2020-06-10
61
Ситуация 1. Нужно расписаться за временно отсутствующего директора.
Если в подготовленный и согласованный проект документа уже внесена должность директора, который сейчас расписаться не может, то исправьте запись от руки или при помощи штампов так <17>:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Заместитель генерального директора │
│┌──────────────────────────────┐ │
││в соответствии с должностной <1> │
││инструкцией от 14.08.2015 │ │
│└──────────────────────────────┘ │
│ │
│Генеральный директор Мухин Р.О. Мухин│
│ │
│-Генеральный директор- -Мальцев- -А.П. Мальцев-│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Комментарий
<1> Укажите, на основании какого документа человек вправе расписываться за директора. Например, такое право установлено в его должностной инструкции, трудовом договоре или в приказе о совмещении должностей на время отсутствия директора.
Если документ не готовился заранее и утверждается в отсутствие руководителя, его сразу может подписывать человек, уполномоченный на это в компании.
Внимание! Нельзя ставить косую черту или надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Документ с такой чертой или надписью может быть оспорен, в частности из-за того, что он подписан не тем человеком, который в нем указан.
Ситуация 2. Нужно распечатать, например для хранения, документ, который в электронном виде был подписан электронной подписью.
На месте собственноручной подписи должна стоять такая отметка <18>:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌─────────────────────────────────┐ │
│ │ Документ подписан электронной │ │
│ │ подписью │ │
│Генеральный директор │ Сертификат __________ │ А.П. Мальцев│
│ │Владелец Мальцев Алексей Петрович│ │
│ │ Действителен с 01.01.2017 │ │
│ │ по 01.01.2022 │ │
│ └─────────────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Внимание! Если в компании есть печать, то проставляйте ее в месте, обозначенном "М.П.", не захватывая собственноручной подписи человека, подписавшего документ <19>.
--------------------------------
<17> п. 5.22 ГОСТа.
<18> п. 5.23 ГОСТа.
<19> п. 5.24 ГОСТа.
Проставляем грифы
Гриф утверждения сохранился в прежнем виде. Только если документ утвержден коллегиальным органом, добавьте реквизиты утвердившего его протокола <20>:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ УТВЕРЖДЕНО │
│ Советом директоров │
│ ООО "Дивный сад" │
│ (протокол от 10.09.2018 N 1)│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если утвержден документ, который упомянут в распорядительном документе в качестве приложения, то гриф утверждения будет выглядеть так <21>:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Приложение │
│ УТВЕРЖДЕНО │
│ Приказом ООО "Дивный сад"│
│ от 03.09.2018 N 4-к │
│ │
│ Штатное расписание │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ГОСТом введен гриф секретности для конфиденциальной информации <22>. Какие именно это будут надписи, компания вправе придумать самостоятельно и закрепить их в ЛНА. ГОСТом предложены, например: "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально". Напомним, что:
- в отношении сведений, относящихся к коммерческой тайне, вы обязаны проставлять такой гриф по требованию Закона <23>. В отношении персональных данных проставление отметок о секретности остается на ваше усмотрение, оно не обязательно;
- наличие только грифа секретности не защитит вашу информацию. Необходимо, чтобы соблюдались все условия по защите конфиденциальных сведений. В частности, в компании должен быть утвержден перечень конфиденциальных сведений и сотрудники, работающие с ними, под роспись ознакомлены с таким перечнем;
- наличие только грифа секретности на документах не позволит наказать работника за разглашение секретов.
К сведению
Подробнее о защите конфиденциальной информации читайте: 2018, N 3, с. 62.
* * *
Кстати, у документов, срок хранения которых свыше 10 лет, делайте левое поле не меньше 30 мм. В частности, это касается штатного расписания, должностных инструкций, актов приемки-передачи при смене руководителя компании <24>. Так будет удобнее вшивать их в дела длительного хранения и в дальнейшем просматривать при необходимости.
--------------------------------
<20> п. 5.16 ГОСТа.
<21> п. 5.19 ГОСТа.
<22> п. 5.14 ГОСТа.
<23> п. 5 ч. 1 ст. 10 Закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ.
<24> пп. 71, 77, 79 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558.
М.А. Кокурина
Старший юрист
Подписано в печать
21.09.2018
