Упорядочение правил составления и оформления документов (гл. 2-4, 7-15, 18, 21, 27, 59)

«2. Переписка ведется с определенным должностным лицом, а не со штабом, учреждением, частью и т. п., при чем бумага адресуется всегда по названию штабной должности в зависимости от того, кто в данное время эту должность исполняет или кто подписал ту бумагу, на которую отвечают (форма № 11). Исключение из этого правила составляет: а) переписка с учреждениями других министерств; б) переписка главных окружных и равных им по значению штабов и управлений, где допускаются, кроме личных, еще и бумаги как исходящие от имени, так и адресованные на имя означенных штабов и управлений. Вид служебной бумаги определяется правами, присвоенными должности того, к кому обращаются по отношению к пишущему, а не чином лица, постоянно или временно эту должность занимающего, причем к временно исправляющему должность относятся также, как и к лицу, занимающему ее постоянно, лица, пользующиеся правами ниже командира корпуса в главные и равные им, а лица, пользующиеся правами ниже начальника дивизии, кроме того и в окружные и равные им штабы и управления представляют рапорт, аполучают от них предписание.

Окружные штабы и управления представляют в главные рапорт, а от них получают предписание.

Примечание. Если в одном и том же учреждении должностей одного названия несколько, то к названию должности прибавляют в заголовке бумаги чин и фамилию лица, к которому обращаются (а также титул и звание).

3. Все военнослужащие, в каком бы чине они не состояли, всегда и без изъятия представляют рапорт своему непосредственному начальнику и всем высшим над ним начальникам, если, согласно существующих правил, или в случае крайней необходимости обращаются непосредственно к ним.

4. Начальник всегда дает своему подчиненному предписание, хотя бы подчиненный состоял в равном и даже высшем чине, причем воспрещается употреблять слово "прошу", а писать непременно: "приказываю", "предписываю", или "предлагаю".

7. Всеподданнейшие рапорты (форма № 1) и прошения (форма №№ 2, 3 и 4) пишутся всегда на бумаге полулистового формата без бланка: а) обыкновенным подчерком, б) на пишущих машинах, или в) печатаются типографским способом, при чем для отделения как высочайшего имени, так и всех тех выражений, которые должны писаться крупными буквами, не разрешается употреблять никаких украшений или особого начертания букв. Бумаги эти подписываются четко и разборчиво без росчерков и сокращений тем лицом, от которого исходят, без скрепы. Прошения на Высочайшее имя военнослужащие представляют по команде в следующих случаях: при зачислении в запас и в комплект строевых частей казачьих войск, при увольнении от службы, при испрошении о награждении орденами по статусу и о разрешении браков, в изъятии из закона и при увольнении в такие отпуски, на разрешение которых должно быть испрошено Высочайшее соизволение.

Примечание. Всеподданнейшие отчеты, доклады и пр. по главным управлениям составляются по особым на то правилам.

8. Для всех прочих видов служебных бумаг употребляются бланки: а) со штатным названием должности лица, от которого бумага должна исходить, вне зависимости от того, кто ее подписывает и б) с названием главного, окружного или равного им по значению штаба или управления, из которого бумага исходит, но исключительно в том случае, если бумагу подписывает не начальник штаба или управления, или не лицо постоянно или временно исполняющее его должность (форма № 5).

Примечание. Если бумага исходит от установления, по закону, коллегиального, то употребляется бланк употребления, напр. военно-окружной Совет такого-то округа и т. д. Подпись на таком бланке заготовляется так: председатель Совета и пр.

9. Служебная бумага подписывается тем лицом, от которого она исходит, а скрепляется непосредственно подчиненным ему лицом, по части которого она заготовлена и лицом, ведающим ее исполнением. При подписи и скрепе прописываются чин и звание (напр., флигель-адъютант); титул же и фамилию обязательно писать собственноручно и разборчиво. Подписывающий бумагу проставляет число. На бумагах, копируемых на множительных аппаратах, все изложенное исполняется на том экземпляре, с которого копируется, так чтобы подпись, число и скрепы автоматически воспроизводились одновременно с текстом бумаги.

Если бумага заносится в исходящий журнал не в то число, которое проставлено при подписи, то число занесения в журнал прописывается под первым в виде знаменателя (форма № 11).

10. На полях всех видов бумаг с обширным или сложным, т. е. заключающим в себе сведения по нескольким вопросам, текстом, обязательно прописывается как можно кратче, но с полнотой, достаточной для того чтобы служить готовой записью во входящий журнал, суть того, о чем изложено в бумаге, если же бумага служит ответом, то, кроме того, обязательно проставляется № той бумаги, на которую отвечается. На бумагах кратких, несложного содержания, суть не прописывается, но если она ответная, № выставляется обязательно.

11. Для служебной переписки, смотря по количеству письма, независимо от той инстанции, в которую она отсылается, устанавливается следующий формат бумаги: в четверть и в 1/8 листа, загибая левый край, примерно на 1/4 вершка; полулист, сложенный пополам, и лист, сложенный пополам, в случае надобности со столькими вшитыми листами, сколько нужно по количеству написанного. Для писем обязательно употребляется, а для служебной переписки, имеющий характер личный может употребляться почтовая бумага большого и обыкновенного формата.

12. Когда подлежащее написанию мажет поместиться на бланке открытого казенного письма, можно пользоваться этими бланками.

13. Для часто повторяющихся бумаг с однообразным текстом обязательно заготовлять печатные или литографированные или другим подобным способом воспроизведенные бланки с неизменяемой частью текста. Также обязательно текст бумаги, подлежащий разсылке в нескольких экземплярах, воспроизводить каким-либо автоматическим способом.

14. В военное время, а также в мирное время на маневрах и других полевых занятиях, употреблять бланки полевых книжек, установленных уставом полевой службы, а для разного рода распоряжений и, вообще для канцелярской переписки, не представляющей особой важности – как бланки этих же книжек, так и других произвольных форматов, но с непременным условием, чтобы с написанного оставалась автоматическая копия.

15. На всех, без изъятия бумагах, каким бы способом не воспроизводился их текст (не исключая и напечатанных в типографии) с левой стороны должно оставаться для отметок чистое поле шириною около одной трети употребляемого для письма формата бумаги.

18. В конце бумаги, после текста, перед подписью, прописываются: закон, служащий основанием для изложенного в бумаге; справка, указывающая на распоряжение, или вообще, дающая сведения, необходимые для уяснения причин, вызвавших написание бумаги; приложение – подробное перечисление всего пересылаемого при бумаге. Если приложений много, то им составляется отдельная опись, а в бумаге прописывается приложение – по описи.

21. Служебная переписка, как между военнослужащими, так и с лицами и учреждениями гражданского ведомства должна излагаться ясно, кратко и точно, без неидущих к делу фраз учтивости, титулов, кроме случаев обращении к Высочайшим Особам, без заключительных фраз, без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку и с неполным выписыванием слов, названия должностей и пр.

27. Ответ по полученной бумаге посылается прямо к тому должностному лицу или в то учреждение, от которого бумага получена, причем, если выяснится надобность для полноты ответа иметь чьи-либо заключения, то переписка с этими лицами ведется лицом, получившим бумагу и полученные заключения в подлиннике прикладываются к ответу. Если же самый ответ зависит от лица, то бумагу надлежит отправить по принадлежности и сообщить об этом тому лицу, от которого была получена бумага.