2020-06-10
58
Всегда ли нужен ГОСТ
Положения Стандарта - это рекомендуемые правила, при соблюдении которых документы выглядят одинаково понятно, легко читаются и правильно учитываются в компании.
Например, подходящим шрифтом по ГОСТу считается свободно распространяемый бесплатный шрифт (Times New Roman, Arial, Verdana) размерами N 12, 13, 14. Кстати, более мелкий шрифт можно использовать при составлении таблиц <1>. Если печатать документы каким-то редким шрифтом, у контрагентов при открытии в электронном виде документ может не отобразиться.
А вот если договор будет напечатан слишком мелким шрифтом, это может привести к спору с потребителями или Роспотребнадзором. Суды могут посчитать, что клиент не имеет возможности полноценно ознакомиться с документом и понять его содержание <2>. Не исключено, что придется не только перепечатать текст договора по требованию Роспотребнадзора, но и разрешать спор по существу с потребителем.
Вместе с тем не все правила ГОСТа нужно безоговорочно применять. К примеру, Стандарт допускает распечатку документа на обеих сторонах листа <3>. Но в налоговой инспекции настаивают на том, что многостраничный документ нужно печатать на разных листах: две страницы на одном листе неудобно сканировать. Поэтому в этой части лучше рекомендациями ГОСТа не пользоваться, а следовать указаниям налоговиков <4>.
Какие из рекомендаций ГОСТа вы будете применять к каким документам, закрепите в ЛНА. Например, в инструкции по делопроизводству. Если у вас уже есть подобный документ, оформите к нему изменения приказом. С таким приказом и текстом изменений ознакомьте всех работников, занятых в делопроизводстве, чтобы они знали обо всех новшествах и вы могли требовать от них составления документов по новым правилам.
К сведению
О порядке заверения копий по новому ГОСТу читайте: 2018, N 12, с. 43.
--------------------------------
<1> п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ).
<2> Постановление АС ВСО от 05.12.2017 N Ф02-6327/2017.
<3> п. 3.2 ГОСТа.
<4> Письмо ФНС от 09.03.2017 N ГД-3-14/1605@.
Оформляем информационно-справочные документы
Это могут быть:
- внутренние документы компании (служебные записки руководству, уведомления работников об изменениях условий труда);
- "внешние" документы, подготовленные для контрагентов, госорганов или граждан (письма в госорганы, уведомления контрагентов, справки работникам по месту требования).
Учитывайте следующие особенности "уведомительных" и справочных документов.
Комментарий
<1> Изображение товарного знака (знака обслуживания) может располагаться и в другом месте - по центру верхнего поля бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <5>.
<2> Справочные данные об организации - это почтовый адрес организации, адрес ее места нахождения (если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации в сети Интернет, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Они нужны на бланках документов, отправляемых контрагентам, в госорганы или работникам <6>. На внутренних документах организации, например на служебной записке руководителю, справочные данные можно не указывать.
<3> Помимо подразделения или отдела, здесь может быть указано должностное лицо, подготовившее документ: "Отдел кадров, руководитель отдела кадров". Предположим, если этот работник от своего имени составляет докладную записку. Должность указывается так, как она прописана в распорядительном документе о назначении на должность <7>.
<4> На документе может стоять отметка о контроле, если, допустим, вы не пользуетесь опцией установки контроля за документом в бухгалтерской программе. Отметку о контроле предлагается оформлять при помощи штампа со словом "Контроль". Штамп с одной буквой "К" больше не применяется <8>.
<5> Адресат оформляется одинаково для деловых писем, уведомлений госорганов и внутренних информационно-справочных документов, например служебных записок <9>:
- если адресуете письмо в какую-либо организацию, то ее полное или сокращенное наименование указываете в именительном падеже;
- если адресуете письмо в конкретное структурное подразделение, его название пишется ниже названия организации в именительном падеже;
- если адресуете документ руководителю (заместителю руководителя) организации, наименование его должности, включая наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица укажите в дательном падеже.
При указании ф. и. о. адресата пишите сначала фамилию, а потом инициалы.
<6> В таком виде оформляется отметка о приложении, если о нем не упомянуто в документе. Если приложение названо в тексте документа, под текстом от границы левого поля достаточно написать: "Приложение: на 3 л. в 2 экз." <10>.
