Научно–справочный аппарат

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА

Публичное акционерное общество «ПОЛИГРАФИЯ»

Историческая справка архива – это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

ИСТОРИЯ ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»

Основным видом производственной деятельности организации Публичное акционерное общество «ПОЛИГРАФИЯ» является производство полиграфической продукции.

ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» создана студентом 3 курса Султанова Лилия в процессе изучения профессионального модуля ПМ 02 организации архивной и справочно – информационной работы по документам организации.

ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» была основана в 2006 в городе Стерлитамак для обеспечения потребностей граждан в полиграфической продукции:

1. Календари

2. Буклеты

3. Визитки

4. Рекламные проспекты

5. Ежедневники и др.

Первым директором ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» был Жданов Руслан Николаевич.

С 2006 по 2007 организация называлась акционерным обществом «ПОЛИГРАФИЯ».

С 2017 переименована в публичное акционерное общество «ПОЛИГРАФИЯ».

В 2006 г в организации работало 50 чел.: редакторы, корректировщики, коллекторы, наладчики оборудования, мастера.

За 14 лет работы фабрики производство выросло: добавились новые паточные линии, расширилось производство продукции, увеличилось количество рабочих мест.

Деятельность ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» осуществляется на основании нормативно-методических документов:

1. Конституция Российской Федерации;

2. Трудовой кодекс Российской Федерации;

3. Федеральный закон об «Обществе с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ

4. Постановление министерства Республики Башкортостан

5. Постановление Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. N 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»

6. Устав организации

7. Локальные акты организации

Главная цель ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» – выпуск высококачественной продукции.

В 2020 численность работников фабрики составляет свыше 200 человек.

С 2017 г директором является Свойкин Михаил Юрьевич.

Организация находится по адресу Техническая ул., д.53, г. Стерлитамак, 453100, Республика Башкортостан.

ИСТОРИЯ ФОНДА

В фонде хранится документы постоянного срока хранения, документы по личному составу. Крайние даты документов 2006–2015гг.

Также в архиве хранятся особо ценные документы в количестве 1500 документов. Крайние даты 2006–2017гг.

Все документы хранятся в архиве, являющиеся собственностью организации для обеспечения сохранности документов имеется архивохранилище площадью 90м², для размещения документов имеются металлические стеллажи, шкафы. Все документы сформированы в дела, начиная с 2006 и заканчивая 2017 годом. Дела прошиты, имеют лист внутренней описи, лист заверитель и обложку дела. Все дела собраны в картонные короба. В каждом коробе по 4 дела.

Все документы архива систематизированы по структурным подразделениям, документы по истории организации хранятся отдельно. К документам архива составлен научно–справочный аппарат: описи дел, архивные описи, каталоги, картотеки.

В архиве в соответствии с планом в архивохранилище проводится следующие виды работ:

1. Описание документов, с целью раскрытия состава содержания документов каждого дела, для обеспечения поиска и использования документов;

2. Переработка и усовершенствования описей, с целью полного раскрытия заголовков, содержания, единиц хранения;

3. Добавление отсутствующих элементов справочного аппарата описи;

4. Комплексная целевая экспертиза ценности документов;

5. Реставрация документов;

6. Проверка наличия и состояния дел;

7. Создание условий для обеспечения сохранности документов.

ХАРКАТЕРИСТИКА ФОНДА

Фонд ПАО «ПОЛИГРАФИЯ» представляет собой совокупность документов образовывающихся в управленческой и производственной деятельности организации с 2006 по 2017.

В архиве хранятся документы структурных подразделений: канцелярия, бухгалтерия, одел кадров, технологический отдел и документы администрации организации. Документы в архивохранилище расположены по тематическому признаку, в соответствии со структурными подразделениями. Каждое структурное подразделение хранит документы постоянного срока хранения: локальные акты организации, приказы по основной деятельности, журнал регистрации приказов по основной деятельности. Отдел бухгалтерии хранит документы постоянного срока хранения: штатное расписание. Годовые отчеты, годовые статистические отчеты по перечислению денежных средств. Отдел кадров хранит документы: приказы по личному составу, журналы регистрации по личному составу, личные дела, личные карточки уволенных, невостребованные трудовые книжки.

Наличие документов других фондов архивом организации не предусмотрено.

Документы принимаются в архив сформулированные в дела, прошитые, страницы пронумерованные, с оформленным листом внутренней описи, листом заверителя дела и обложкой.

Поступившим делам присваиваются архивные цифры. Данные о делах вносятся каталожные карточки, архивные описи. Дела вкладываются в картонные коробки, на которых указываются цифровой код и размещаются в соответствии с принадлежностью структурным подразделением.

В архивохранилище имеются топографические указатели, необходимые для быстрого поиска документов.

