Подготовке к выступлению на конференции

Итак, что же такое презентация? В англоязычной деловой культуре (откуда к нам и пришло это понятие, presentation) – это любое публичное выступление (кроме speech, спич – очень короткой речи, не имеющей целью что-либо продать и к чему-либо побудить). Целью презентации является формирование или изменение мнения, убеждения аудитории в отношении объекта презентации.

Публичные речи бывают трех жанров:

- побудительные - выступления на митингах, рекламных акциях; их цель – склонить аудиторию к какому-то действию;

- ритуальные - поздравительные, в честь открытия чего-либо, юбилея чего-то или кого-то; цель таких речей – вызвать положительные чувства, эмпатию, эмоциональный интерес аудитории;

 - информирующие – доклады, лекции, отчеты. Цель информирующих речей – восприятие аудиторией новой информации или изменение мнения, позиции по отношению к уже известной.

Таким образом, не бывает бесцельных презентаций. Но при формулировании цели своей презентации, нужно учесть два обстоятельства:

1) кто находится в зале – ваша целевая аудитория;

2) что они сделают после вашей презентации.

Результат презентации – это действие аудитории по отношению к объекту презентации. В нашей профессиональной деятельности презентация чаще имеет информативный, ознакомительный характер. Тем не менее, полнота восприятия, понимания аудиторией сообщаемой информации, пусть иногда в отдаленной перспективе, ведет к укреплению профессиональных позиций, к коррекции мнений и поведения аудитории в отношении объекта презентации.

Презентация может включать доклад и слайды (иллюстративный материал). Бытует очень распространенное, но ошибочное мнение, что визуальная часть презентации самодостаточна. Это не так. Слайды не заменяют собой презентацию, а лишь помогают ее провести. Ваше выступление может проходить и без слайдов, но учтите, что большинство людей – визуалы, поэтому слайды могут быть очень эффективны.

Более подробно остановлюсь на тексте доклада. Подготовить хороший доклад несложно, однако нужно соблюдать определенные принципы.

Тема доклада должна соответствовать содержанию.

Как это ни странно, но бывает так, что заявленная тема не соответствует тому, о чем докладывает презентатор. Причин тому много. Иногда люди выступают с одним и тем же докладом несколько раз, меняя лишь его название. Некоторые начинают писать об одном, но в ходе работы над докладом акценты смещаются, и текст сильно отличается от первоначального замысла, а название осталось прежним. Поэтому, подготовив доклад, еще раз все проанализируйте, сравните содержание и название.

 

Доклад должен соответствовать общей тематике и направленности конференции.

В каждой глобальной теме есть множество направлений. Проверьте ваш доклад на предмет соответствия теме конференции, общему уровню целевой аудитории. Условно определите, на кого рассчитан ваш доклад: профессионалов в вашей сфере или новичков.

 

Уделите внимание началу выступления.

Ваше выступление можно сравнить с музыкальным или художественным произведением, которое состоит из вступления, основной части и финала. Задача вступления – захватить внимание слушателей, заинтересовать их, установить эмоциональный контакт. Можно привести интересный, удивительный факт, имеющий прямое или косвенное отношение к вашей теме. Начало задаст соответствующий тон всему вашему выступлению. Но не начинайте говорить, пока не убедитесь, что вас готовы слушать.

 

4. Основная часть выступления должна занимать две четверти от общего времени. Остальное – вступление и заключение.

Уделите внимание финалу выступления.

Помните, что начало и финал обращаются к чувствам, а не к разуму. При этом финал призван закрепить достигнутое. Хорошим вариантом заключения может быть возвращение к началу. При этом слушателям предлагается и блок новой информации, что, возможно, поможет увидеть и оценить объект презентации по-другому.

 

Репетиция и коррекция.

Готовьтесь к выступлению заранее, даже если вы – очень опытный докладчик. Читайте свой доклад вслух. Во-первых, вы точно будете знать, сколько времени занимает ваша презентация. Во-вторых, вы поймете, где нужно добавить информации, а где, возможно, сократить. Первую и последнюю фразы вашего выступления выучите наизусть. Неоднократные репетиции также поспособствуют тому, чтобы вы чаще отрывали голову от своего доклада. А это произведет благоприятное впечатление на аудиторию.

 

Новизна информации.

Ваш доклад должен иметь элементы новизны. Или это будет принципиально новая тема, или иной взгляд на, казалось бы, всем знакомый предмет. Вы должны, исследуя, разрабатывая выбранную тему, дать аудитории максимум новой информации, а не повторять хорошо изученное старое.

 

Конкретизация и детализация информации.

Никогда не ссылайтесь на непроверенные данные. Ваши собственные умозаключения должны основываться на чьих-либо или ваших собственных фундаментальных исследованиях. Приводите экспертные оценки и отзывы, точные цифры и даты, указывайте конкретные детали и обстоятельства. Обязательно называйте фамилии экспертов, ссылайтесь на аналитические и статистические службы. Ценность данных, взятых с потолка, нулевая.

Знание темы доклада.

Желательно не просто знать свой доклад, но и хорошо разбираться в самой теме. Обычно после выступления бывают вопросы. При подготовке к выступлению постарайтесь предположить, какие вопросы вам могут быть заданы, и потренируйтесь на них отвечать. При этом помните, что ответ на вопрос – это не лекция; отвечайте ясно и, по возможности, кратко. Если вы не можете ответить, скажите об этом прямо. Ведь ответы на вопросы в публичном выступлении – это не экзамен. Вы не можете быть сведущи во всем, а вашу искренность слушатели оценят выше компетентности.

 

О слайдах.

Демонстрация слайдов – это превосходный способ зафиксировать текст в сознании аудитории. Однако очень часто визуальная часть, вместо того, чтобы помогать презентатору и аудитории, скорее мешает. Две наиболее распространенных ошибки:

1) все внимание аудитории приковано к чрезмерно ярким слайдам; докладчик пытается соревноваться с собственным визуальным материалом, а в итоге никто не слышит текст доклада и со слайдами его не связывает;

2) на слайдах дублируется информация из текста, а роль докладчика сводится лишь к ее считыванию.

Известный российский бизнес-тренер Радислав Гандапас сказал: «Слайды – это не комиксы, а иллюстрации к «Войне и миру». В практике создания визуальных презентаций существует стратегия, следование которой поможет сделать вашу презентацию более наглядной и эффективной.

1. «1 = 40».

На одном слайде должно быть не более 40 слов на русском языке. Если слайды на английском – достаточно 25 слов. Если на одном слайде слишком много информации, то она не воспринимается вообще. Слайд призван зафиксировать ключевые моменты, но не дублировать все, что вы говорите.