Классификация и назначение устройств

Письменная экзаменационная работа

на тему: «Организация документационного оборота и обработка входящих документов. Использование аппаратных средств факсимильной связи на рабочем месте»

Выполнила: Е.Г.Григоренко

учащаяся группы ОС-16

Проверил: С.А.Андреева

М.В.Карпович

г.Гомель 2020

Введение

Я проходила производственную практику в ГУО «Средняя школа №67 г.Гомеля» по специальности оператор ЭВМ.

Оператор ЭВМ – это специалист, который занимается вводом и обработкой информации на электронно-вычислительных машинах. Он должен знать устройство компьютера, уметь работать с программными комплексами и многое другое.

Оператор ЭВМ должен уметь пользоваться разными операционными системами. Должен иметь высокую скорость набора текстов, желательно уметь печатать «вслепую», а также знать основы документоведения, уметь пользоваться офисным оборудованием.

В обязанности оператора электоронно-вычислительных машин входит:

1. Подготовка документации;

2. Работа с базой данных;

3. Работа с электронными документами;

4. Быстрый набор текстов;

5. Разбор материалов электронной почты и т.д.;

В мои обязанности входило:

ü Ввод текстовой информации;

ü Изготовление копий документов при помощи оргтехники;

ü Работа с E-mail;

ü Введение документации;

ü Внесение в базу данных информацию, нужную для функционирования школы;

Организация документационного оборота и обработка входящих документов

Документооборот – прохождение документов в учреждении с момента создания (получения) до завершения исполнения или отправка. Организация документооборота в школе осуществляется специальным структурным подразделением или назначенным ответственным за делопроизводство лицом (в небольших школах – это, как правило, секретарь директора), на которые возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Требования к документообороту:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, регулироваться и оптимально осуществляться.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действие с документами необусловленные деловой необходимостью.

3. В процессе прохождения и обработки документов необходимо добиваться максимального единообразия.

Различают 3 потока документов:

1. Входящие (поступающие в учреждение документы)

2. Исходящие (отправляемые из учреждения)

3. Внутренние (создаются в учреждении и не выходят за его пределы)

Порядок обработки и приём входящих документов

Приём и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется экспедицией или секретарём.

В зависимости от поступающей корреспонденции учреждения делят на 4 категории:

1. Учреждения с объемом документооборота свыше 100 тыс. в год;

2. От 25 до 100 тыс. в год;

3. От 10 до 25 тыс. документов в год;

4. До 10 тыс. документов в год.

Первоначальная обработка поступивших документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений фиксации факта, поступление документов в учреждение и подготовки корреспонденции к передаче по назначению т рассмотрению.

Для проверки правильности доставки нужно прочитать адрес на конверте и проверить целостность упаковки.

Неправильно доставлена корреспонденция направляется по назначению, возвращают отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».

Все письма вскрывают, не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Телеграммы, телефонограммы, факсограммы подлежат обработке в первую очередь.

Все конверты уничтожаются за исключением случаев:

1.дата почтового штампа необходима как свидетельство даты отправки или получения документа.

2.Если на документе отсутствует реквизит «дата».

3.Если дата документа отличается от даты его получения.

4.Если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в учреждение. Его проставляют в правом нижнем углу первого листа документа.

Далее документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Зарегистрированные документы передаются руководству для рассмотрения документов, результат отражается в резолюции.

После рассмотрения документов руководством их передают исполнителям в день поступлении. Если имеется ссылка на другие документы, секретарь их подбирает и передаёт на рассмотрение вместе с поступившим документом.

Регистрация документов в школе представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующую факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивают регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Использование аппаратных средств факсимильной связи

На рабочем месте

Факсимильной связью называется передача заранее подготовленных и нанесённых на бумагу неподвижных изображений по каналам связи, обеспечивающая визуальное восприятие информации. В основном факсимильная связь используется для отправления документов (текстов, чертежей, рисунков, схем, фотоснимков) на бумажные носители получателей. Фактически факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов. Термин «факсимильная связь» относится к системам передачи как полутоновых, так и штриховых документов. В основу факсимильной связи положен метод передачи временной последовательности электрических сигналов, характеризующих яркость отдельных элементов передаваемого документа.

