Правила оформления пресс-релиза

1. Пресс-релиз пишется на фирменном бланке.

2. Пресс-релиз обязан иметь интересный заголовок, однозначно говорящий о теме пресс-релиза. Хорошо, если в заголовке есть цифры или факты, способные привлечь внимание журналистов.

3. Первый абзац должен излагать суть информационного сообщения и отвечать на вопросы КТО, ЧТО, КОГДА, ЗАЧЕМ и ПОЧЕМУ.

4. Три-четыре дальнейших абзаца должны раскрывать тему пресс-релиза, содержать основные факты, описание события, характеристики продукции, ее важность для рынка и тому подобные вопросы.

5. Допускается наличие комментария в виде прямой речи директора компании или одного из ее руководителей.

6. Последний абзац должен содержать краткую информацию о компании, ее видах деятельности, основных этапах развития, достижениях, наградах.

7. В конце пресс-релиза должны содержаться контакты лица, ответственного за общение с журналистам. Как правило, к таковым относится пресс-секретарь или руководитель PR-службы.

8. Пресс-релизы могут направляться в различные СМИ: газеты, журналы, радиостанции, телевизионные компании – на десятки адресов. Для этого PR-службам необходимо составлять и периодически обновлять списки адресатов-получателей пресс-релизов. Эти списки могут быть систематизированы по разным удобным для организации признакам.

9. Подготовленный к отправке пресс-релиз обычно подписывается руководителем пресс-центра компании или специально назначенным ответственным за связь с прессой. В некоторых случаях на пресс-релизе могут дополнительно стоять подписи ведущих специалистов и руководителей компании.

10. Перед отправкой пресс-релиза адресату необходимо точно определить приемлемую дату его публикации и проставить соответствующую отметку на самом документе. Это важно сделать, если публикация пресс-релиза должна быть приурочена к какому-либо событию.

В некоторых случаях специалисты готовят специальные пресс-релизы, предназначенные для распространения внутри кампании. Направленность на собственных рабочих и служащих как главных потребителей информации пресс-релиза дает возможность делать некоторые отступления от общепринятых правил написания и распространения подобных документов.

1. Пресс-релиз рекомендуется печатать на плотной белой бумаге. В особых случаях может быть использован официальный бланк организации.

2. Над заголовком пресс-релиза размещают специальную шапку, содержащую все необходимые реквизиты для быстрой и однозначной идентификации отправителя данного документа. Так же указывают контактные телефоны сотрудников компаний, уполномоченных в случае необходимости предоставить дополнительную информацию получателям пресс-релиза.

3. Пресс-релиз должен обязательно содержать какую-либо новость или полезную информацию для потенциального читателя.

4. Заголовок пресс-релиза должен раскрывать его основную тему, быть ярким, выразительным, запоминающимся и по возможности кратким.

5. Суть сообщения необходимо сконцентрировать в первом абзаце пресс-релиза. Остальные абзацы дополняют, раскрывают и комментируют передаваемое сообщение.

6. Необходима максимальная ясность и конкретность формулировок. Информация должна быть без искажений и преувеличений, нужно использовать хорошо проверенные источники информации и только достоверные данные.

7. Объем пресс-релиза не должен превышать одну-две страницы машинописного текста, напечатанного через два интервала с достаточно широкими полями для пометок работников СМИ.

8. Возможно наличие приложений, куда можно поместить дополнительные информационные материалы, относящиеся к теме пресс-релиза (схемы, таблицы, фотографии и т.п.).

9. Пресс-релизы, предназначены для отраслевых и узкопрофессиональных изданий должны составляться с привлечением специалистов соответствующих служб организаций.

10. При составлении пресс-релизов используют только общепринятые в деловой практике специальные правила и особенности, связанные с использованием сокращений, аббревиатур, числительных, имен собственных, дат, кавычек, заглавных букв и т.п.

11. Строгое соблюдение технологии написания пресс-релиза может быть обеспечено только в том случае, если сотрудники пресс-центра компании или лицо, ответственное за связь с прессой, прошли соответствующее обучение, овладели необходимыми навыками и имеют достаточный опыт подготовки подобных информационных материалов.

Пресс-релиз-анонс – целью данного документа является информирование о предстоящем событии. Своевременно разосланный, анонсирующий пресс-релиз-приглашение оповещает журналистов и прочих заинтересованных лиц о запланированном мероприятии. Пресс-релиз-анонс описывает идею, тему и план будущего события. Кроме того анонсирующий пресс-релиз содержит краткую ретроспективу сопровождающих его важных фактов.

Информационный пресс-релиз – вид пресс-релиза, сообщающий о длящемся в настоящий момент, то есть не оконченном действии. Информационный пресс-релиз содержит промежуточные отчетные данные об изменениях, новых пройденных вехах. Формат информационного пресс-релиза не акцентирует внимание на описании основного информационного повода, так как предполагается, что основной инфоповод описан ранее и сейчас освещаются лишь важные детали.

Пресс-релиз-новость – PR документ, содержащий данные о произошедшем событии. Новостной пресс-релиз может обладать более богатой фактурой: мнения участников, описание наиболее примечательных моментов, сопровождающих информационный повод, и прочая информация. Все это дает возможность сделать пресс-релиз-новость более содержательным и «сочным». В качестве подвидов новостного пресс-релиза следует отметить пост-пресс-релиз или итоговый пресс-релиз

Рекламный пресс-релиз. Учитывая потенциальную эффективность рекламных пресс-релизов, многие компании стремятся использовать подобный вид коммуникации с общественностью в целях продвижения своего бренда, товаров, услуг. В случае написания рекламного пресс-релиза от профессионализма специалиста, готовящего документ, зависит очень многое. Ожидается наиболее изящное решение, позволяющее сделать по сути рекламный текст все-таки интересным для журналистов и представителей целевой аудитории, и отвечающее формальным требованиям, предъявляемым к пресс-релизу.

Официальный пресс-релиз. Некоторые пытаются придать данному словосочетанию статус отдельного вида пресс-релизов. И все же формулировка «официальный пресс-релиз» не совсем верна, так как практически все публикуемые пресс-релизы несут в себе официальную позицию организации или персоны, издавшей данный материал.

Новые виды пресс-релизов. С появлением современных средств общения и развитием технического оснащения все чаще появляются новые виды пресс-релизов, например, с использованием видео и аудио форматов. Новые пресс-релизы обладают рядом преимуществ, в целом направленных на облегчение восприятия представляемой информации, вовлечение потребителя в интерактивный процесс.