Если к документу прилагается компьютерный носитель (к примеру, компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то по ГОСТу достаточно:
- в документе указать только, к примеру: "CD в 1 экз.";
- на конверте, в который вложен носитель, перечислить наименования документов, записанных на носитель, и имена файлов.
Но в ваших интересах наиболее полно указывать все приложения, записывать их наименования и количество листов, в том числе и содержание компьютерных носителей, в тексте самого документа. Например, ваше письмо с отметкой контрагента о получении перечисленных в приложении документов поможет в споре подтвердить, какие именно экземпляры вами были направлены. Недобросовестный контрагент, отказывающийся платить, не сможет доказать, что не получал от вас нужные бумаги <11>.
--------------------------------
<5> пп. 5.2, 5.3 ГОСТа.
<6> п. 5.8 ГОСТа.
<7> пп. 5.6, 5.7 ГОСТа.
<8> п. 5.29 ГОСТа.
<9> п. 5.15 ГОСТа.
<10> п. 5.19 ГОСТа.
<11> Постановление АС МО от 30.05.2017 N Ф05-4594/2017.
Оформляем распорядительные документы
Сюда относятся приказы или распоряжения. Это всегда внутренние документы компании.
Если вы не пользуетесь, в частности, унифицированными формами кадровых документов, то проследите, чтобы в ваших формах учитывались такие новшества ГОСТа.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью "Дивный сад" │
│ (ООО "Дивный сад") │
│ Филиал Тверской N 1 │
│ Отдел кадров │
│ │
│ ПРИКАЗ N 4-к │
│ ┌────────────────────┐│
│г. Тверь │3 сентября 2018 г. <1>
│ └────────────────────┘│
│ │
│ Об утверждении штатного расписания │
│ │
│В связи с введением новой должности "Инженер по охране труда" и│
│изменением количества штатных единиц по должности "Менеджер отдела│
│закупок" │
│ │
│ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ │
│ ┌──────────────┐ │
│1. Утвердить штатное расписание в новой редакции │(приложение) <2> и│
│ └──────────────┘ │
│ввести ее в действие с 1 октября 2018 г. │
│ │
│┌──────────────────────────────┐ │
││Приложение: на 6 л. в 1 экз. <2> │
│└──────────────────────────────┘ │
│┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│
││Генеральный директор Мальцев А.П. Мальцев <3>
│└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
│┌─────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────┐│
││Исполнитель: <4> │ 09-18 18 <5>
││Отдел кадров, инспектор по кадрам│ │В дело N ----- за 20-- г.││
││Павлова Ирина Владимировна, │ │Инспектор по кадрам ││
││+7 (482) 212-34-30, │ │------------------- ││
││pavl_divsadtv@company.ru │ │Павлова 19.09.2018 ││
│└─────────────────────────────────┘ │------- ---------- ││
│ └─────────────────────────┘│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Комментарий
<1> Словесно-цифровым способом дату можно записывать без "0" перед однозначным числом. А вот дату арабскими цифрами, разделенными точкой, записывайте так: 03.09.2018 <12>.
<2> Если есть приложение, являющееся частью документа, укажите это и в тексте документа, и под текстом документа <13>.
<3> При подписании документа <14>:
- пишется полное наименование должности подписывающего его человека без названия организации, если документ составлен на ее бланке. Если документ оформлен не на бланке компании, то пишется: "Генеральный директор ООО "Дивный сад";
- в расшифровке подписи сначала ставятся инициалы, потом фамилия;
- дата подписания не ставится.
<4> Рекомендуется указывать полностью имя и отчество исполнителя <15>. Так удобнее при необходимости сразу обратиться к нему по имени и отчеству. Наименование должности, структурного подразделения, адрес электронной почты исполнителя можно не указывать.
<5> Отметка о направлении документа в дело сократилась: об исполнении документа теперь тоже можно не писать <16>.
--------------------------------
<12> п. 5.10 ГОСТа.
<13> п. 5.19 ГОСТа.
<14> п. 5.22 ГОСТа.
<15> п. 5.25 ГОСТа.
<16> п. 5.30 ГОСТа.
