2020-06-29
59ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 27
ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ В ПРОГРАММНОМ
ПРОДУКТЕ 1С БУХГАЛТЕРИЯ.
Цель работы:
ü ознакомиться с программным продуктом 1С Бухгалтерия;
ü рассмотреть интерфейс программного продукта 1С Бухгалтерия;
ü ознакомиться с основными методами формирования отчетов в различных режимах в программном продукте 1С Бухгалтерия.
Обеспечение работы:
ü ПК с установленным программным продуктом 1С Бухгалтерия (1С Предприятие 7.7);
ü методические указания к выполнению работы (электронный вариант).
Порядок выполнения работы:
1. Ознакомиться с теоретическим материалом данных методических указаний;
2. Выполнить задание, которое приведено в разделе II Порядок выполнения работы;
3. Ответить на контрольные вопросы, сделать выводы.
4. Оформить отчет.
Содержание отчета:
ü тема, цель и порядок выполнения работы;
ü привести ответы на поставленные вопросы в заданиях и скрины экрана;
ü ответы на контрольные вопросы;
ü выводы.
Теоретические положения
I. ПОНЯТИЕ ОТЧЕТЫ
Учетная информация, зарегистрированная в компьютерной системе, является основой для формирования отчетности. Формы отчетов разнообразны. Некоторые из них стандартизованы и ориентированы на использование внешними потребителями: баланс предприятия (форма 1), налоговая отчетность и т.п. Некоторые отчеты используются внутри предприятия для организации эффективного управления.
С точки зрения программы, отчет - это объект программы, обеспечивающей формирование некоторой выходной (печатной) форме документа на основе данных, содержащихся в информационной базе.
В типовой конфигурации программы содержится некоторое достаточно большое число готовых форм отчетов. Среди них: Оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета, анализ счета, баланс (форма 1) и др.
Обратиться к режиму формирования стандартного отчета можно через пункт главного меню программы - "Отчеты". Также список всех отчетов доступен через меню «Операции - Отчеты".
Режим конфигурирования позволяет создавать практически неограниченное количество дополнительных форм отчетов, а также вносить изменения в порядок формирования существующих отчетов.
Наименование форм отчетов включены в состав метаданных. Через эти наименования возможен доступ к описанию свойств и алгоритмов формирования отчетов.
Формирования регламентированных отчетов
Режим "Регламентированные отчеты".
Для правильного формирования отчетности необходимо ежемесячно проводить закрытие счетов доходов и расходов, распределение производственных затрат. Таким образом, нам необходимо для формирования отчетности провести закрытие сентября, чтобы сформировать финансовую отчетность за девять месяцев деятельности предприятия.
Документ "Выплата зарплаты".
Документ "Выплата ЗП" предназначен для осуществления операций по выплате заработной платы из кассы. Выплата заработной платы оформляется за месяц, предшествующий дате документа.
Задача 1.
03.08.2001 с расчетного счета в Киев ОКТЯБРЬСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ ПИБ "снят наличные в сумме 12000 грн. Для выплаты заработной платы за июль работникам предприятия. Составлен приходный кассовый ордер № 5, получена и введена в компьютерную бухгалтерию выписка банка № 8.
04.08.2001 сформирована платежная ведомость № 1 для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия.
В этот же день из кассы предприятия произведена выплата заработной платы по платежной ведомости № 1. Ведомость передана в бухгалтерию.
Рис. 1.1 – Платежная ведомость
Данные о выплаченной заработной плате отражены в компьютерном учете.
Операции по снятию наличных с расчетного счета рассматривались нами в разделе "Кассовые операции", поэтому перейдем ко второму пункту задания, связанного с формированием платежной ведомости и выплатой заработной платы.
Для решения задачи воспользуемся документом типовой конфигурации "Выплата ЗП". Вид документа, заполненная в соответствии с данными постановки задачи, показана на рис. 20-4.
Документ "Выплата зарплаты" предназначен для формирования печатной формы платежной ведомости, бухгалтерских проводок, отражающих факт выплаты заработной платы (задолженностей по заработной плате) сотрудникам.
Заполнение диалоговой формы документа следует начать с определения периода, за который будет осуществляться выплата зарплаты сотрудникам организации, вида выплаты, а также счета учета оплаты труда.
В реквизите "Процент выплаты" следует указать какой процент от суммы к выдаче мы хотим выплатить.
Касса организации, через которую осуществляется выплата зарплаты сотрудникам указывается посредством выбора из справочника "Счета нашей фирмы" в реквизите "Касса".
Кнопка "Заполнить" предназначена для автоматического заполнения табличной части документа. При этом для документов с видом выплаты "Аванс" или "Внесение остатков" предлагается осуществить выбор одного из документов "Начисление зарплаты", на основании которого будет заполнена табличная часть этого документа. Как варианты будут предложены все документы "Начисление ЗП" с таким же видом выплаты, которые были введены в текущем месяце. Для документа "Выплата ЗП" с видом выплаты "Основная з / п" табличная часть будет заполнена текущим сальдо взаиморасчетов по каждому сотруднику.
