Оформление отчетности кассира

Порядок заполнения кассового отчета

КО-3:

Титульный лист

1. В строке «Организация» указывается сокращенное наименование организации или ИП (журнал является внутренним сводным регистром и писать полное наименование в соответствии с учредительными документами – нет необходимости).

2. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений.

3. В строке «Код по ОКПО» указывается код ОКПО из уведомления Росстата.

4. В центре титульного листа указывается период, на который заведен регистр.

5. Ниже заполняются должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ведение документа.

Вкладной лист

Вкладные листы представлены в виде таблицы, разделенной на две части:

- в левой части регистрируются- приходные документы; (Приложение Ж)

- в правой части – расходные.

КО-4:

Титульный лист

1. Наименование ИП / организации (например, Общество с ограниченной ответственностью «Элегия», Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.) и ее структурного подразделения (при наличии). Название компании необходимо указывать в соответствии с регистрационными документами.

Это требование закреплено в Постановлении Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Документ прекращает свое действие с 01.07.18г. Альтернативой ему станет ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащий в себе аналогичные указания. Таким образом, если в рег. документах содержится только полное наименование, именно его необходимо отразить.

В тех случаях, когда документы также содержат сокращенное наименование, компания имеет право указать его ниже полного наименования (или рядом).

2. Код по ОКПО. Этот показатель отражает вид деятельности организации или ИП, и присваивается он органами статистики при регистрации на основании порядкового номера компании. Код ОКПО относится к числу обязательных реквизитов и указывать его в документе необходимо. Однако в связи с тем, что за отсутствие данного показателя никаких штрафов в отношении компании не предусмотрено, на практике нередко его оставляют незаполненным.

3. Период, за который составляется кассовая книга (календарный год).

Табличная часть

Табличная часть документа представлена в виде двух одинаковых листов, один из которых (основная часть) остается в кассовой книге, а второй (отрывная часть) передается в бухгалтерию в качестве отчета кассового работника. Внесение данных в обе части документа осуществляется абсолютно одинаково.

Строка перед таблицей:

- Период, за который заполняется лист формы КО-4. Порядок ведения кассовых операций (Указание Банка России № 3210-У от 11.03.14) устанавливает, что в те дни, когда приходные и расходные операции по кассе не производились, заполнять форму КО-4 не нужно;

- Номер листа кассовой книги.

Таблица:

- Номер первичного документа (приходного или расходного ордера);

- Данные о лице, передавшем или получившем денежные средства. В этом столбце могут быть отражены сведения как о физлицах – контрагентах организации, так и о компаниях-партнерах;

- Номер корреспондирующего счета. Счет указывают в зависимости от основания получения или выдачи средств. Например, если из кассы выдаются деньги под отчет, следует указать 71 счет, а если деньги выдаются поставщику, то 60 счет;

- Сумма прихода или расхода. В зависимости от того, поступили ли средства в компанию или были выданы из кассы, сумму отражают в соответствующем столбце «Приход» или «Расход».

Для отражения операций по кассе в течение дня предусмотрено две страницы документа. Первая содержит сведения об остатке средств на начало дня, а также сроки для отражения текущих операций с наличкой за день. В нижней части расположена строка «Перенос», предназначенная для подведения итогов страницы и переноса остатка на следующую страницу документа.

В том случае, если операций с наличными средствами было немного и лист полностью не заполнен, с целью предотвращения внесения недействительных записей на всю незаполненную область таблицы кассир должен поставить букву Z (это касается как первой, так и второй страницы разворота).

После того как все сведения о приходе и расходе наличных денег отражены, необходимо подбить итоговые суммы и указать остаток денежных средств по состоянию на конец дня. Остаток указывается с учетом средств, которые запланированы для выдачи заработной платы и пособий. Правила ведения кассовой дисциплины определяют возможность компаний хранить деньги в кассе сверх установленного лимита в периоды выдачи заработной платы в течение трех дней.

После заполнения кассир, ответственный за составление кассовой книги, ставит свою подпись и расшифровку в документе и передает его отрывную часть, а также приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерию.

Работник бухгалтерии проверяет записи в кассовой книге, указывает количество приходных и расходных документов прописью, ставит свою подпись и расшифровку в форме КО-4.

Последняя страница

Последняя страница кассовой книги должна отразить сведения о том, что документ пронумерован (с указанием количества листов), прошнурован и скреплен печатью. Также важно указать сведения о руководителе компании (должность, подпись и расшифровка) и главном бухгалтере. (Приложение Е)

КО-5:

Вносится полное наименование организации (фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя) с обязательным указанием правовой формы в соответствии с учредительными документами.

Код ОКПО:

Сюда заносится код ОКПО, указанный в уведомлении Росстата.

Это показатель, отражающий вид деятельности организации или ИП, он присваивается на основании порядкового номера компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Структурное подразделение:

Если таких подразделений у компании нет – ставится прочерк.

 

Знакомство с работой с пластиковыми картами