Пора решить вопрос с электронными трудовыми книжками работников. Образцы для бухгалтера

Остался месяц, чтобы уведомить сотрудников о необходимости сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой. Откладывать на конец июня рискованно. Хотя власти планировали сдвинуть крайний срок уведомлений с 30 июня на более позднюю дату, официального документа все еще нет.

Важная деталь

Если сотрудник до конца года так и не подаст заявление о своем выборе способа ведения трудовой книжки, продолжайте вести бумажный вариант.

Не позднее 30 июня все компании должны уведомить сотрудников, что у них есть право выбора: остаться с бумажной версией трудовой книжки или перейти на электронную. Если еще не рассылали сотрудникам уведомления, сделайте это сейчас, чтобы не нарушить сроки. Крайняя дата — 30 июня (подп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Если отправите уведомление позже, и это обнаружат трудинспекторы, то компании грозит штраф.

Как составить уведомление. Утвержденной формы для уведомления нет. Поэтому составьте его в свободной форме. Чтобы соблюсти все формальности, удостоверьтесь, что внесли туда информацию об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с электронной трудовой книжкой. Напишите, что сотрудник вправе выбрать один из двух вариантов. Первый — оставить бумажную трудовую книжку. Второй — отказаться от нее. Тогда бумажную книжку ему выдадут на руки, а все сведения о работе будут храниться в электронном виде в ПФР. Чтобы ничего не упустить, воспользуйтесь образцом 1 ниже.

Варианты трудовой книжкиПропишите в уведомлении, что у сотрудника есть выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.ОзнакомлениеПредусмотрите в заявлении графу с датой, когда сотрудник получил уведомление.

30июня

последний день, чтобы уведомить сотрудников об электронной трудовой книжке

Для каждого сотрудника подготовьте два одинаковых экземпляра уведомления. Один останется работнику, на втором попросите его расписаться в получении. Так сможете подстраховаться на случай, если сотрудник в конце года заявит, что ничего об электронных трудовых книжках не слышал.

Кого уведомить. Уведомить необходимо всех сотрудников, а не только офисных. Сотрудники на удаленке тоже не исключение. Отправить документы нужно и тем, кто находится в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком.

Если нет возможности передать сотруднику уведомление лично, например он находится на карантине или трудится из дома, направьте ему документы почтой с описью и уведомлением о вручении. Можно отправить уведомление и по электронной почте, если подписывали с сотрудником соглашение об электронном взаимодействии.

Что нужно получить в ответ. О своем решении сотрудник должен сообщить компании не позднее 31 декабря 2020 года. Укажите это в уведомлении. А заодно приложите к нему два бланка: о выборе бумажной трудовой и отказе от нее. Образцы 2 и 3 найдете ниже. В зависимости от принятого решения сотрудник заполнит и отдаст в бухгалтерию или кадровую службу один из бланков. Если сорудник решит перейти на электронную трудовую, в бумажный вариант впишите итоговую запись. Образец — ниже. Книжку отдайте сотруднику на руки.

Принудительно переводить сотрудников на электронные трудовые книжки вы не вправе. Как и заставлять их оставлять бумажные экземпляры. Исключение — если сотрудник будет первый раз в жизни устраиваться на работу в 2021 году и позднее. Заводить им бумажный вариант книжки не придется, все сведения о их трудовой деятельности будут только электронными.

Отказ от бумажной книжкиПосле того, как сотрудник подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, выдайте бумажный экземпляр ему на руки.ДатаПроследите, чтобы на заявлении была указана правильная дата.

Решение сотрудникаВ заявлении должно быть четко указано, что сотрудник просит продолжить вести бумажную трудовую книжку.Срок подачиРешение сотрудник должен принять до 31 декабря.

ОснованиеВнесите итоговую запись о том, на каком основании выдаете сотруднику трудовую книжку.ДокументыУкажите реквизиты заявления сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку.