2020-06-29
66
Учет расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.
Выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Деньги можно получить по заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Срок предоставления авансовых отчетов по всем расходам — три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Окончательный расчет по подотчетным суммам производится в срок, установленный руководителем.
При выдаче денежных средств организация обязана:
1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
2. получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
3. выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;
4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на активно-пассивном, сальдовом, расчетном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты или приобретенные ценности. Остатки подотчетных сумм, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (т. е. удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Бухгалтерский учет с подотчетными лицами по служебным командировкам
На основании приказа руководителя бухгалтерия рассчитывает сумму и выдает аванс на командировочные расходы. Счет 71 — активно-пассивный, сальдовый, расчетный. При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т 71 К-т 50.
Для целей налогообложения размер отдельных видов командировочных расходов принимается в пределах установленных законодательством норм.
Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам по согласованию с Министерством иностранных дел России).
В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:
· по найму жилого помещения;
· по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
· по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
· по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
· по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
· по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
· суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);
· по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.
Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение.
По возвращении из командировки работник обязан в течение 3-х дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. После утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.
Порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения имеет следующие особенности:
• Сумма превышения суточных, выплаченная командированному работнику, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.
Установлены следующие нормы суточных, не облагаемые НДФЛ: для командировок по России — 700 руб. в день, для поездок за границу — 2500 руб. в день. Суточные при налогообложении прибыли учитываются в полном объеме в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
• Сумма расходов работника по оплате услуг по найму помещения при отнесении на затраты подлежит уменьшению на сумму НДС, приходящуюся на них, при наличии счета-фактуры.
• Расходы по найму жилого помещения принимаются для целей налогообложения прибыли предприятия без ограничений в полном объеме, по фактическим расходам, подтвержденным документами.
Пример.
000 «Полет» 1 февраля направило Семенова СВ. в командировку на 14 дней. Цель командировки — заключение договора о поставке сырья. 000 «Полет» установило, что суточные для командировок по России составляют 750 рублей в день. Перед командировкой Семенов получил из кассы 17 500 руб., в том числе суточные 10 500 руб. (14 дн. х 750 руб.). После возвращения из командировки Семенов С. В. представил авансовый отчет, автобусные билеты на проезд туда и обратно стоимостью 300 руб., счет гостиницы и счет-фактуру на сумму 5600 руб. В бухгалтерском учете 000 «Полет» будут сделаны проводки: Д-т 71 К-т 50 — 17 500 руб. — выдан аванс на командировочные расходы;
Д-т 26 К-т 71 — 10 500 руб. — в расходы включены суточные; Д-т 26 К-т 71 — 300 руб. — в расходы включены затраты на проезд;
Д-т 26 К-т 71 — 4746 руб. (5600 - 5600x18%: 118%) — в расходы включены затраты на проживание без НДС; Д-т 19 К-т 71 — 854 руб. — учтен НДС по проживанию согласно счету-фактуре;
Д-т 68 К-т 19 — 854 руб. — принят к вычету НДС. Из денег, выданных под отчет, работник не израсходовал: 17 500 руб. - 5600 руб. - 10 500 руб. - 300 руб. = 1100 руб. Д-т 50 К-т 71 — 1100 руб. — возвращена в кассу неиспользованная сумма аванса.
С суточных, превышающих 700 руб. в день, необходимо удержать налог на доходы физических лиц:
Д-т 70 К-т 68 — 91 руб., т. е. (10 500 - 9800) х 13% — удержан налог на доходы со сверхнормативных суточных.
Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.
