных соотношений по доптарифу. Поэтому все контрольные соотношения вообще связаны исключительно с обязательным пенсионным страхованием. Сделаете ошибку – расчет вам вернется на следующий день. Если вы в электронном формате общаетесь с налоговым органом, то, конечно, у вас будет пять рабочих дней на ее исправление. В Налоговом кодексе есть такая возможность (п. 6 ст. 6.1, п. 7 ст. 431 НК РФ). Если вы не сдадите отчетность в рамках отведенных пяти дней, у вас уже появится штраф за непредставление расчета по ст. 119 Налогового кодекса, который составляет 5% от не уплаченной в срок суммы взносов, но не менее 1000 рублей и не более 30% от суммы неуплаченных взносов за последние три месяца отчетного периода.