Основными этапами факсимильной передачи информации являются:

1.сканирование передаваемого изображения и преобразование дууего в последовательность электрических сигналов;

2.передача электрических сигналов по каналу связи;

3.прием электрических сигналов и преобразование их в ту или иную форму, необходимую для воспроизведения изображения;

4.воспроизведение изображения.

Факсимильные аппараты являются многофункциональными устройствами, как правило, три компонента:

1.сканер, обеспечивающий считывание информации с оригинала и преобразование ее в последовательность электрических сигналов;

2.приемно-передающее устройство (модем), выполняющее функции передачи сигнала по каналу связи и прием сигналов от других абонентов;

3.принтер, воспроизводящий принятое изображение оригинала путем печати на бумаге.

Электрографически е и струйные факсимильные аппараты обладают несколько более высокой стоимостью, но позволяют использовать обычную бумагу.

Лазерные факсимильные аппараты самые дорогостоящие. Они обеспечивают разрешение до 16 точек на 1 мм и 64 уровня серого цвета и оборудуются модемами со скоростью передачи информации до 14400 бит/с.

Фотографические факсимильные аппараты лучше других передают полутона и имеют высокую разрешающую способность, но используют для воспроизведения дорогую фотографическую бумагу, что значительно ограничивает их применение.

Электрохимические и электромеханические факсимильные аппараты не находят широкого применения. Электромеханические аппараты не передают полутонов, хотя и используют обычную бумагу, а в электрохимических факсимильных аппаратах используется специальная электрохимическая бумага.

Конструктивно факсимильные аппараты, как и плоттеры, подразделяются на плоскостные и барабанные. В плоскостных аппаратах передаваемые документы ограничиваются размерами, а в барабанных — только шириной, что позволяет обеспечивать передачу документа в рулоне.

При приеме факсимильного сообщения после звонка по телефону с просьбой принять факс необходимо проверить наличие бумаги и включить аппарат. Факсимильная связь может применяться для ввода передаваемой информации непосредственно в ЭВМ при наличии факс-модема. Для передачи рукописных сообщений используются телефонные факсимильные приставки, которые обеспечивают передачу выполняемых от руки схем, подписей. При передаче факса абонент специальным пером пишет на блокноте: таким образом осуществляется передача подписи ответственного лица.

Классификация и назначение устройств

Назначение факсимильной связи – передача информации на расстоянии. Для организации факсимильной связи могут использоваться телефонные каналы, а также телеграфные и радиоканалы связи. Важное достоинство факсимильной связи – полная автоматизация передачи, скорость и достоверность передачи информации довольно высоки. Если компьютер снабжен факс-модемом, то передаваемая информация может вводиться в память компьютера. Выпускаемые в настоящее время факсимильные аппараты отличаются способом воспроизведением изображения, разрешающей способностью и другими параметрами.

Факсимильные аппараты различаются по способу воспроизведения изображения:

ü Фотографические;

ü Электромеханические;

ü Термо- и электрографические;

ü Струйные;

ü Лазерные.

Факсы можно классифицировать по нескольким параметрам: функциональность и тип печати.

По функциональности факсы делятся на:

· Монофукциональные;

· Многофункциональные;

Одна из основных классификаций факсов осуществляется по типу печати:

ü Печать на термобумаге – такой факс обойдётся относительно дёшево. Термобумага производится в рулонах, примерный расход которых равен ста страницам бумажного формата А4;

ü Факсы с лазерной печатью – стоят недёшево, но это вполне оправдывается высокой скоростью передачи, хорошим разрешением получаемого документа;

ü Печать с термоплёнкой – осуществляется на обычную бумагу, но с помощью термоплёнки, которая действует по принципу копирки.

Конструктивно факсимильные аппараты, как и плоттеры, подразделяются на плоскостные и барабанные. В плоскостных аппаратах передаваемые документы ограничиваются размерами, а барабанных – только шириной, что позволяет обеспечивать передачу документа рулоне.

Технические характеристики устройств

В своей работе я использовала факс Panasonic KX-FT982RUB (рис. 2.1) KX-FT982RUB простой и недорогой, но качественный факс, который печатает на термобумаге (специальная рулонная бумага). Из расходных материалов кроме термобумаги ничего больше не потребуется. Поэтому, он считается самым экономичный факсом.