Заполнение табличной части документа производится автоматически для вида "Основная з / п", после нажатия кнопки "Заполнить". Табличная часть заполняется строками с ФИО сотрудников, которым начислена, но еще не выплачена зарплата. Фамилии сотрудников выбираются из справочника "Сотрудники", а сумма "К выдаче" определяется текущим остатком счета 661 по данному сотруднику.
При нажатии кнопки "Печать" формируется печатная форма документа "Платежная ведомость". Она полностью соответствует тому виду, который представлен в постановке задачи, разумеется, без подписей сотрудников.
Рис. 1.2 – Выплата заработной платы
Ведомость передается кассиру, а документ записывается в компьютерную бухгалтерию без проведения. После выплаты заработной платы, ведомость закрывается и передается в бухгалтерию.
Бухгалтер обращается к документу, вносит в него коррективы в соответствии с фактическими данными о выплате зарплаты. Согласно условиям задачи, сотруднику Крохин вместо суммы, автоматически установленной в документе должен быть введен 0.
Остальная сумма менять не нужно. После этого документ проводится, в результате чего в компьютерном учете сформируются проводки по выплате заработной платы из кассы. Обратимся к результатам введения последнего документа.
Результаты ввода документа "Выплата зарплаты".
Документ "Выплата ЗП" также регистрируется в журнале "Зарплата". Для формирования проводок документом, необходимо значение константы "Проведение по кассе только кассовыми ордерами" установить в значение "Нет". При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки в дебет счета 661 и кредит счета 301.
Рис. 1.3 – Движения документа
Подобные проводки формируются по каждому сотруднику предприятия, которым произведена выплата. Причем иной порядок просто невозможен, в то время, когда на счету 661 ведется аналитический учет по каждому работнику.
Проводки с нулевыми суммами не формируются. То есть, если сотруднику зарплата не выплачивалась, то соответствующая проводка будет отсутствовать, хотя в форме документа хранится строка с нулевой суммой.
Задача 2.
Необходимо определить финансовый результат деятельности предприятия за сентябрь. Показать результат в компьютерной бухгалтерии.
После завершения заключительных операций по закрытию отчетного периода можно приступать к формированию регламентированных отчетов, предназначенных для предоставления государственным финансовым и налоговым органам, а также в различные фонды.
Для этой цели в программе предусмотрен режим регламентированных отчетов. Обратиться к этому режиму можно с помощью меню "Отчеты - Регламентированные".
В данном режиме диалога с пользователем осуществляется с помощью экранной формы приведенной на рис. 1.4.
Рис. 1.4 - Вид диалога режима "Регламентированные отчеты"
Работа с регламентированными отчетами организована следующим образом. Так как регламентированные отчеты ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они поставляются в виде отдельных файлов - внешних отчетов (имеющие расширение ERT). Эти файлы располагаются в каталоге ExtForms, подчиненном каталога информационной базы. Все внешние отчеты сгруппированы в каталоги, имена которых определяются периодом отчетности, для которого они разработаны. Например, каталог Rp00q3.grp содержать регламентированные отчеты за третий квартал 2001 года. Кроме того, в каталоге, содержащем группу отчетов, располагается текстовый файл RpList.txt, содержащий перечень отчетов данной группы и соответствующие им имена файлов. Режим регламентированных отчетов содержит механизм обновления форм отчетности.
Новые формы отчетов ежеквартально обновляются фирмой "1С" и распространяются среди зарегистрированных пользователей программы. Кроме того, обновленные отчеты можно на ежемесячном компакт-диска Информационно-технологического сопровождения (ИТС) системы программ "1С: Предприятие". Можно также обратиться к партнеру фирмы "1С", у которого приобретена программа, или в отдел технической поддержки фирмы "1С".
Новые формы отчетности поставляются в виде файла саморазворачивающегося архива, содержащего группу регламентированных отчетов разработанных для конкретного периода. Файл определяются периодом отчетности, для которого поставляется данная группа отчетов. Например, файл Rp00q2.exe будет содержать группу отчетов за первое полугодие 2001 года.
Для вызова механизма загрузки следует нажать кнопку «Загрузить». При этом открывается диалог для выбора файла-архива. В этом диалоге следует выбрать нужный файл. После этого выполняется загрузка новых форм отчетности из файла-архива. Если отчеты за этот период еще не загружались, то создается новая группа. Если отчеты за этот период уже загружались, то программа предлагает переписать в эту же группу или создать новую группу. Подробная инструкция по загрузке отчетов обычно прилагается в качестве дополнительного файла к саморазворачивающемуся архива.
Формирование отчета.
Рассмотрим порядок формирования регламентированных отчетов на примере формирования бухгалтерского баланса (форма № 1). Для этого еще раз обратимся к диалоговой форме режима регламентированные отчеты.
В верхней части окна располагается поле для выбора группы отчетов. В поставочных комплект включена только одна группа регламентированных отчетов, то есть отчеты за один период. После получения и загрузки новых форм отчетности за последующие кварталы в этом списке будут появляться новые группы.