Архивариус	Султанова	Л.Р. Султанова
16.03.2020

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

1. АО – акционерное общество;

2. г. – год;

3. гос. – государственный;

4. ДОУ – документационное обеспечение управления;

5. Ед. хр. – единица хранения;

6. Кол-во – количество;

7. НСА – научно-справочный аппарат;

8. П/п – по порядку;

9. ПАО – публичное акционерное общество;

10. ПМ – профессиональный модуль;

11. Пост. – постоянно;

12. Ст. – статья;

13. СЭД – система электронного документооборота;

14. ФЗ – федеральный закон;

15. ЦЭК – центральная экспертная комиссия;

16. э. – электронный;

17. ЭД – электронный документ;

18. ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЛИГРАФИЯ»

ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»

НАУЧНО–СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЛИГРАФИЯ»

ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Начат ___________

Окончен _________

N п/п	N фонда	N описи	Название описи	Кол-во дел в описи			Крайние даты	Количество листов в описи	Кол-во экз. описи	Примечание
N п/п	N фонда	N описи	Название описи	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу	Крайние даты	Количество листов в описи	Кол-во экз. описи	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
01	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2006 год	5			24.01.2006 –20.10.2010
02	08	03	Опись дел по личному составу за 2006 год			4	23.01.2006 –21.12.2006
03	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2007 год	2			25.01.2007 –25.12.2007
04	08	03	Опись дел по личному составу за 2007 год			8	15.01.2007 –25.12.2007
05	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2008 год	2			20.01.2008 –25.12.2008
06	08	03	Опись дел по личному составу за 2008 год			8	15.01.2008 –27.12.2008
07	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2009 год	3			27.01.2009 –24.12.2012
08	08	03	Опись дел по личному составу за 2009 год			5	30.01.2009 –30.12.2009
09	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2010 год	2			28.01.2010 –18.12.2010
10	08	03	Опись дел по личному составу за 2010 год			7	15.01.2010 –10.12.2010
11	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2011 год	5			10.01.2011 –25.02.2015
12	08	03	Опись дел по личному составу за 2011 год			7	29.01.2011 –25.12.2011
13	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2012 год	4			20.01.2012 –10.12.2012
14	08	03	Опись дел по личному составу за 2012 год			12	26.01.2012 –15.12.2012
15	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2013 год	3			25.01.2013 –25.12.2015
16	08	03	Опись дел по личному составу за 2013 год			1	23.01.2013 –26.12.2013
17	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2014 год	3			15.01.2014 –25.12.2014
18	08	03	Опись дел по личному составу за 2014 год			5	28.01.2014 –22.12.2015
19	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2015 год	3			26.01.2015 –26.12.2015
20	08	03	Опись дел по личному составу за 2015 год			5	22.01.2014 –20.12.2015
21	08	01	Опись постоянного срока хранения за 2016 год	4			19.01.2016 –30.12.2016
22	08	03	Опись дел по личному составу за 2016 год			7	15.01.2016 –30.12.2016

Всего хранится в архиве ________ 22 (двадцать две) ________ описей, из

(цифрами и прописью)

них постоянного хранения ______ 11 (одиннадцать) ________, временного

(цифрами и прописью)

хранения (свыше 10 лет) _________________________________________,

(цифрами и прописью)

по личному составу ________ 11 (одиннадцать) ______________________.

(цифрами и прописью)

Архивариус Заведующая архивным отделом 23.03.2020

Сушкина Тучкина

Е.В. Сушкина А.Н. Тучкина

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЛИГРАФИЯ» (ПАО «ПОЛИГРАФИЯ») Фонд № 08 ОПИСЬ № 01_ дел постоянного хранения за ____2017___ год

УТВЕРЖДАЮ Директор Свойкин М.Ю. Свойкин «10» октября2017г.

Руководство и контроль
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
38	01-04	Коллективный договор	20.01.2017-18.12.2017	80
39	01-07	Приказы по основной деятельности том 1	25.01.2017-25.12.2017	250
40	01-07	Приказы по основной деятельности том 2	31.02.2017-01.03.2017	250
41	01-08	Протоколы заседаний коллектива организации	21.08.2017-20.06.207	50
41	01-10	Годовой отчет по основным вопросам деятельности	09.01.2017-15.12.2017	99
42	01-11	Сводный годовой статистический отчет по основным направлениям деятельности	04.03.2017-21.02.2017	60
Бухгалтерский учет и отчетность
43	02-08	Годовой бухгалтерский отчет организации	08.01.2017-19.12.2017	104
44	02-10	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) организации	29.01.2017-20.12.2017	80

В данный раздел описи внесено 8(восемь) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

литерные номера: нет

пропущенные номера: нет

Архивариус	Суслова	Я.В. Суслова
	( подпись)
Специалист	Мансуров	А.Я. Мансуров
	(подпись)	(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения

от 15.09.2017 N 200 от 17.09.2017 N 130

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЛИГРАФИЯ» (ПАО «ПОЛИГРАФИЯ») Фонд № 08 ОПИСЬ № 03_ дел по личному составу за ____2017___ год

УТВЕРЖДАЮ Директор Свойкин М.Ю. Свойкин «10» октября2017г.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Сроки хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4		5	6
Бухгалтерский учет и отчетность
66	02-19	Лицевые счета по заработной плате работников			250
Кадровое обеспечение
67	03-02	Приказы по личному составу	09.01.2017-27.12.2017	50 лет	250
68	03-16	Документы (аттестат заключения, рекомендации, отзывы, характеристики, анкеты) о проведенном аттестации, не вошедших в состав личных дел	15.01.2017-20.12.2017	50 лет	100
69	03-24	Журнал регистрации приказов по личному составу	10.01.2017-30.12.2017	50 лет	250
Личные дела уволившихся работников
70	03-08/156	Личное дело уволенной Бакина Е.В.	30.12.2006- 25.12.2017	50 лет	65
71	03-09	Личная карточка Бакиной Е.В.	30.12.2006-25.12.2017	50лет	2
72	03-08/96	Личное дело уволенной Рашидовой А.Р.	15.03.2006-06.02.2017	50 лет	120
73	03-09	Личная карточка Рашидовой А.Р.	15.03.2006-06.02.2017	50 лет	2
74	03-07/89	Личное дело уволенного зам. директора Дуброва А.Р.	20.05.2006-16.03.2017	Постоянно	150
75	03-09	Личная карточка зам. директора Дуброва А.Р.	20.05.2006-16.03.2017	Постоянно	2

В данный раздел описи внесено 10 (десять) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

литерные номера: нет

пропущенные номера: нет_________________________________________________

Архивариус	Суслова		С.Д. Суслова
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Начальник архивного отдела	Мансуров		О.И. Мансуров
	(подпись)		(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО				СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации				Протокол ЭПК архивного учреждения
от	15.09.2017	№	102	от	15.09.2017	№	56

ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЛИГРАФИЯ» (ПАО «ПОЛИГРАФИЯ») Фонд № 08 ОПИСЬ № ___ 01__ электронных дел, документов постоянного хранения за ____2017___ год

УТВЕРЖДАЮ Директор Свойкин М.Ю. Свойкин «10» ноября2020 г.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6
01	01-07	Приказы по основной деятельности	20.01.2017 – 20.12.2017	0,448

В данный раздел описи внесено ____________ 1 (одно) __________________________ дел,

с № ____________ 01 _________________ по № ________ 01 _________________________.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

объемом _________________ _0,448 ______________________ Мб.

Начальник архива Бакин Н.С. Бакин

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации От 20.09.2017 № 121

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения от 20.09.2017 № 101

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ № ___ 1 ______

электронных дел, документов постоянного

хранения

за 2017 год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного

дела:*

№ ед.хр. по описи __________ 01 ____________ Индекс дела ____ 01-07 ___________

Заголовок дела приказы по основной деятельности за 2017 год

Дата документа	Рег. № документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5
20.01.2017	01-07-01	Приказ о внесении изменений в штатное расписание	0,015
23.01.2017	01-07-02	О возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера	0,030
10.02.2017	01-07-03	О назначении временно исполняющего обязанности генерального директора	0,012
15.02.2017	01-07-04	О наделении правом подписи	0,044
29.02.2017	01-07-05	О досрочном сложении полномочий директора	0,009
14.03.2017	01-07-06	О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек	0,029
19.03.2017	01-07-07	О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства	0,046
11.04.2017	01-07-08	О предоставлении права подписи кадровых документов	0,014
20.04.2017	01-07-09	О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени	0,021
01.05.2017	01-07-10	О передаче функций по ведению кадрового делопроизводства	0,031
16.05.2017	01-07-11	О введении в действие Инструкции по кадровому делопроизводству	0,012
21.06.2017	01-07-12	О введении в действие Инструкции по организации охраны труда	0,012
22.06.2017	01-07-13	О вступлении в должность руководителя	0,032
26.07.2017	01-07-14	О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании	0,011
11.08.2017	01-07-15	О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения	0,019
18.08.2017	01-07-16	О внесении изменений в Должностную инструкцию	0,036
15.09.2017	01-07-17	О создании обособленного подразделения	0,016
20.10.2017	01-07-18	О внесении изменений в штатное расписание, создание нового подразделения	0,018
17.11.2017	01-07-19	О внесении изменений в штатное расписание, введение новой должности	0,028
23.12.2017	01-07-20	О внесении изменений в штатное расписание, увеличение кол-ва штатных единиц	0,017