Прием первичных унифицированных бухгалтерских документов на любых видах носителей

Задание на 01.06.2020

Прием произвольных первичных бухгалтерских документов, рассматриваемых как письменное доказательство совершения хозяйственной операции или получения разрешения на ее проведение.

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Федеральный закон «О бухгалтерском учете») все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование оформляемого документа;

· дату его оформления;

· наименование составителя документа;

· его идентификационный код;

· содержание указываемой хозяйственной операции;

· показатели операции в натуральном и денежном выражении;

· указание должностей, ответственных за содержащуюся в документе информацию и правильность ее оформления лиц;

· оригиналы подписей указанных лиц, фамилии и инициалы.

 

Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом "О бухгалтерском учете".

Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

· по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

· арифметически (подсчет сумм);

· по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Прием первичных унифицированных бухгалтерских документов на любых видах носителей.

В соответствии с ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Первичный учетный документ подписывается уполномоченным на такие действия лицом. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем компании по согласованию с главным бухгалтером.

Нельзя заполнять первичные документы простым карандашом, для этих целей должны использоваться паста шариковых ручек или другие средства, обеспечивающие сохранность записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Кроме того, все свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

В случае составления первичных документов в виде электронных документов организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган.

При всем этом необходимо учитывать, что отдельные нормативные акты до сих пор определяют требования о представлении первичных документов на бумажном носителе. В частности, согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства Российской от 13 октября 2008 г. № 749) по итогам командировки работник должен представить работодателю в течение 3 календарных дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а также отчет о выполненной работе в командировке. При этом отчет представляться должен именно в письменной форме.

В отдельных случаях руководящие документы напрямую предусматривают возможность формирования первичного документа в электронном виде. В электронном виде могут формироваться кассовая книга и книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

При применении электронных документов должны учитываться положения п. 2 ст. 160 ГК РФ, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон; Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в редакции изменений и дополнений); Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в редакции изменений и дополнений).

В соответствии с ч. 3 ст. 21 Закона о бухгалтерском учете федеральные стандарты бухгалтерского учета могут определять виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета. На сегодняшний день такого рода требований руководящие документы не содержат.

В свою очередь, законодательство предусматривает два вида электронных подписей – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. При этом различаются неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись. Таковы положения Федерального закона № 63-ФЗ.

Действующее законодательство не запрещает использование в качестве оправдательных копий первичных учетных документов. Вместе с этим, необходимо учитывать, что копия не может подтвердить подлинность документа, а потому использовать копии следует с учетом анализа «важности» первичного документа и необходимости подтверждения хозяйственной операции в целях бухгалтерского учета, уплаты налогов и соблюдения требований действующего законодательства.

В любом случае копии документов могут приниматься к учету по соглашению сторон.