Ниже располагается список отчетов. Для обращения к конкретному отчета следует выбрать нужную группу и установить курсор в списке на нужный отчет. После этого следует нажать кнопку «Открыть» или дважды щелкнуть мышью в списке отчетов в нужной строке. При этом открывается форма регламентированного отчета.
Состав параметров настройки конкретных регламентированных отчетов зависит от их назначения и принципов работы. Согласно определенной цели, выберем из
список отчет, представленный под именем "Баланс (стандарт № 2)". Окно с экранной формой данного отчета показано на рис. 1.5.
Рис. 1.5 - Экранная форма отчета "Бухгалтерский баланс"
В верхней части окна расположен ряд элементов, которые управляют формированием отчета. Здесь можно, например, задать единицу изменения данных в печатной форме. Реквизит "Период" определяет интервал, за который формируются и вводятся данные.
Поясним назначение некоторых управляющих элементов, наиболее часто встречаются в диалогах регламентированных отчетов.
"Заполнить" - заполнение бланка отчета на основании данных бухгалтерского учета. При этом все ячейки бланка предварительно очищаются. Кнопка "Заполнить" появляется в тех формах отчетности, для которых возможно автоматическое заполнение по данным бухгалтерского учета. В этом случае можно заполнить форму как вручную, так и автоматически, нажав кнопку "Заполнить".
"Закрыть" - завершение работы с отчетом. При закрытии отчета предлагается сохранить ранее введенные данные.
"Действия" - данная команда инициализирует выпадающее меню с тремя основными операциями для работы с отчетом: "Сохранить", "Восстановить", "Бланк". В зависимости от доступности вышеуказанных операций меню может динамически изменяться.
"Сохранить" - содержимое ячеек формы запоминается. Чтобы вернуться к сохраненным данным, достаточно нажать кнопку "Восстановить".
"Восстановить" - восстановление ранее сохраненных значений.
"Бланк" - все ячейки формы, заполненные ранее, очищаются.
"Раскрыть (F5) " - вызывает окно расшифровки для выбранного показателя в таблице отчета. Если для данной ячейки таблицы расшифровка недоступна, то предлагается просмотреть все расшифровки, существующих в этом отчете.
Так, если нужно сформировать балансовый отчет на 31 августа 2001 необходимо в реквизите "Период" выбрать "3 Квартал 2001г.".
В нижней части диалога расположен бланк отчета, который представляет собой таблицу «1С: Предприятия», работающий в режиме ввода данных. Эта таблица содержит клетки желтого и зеленого цвета. Ячейки желтого цвета предназначены для ввода и редактирования данных, зеленого - вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, заключают строки или столбцы бланка; для вычисления значений могут применяться и более сложные алгоритмы.
Нажатием кнопки «Заполнить» выполним заполнения формы баланса итоговой учетной информации по состоянию на 31 августа 2001 года.
Ниже приводится полный вариант сформированного программой балансового отчета по итогам выполнения сквозного примера хозяйственной деятельности условного предприятия "Добро", рассматриваемого на страницах этого пособия.
Рис. 1.6 - Баланс
Аналогичным образом могут быть составлены любые другие отчеты и справки, входящих в комплект поставки регламентированных отчетов.
II. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
Задание.
1. Ознакомиться с теоретическими положениями.
2. Выполнить задачи 1, 2.
3. Сформировать отчет о проделанной работе с экранными копиями.
Контрольные вопросы
1. Каким образом формируется документ «Выплата заработной платы»?
2. Что такое отчеты?
3. Что представляет собой режим "Регламентированные отчеты"?
4. Зачем нужны отчеты?
5. Каким образом распространяются и обновляются наборы регламентированных отчетов?
Литература
1. 1C:Бухгалтерия предприятия 8.1. Практическое пособие; КноРус - Москва, 2012. - 368 c.
2. Баймакова И., Новиков А., Рогачев А., Хыдыров А. Обеспечение защиты персональных данных (+ CD-ROM); 1С-Паблишинг - Москва, 2011. - 272 c.
3. Богаченко В. М., Кириллова Н. А., Сухарева Е. М. Практический консультант бухгалтера; Феникс - Москва, 2011. - 416 c.
4. Бойко Э. В. 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель; Омега-Л - Москва, 2011. - 232 c.
5. Габец А. П., Козырев Д. В., Кухлевский Д. С., Хрусталева Е. Ю. Реализация прикладных задач в системе "1С:Предприятие 8.2" (+ CD-ROM); 1С-Паблишинг - Москва, 2010. - 720 c.
6. Гладкий А. А. 1С:Управление торговлей 8.2 с нуля. 100 уроков для начинающих; БХВ-Петербург - Москва, 2011. - 448 c.
7. Гладкий А. А. Ведение первичной документации в 1С 8.2; Феникс - Москва, 2011. - 192 c.
8. Князев А. М. 1С:Предприниматель 7.7. Учет и отчетность индивидуального предпринимателя; Триумф - Москва, 2013. - 224 c.
