Передача дел в архив

Передача дел постоянного хранения в архив Территориальной комиссии осуществляется поединично по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение в Санкт-Петербургскую избирательную комиссию оформляется актом приема-передачи документов (приложение № 18).

В архив Санкт-Петербургской избирательной комиссии в соответствии с номенклатурой дел Территориальной комиссии на постоянное хранение передаются:

личное дело председателя Территориальной комиссии в случае окончания срока полномочий или освобождения от должности до истечения срока полномочий;

личное дело государственного гражданского служащего аппарата Территориальной комиссии в случае его увольнения с государственной службы;

документы постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения в случае реорганизации (ликвидации) Территориальной комиссии.

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе «Примечание» ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в Территориальную комиссию с указанием недостатковдля ихустранения.

Избирательная документация хранится в Территориальной комиссии в соответствии с Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документации, связанной с подготовкой и проведением выборов и референдумов в Санкт-Петербурге, утвержденным решением
Санкт-Петербургской избирательной комиссии, Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента РФ, Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы ФС РФ, утвержденными соответствующими постановлениями ЦИК РФ.

Порядок работы с электронными документами.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Территориальной комиссии. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы».

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном для документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утвержденного председателем Территориальной комиссии, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы постоянного хранения передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов.

Ответственность

12.1. Члены Территориальной комиссии и гражданские служащие аппарата Территориальной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

12.2. Ответственность за организацию делопроизводства в Территориальной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции несет председатель Территориальной комиссии.

 

Приложение № 1

к Типовой инструкции по делопроизводству
в Территориальной избирательной комиссии в Санкт-Петербурге

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации

 

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Учебные программы, планы.

3. Рекламные извещения, плакаты (за исключением агитационных).

4. Поздравительные письма и телеграммы.

5. Пригласительные билеты.

6. Бухгалтерские документы.

7. Печатные издания.

8. Оперативная информация, поступающая по каналам связи ГАС                     «Выборы».

 

 

Приложение № 2
к Типовой инструкции по делопроизводству
в Территориальной избирательной комиссии в Санкт-Петербурге

 

 

АКТ

 

 

Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________

__________________________________________________________________, составили акт о том, что «______» _____________________ 20___ г. при вскрытии пакета ____________________________________________________

в нем не оказалось __________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Подписи: _________________

                     __________________

               

 

 

                                                                                     

Приложение № 3
к Типовой инструкции по делопроизводству
в Территориальной избирательной комиссии в Санкт-Петербурге

Формы бланков, используемых в избирательной комиссии

 

 

Приложение № 3.1