Деловая риторика и ее значение в межкультурном общении

Все устные и письменные речевые формы делового дискурса относят к деловой риторике. Это деловая переписка, телефонный разговор, все жанры устных выступлений (презентации, лекции, деловые беседы и др.), ведение переговоров, проведение совещаний и т.п. Дальше виды деловой риторики будут рассмотрены подробнее.

Существуют некие общие правила делового дискурса, призванные минимизировать непонимание и неправильную интерпретацию. Согласно этим правилам, деловую информацию необходимо доносить до адресанта:

· грамотно;

· доступно;

· четко;

· убедительно;

· логично;

· аргументированно.

Специфика структуры и подачи контента в деловой риторике обусловлена следующими параметрами:

· составом и уровнем аудитории;

· содержанием выступления;

· адекватной оценкой собственных возможностей.

В деловой риторике принято выделять следующие жанры:

· презентация;

· деловая беседа (собеседование при трудоустройстве);

· совещание;

· переговоры;

· деловая переписка;

· телефонный разговор.

Основная специфика проведения презентации

Не секрет, что эффективность презентации зависит от множества факторов:

· от четкой формулировки целей;

· знания аудитории;

· эффективного начала; структурированной основной части;

· плавных переходов, подкрепленных яркими примерами;

· хорошо резюмированного заключения;

· хорошего наглядного материала;

· внешнего вида презентующего (его вербальных и невербальных характеристик) и т.д.

В любой презентации есть три ключевых компонента, вокруг которых, собственно, и происходит действие: сам презентующий, контент и аудитория.

К числу самых распространенных причин презентационных неудач относят: недостаток подготовки, незнание аудитории и собственно неумение управлять ходом презентации. Совершенно очевидно, что всеми этими навыками редко кто владеет с рождения: в основном они обретаются с опытом.

Подготовка презентации включает в себя продумывание логистической стороны процесса: количество участников и уровень их образования (целевой портрет аудитории), степень их компетентности в вопросе; время, необходимое для изложения материала; место (каким образом рассадить участников для получения максимального эффекта); оборудование, необходимое для изложения материала данного формата (компьютер, проектор, флипчарт, доска и т.д.). Также очень важно отвести время для самоподготовки: репетиции доклада, снятию волнения и стресса.

Особое внимание при подготовке и проведении презентации следует уделять планированию изложения контента, а также способам управления вниманием аудитории. Для этого, как правило, многие презентующие заранее оговаривают формат общения ("сначала мой доклад, а затем вопросы"), продумывают примеры, использование наглядных материалов, способы переключения внимания. Очевидно, что позитивное впечатление от презентации, кроме всего вышеперечисленного, оставят также:

• окончание на высокой позитивной ноте;

• яркие примеры;

• вербальный и невербальный контакт с аудиторией;

• компетентные ответы на вопросы;

• внимательные и уважительные ответы на вопросы аудитории;

• благодарность аудитории за внимание.

Впечатление от презентации складывается из совокупности факторов. В первую очередь это сам презентующий: его голос (темп, тембр, интонация), внешний вид, осанка и психологическое состояние при контакте с аудиторией. Особенно важен "контакт глаз" со слушателями. Для удержания внимания рекомендуется менять время от времени интонацию и темп речи, выделять наиболее важные моменты логическим ударением. Жесты, в идеале, должны сочетаться со словами и усиливать их воздействие. Есть жесты, которые портят общее впечатление при официальном общении, например:

• руки в карманах;

• руки в замок за спиной;

• поправление прически;

• "заламывание рук".

В деловом этикете считаются недопустимыми следующие элементы внешнего вида презентующего: неопрятная, стоптанная обувь, немытые волосы, белые носки, короткие штаны (для мужчин). Слишком яркая косметика и распущенные волосы (для женщин).

Саму презентацию можно построить в разных форматах:

• эмпирическом ("кто", "что", "где", "когда", "как", "почему", "что в итоге");

• теоретическом (анализ проблемы, цель, задачи, предложения по ее решению, результаты, выводы);

• диалектическом (тезис – антитезис – синтез);

• нарративном (многочисленные примеры, основная идея).

Наглядные средства должны соответствовать следующим критериям: читаемость, эргономичность, адекватность и простота. Оптимальное количество информации, которая воспринимается, это шесть строчек по шесть слов.

Важным компонентом презентации являются вопросы. Вопросы может задавать лектор с целью выявления уровня понимания материала. Вопросы также обычно задают слушатели после окончания презентации.

Лучше планировать вопросы заранее, оставляя для них некоторое время в конце. Рекомендуется распределять вопросы равномерно по аудитории.

Отвечая на вопросы аудитории, необходимо учесть, что при ответе надо обращаться ко всей аудитории, всегда стараться связывать ответ на вопрос с главной идеей презентации. Не рекомендуется отвечать па вопрос слишком долго. Максимальное время ответа – одна минута.

Таким образом, эффективность презентации зависит от того:

• как были рассажены слушатели в аудитории;

• насколько адекватно и четко сформулированы цели;

• насколько разнообразна репрезентативная техника;

• налажен ли зрительный контакт;

• насколько адекватно используются вербальные и невербальные коммуникативные параметры;

• поддерживается ли контакт с аудиторией;

• насколько хорошо презентующий ответил на вопросы.

Дж. Гитомер в книге "Найти свой путь", говоря об эффективной работе с аудиторией, дает следующие рекомендации:

1) помните, что в первую очередь аудитория "покупает" вас;

2) выступление – своего рода шоу; необходимо создавать радостный настрой;

3) аудиторией нужно управлять с помощью самообладания и открытости;