2020-08-05
525
Инструкция
По архивному делу мирового судьи Новгородской области
Архивное дело мирового судьи – деятельность мирового судьи и его аппарата по комплектованию, хранению, учету, использованию и уничтожению оконченных производством и соответствующим образом оформленных судебных дел, иных архивных документов на судебном участке.
Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г.№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. №1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 г. № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», Областным законом Новгородской области от 06 марта 2000 года №166-ОЗ «О мировых судьях в Новгородской области», Областным законом Новгородской области от 27 октября 1995 года № 25-ОЗ «Об архивном фонде Новгородской области и архивах», Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утв.Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 г. №157, Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 290, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Госархива России от 06.10.2000 г., Положением об архивном фонде Российской Федерации, утвержденного указом Президента РФ от 17.03.1994 г. № 552, Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. № 176, Инструкцией по организации делопроизводства в Администрации Новгородской области, утв.Распоряжением Администрации от 17 января 2001 г. № 13-рг, ГОСТом 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 г. №28, других нормативных правовых актов.
1.2. Решение вопросов о включении документов, образующихся в служебной деятельности мирового судьи и его аппарата, в состав Архивного фонда Российской Федерации и отнесении их к составу Архивного фонда Новгородской области производится Архивным управлением области и учреждениями его системы.
1.3. Архивное дело мирового судьи непосредственно организуется самим мировым судьей конкретного судебного участка.
Обязанности, права и ответственность работников аппарата мирового судьи, обеспечивающих его работу, определяются их должностными регламентами и служебными контрактами, разработанными с учетом мнения мировых судей и утвержденными председателем комитета.
1.4.Архив судебного участка мирового судьи (далее – «Архив») создается для отделения оконченных судебных дел, иных служебных документов от дел, находящихся в производстве, их хранения, учета, выделения к уничтожению, передачи их в объединенный архив (государственные архивы).
1.5. Оконченные дела временного срока хранения размещаются в хранилище и оформляются с учетом требований настоящей инструкции. Оконченные дела долговременного и постоянного сроков хранения размещаются в архиве и оформляются с учетом требований настоящей инструкции. Хранилище и архив могут располагаться в одном помещении, оборудованном в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации. На судебных участках мировых судей, расположенных в одном здании, могут создаваться объединенные архивы, которые представляют собой общее для размещенных в одном здании судебных участков помещение хранилища и архива, в которых организовано хранение оконченных судебных дел всех расположенных в одном здании судебных участков.
1.6. Архивный фонд (совокупность хронологически и логически связанных между собой архивных документов) и документация, учитывающая движение архивных документов должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность и удобство пользования ими.
Основные задачи архива (хранилища) судебного участка мирового судьи
2.1. Основными задачами архива (хранилища) судебного участка мирового судьи являются:
2.1.1. Комплектование архивного фонда судебного участка документами, образующимися при осуществлении мировым судьей правосудия, иными служебными документами мирового судьи и его аппарата.
2.1.2. Учет и обеспечение сохранности архивных документов судебного участка.
2.1.3. Использование в соответствии с действующим законодательством архивного фонда судебного участка.
2.1.4. Уничтожение архивных документов, сроки хранения которых истекли.
2.1.5. Создание научно-справочного аппарата к документам архива (описи дел, документов, каталоги, картотеки, указатели).
2.2. Мировой судья организует упорядоченное хранение оконченных судебных дел, материалов и иной служебной документации, выделение из них к уничтожению и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.
2.3. При образовании на территории города (муниципального района), где расположен соответствующий судебный участок объединенного архива, мировой судья организует хранение оконченных на участке дел и документов, а также их уничтожение, только до передачи в объединенный архив.
Требования к оформлению и учету дел
3.1. Оформление дел производится работниками аппарата мирового судьи согласно их должностным регламентам и в соответствие нормам, установленным Инструкцией по судебному делопроизводству мирового судьи Новгородской области.
3.2. Документы, образующиеся в деятельности мирового судьи и его аппарата, по срокам хранения подразделяются на:
а) документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);
б) документы временного срока хранения (свыше 10 лет);
в) документы постоянного (бессрочного) срока хранения (хранятся до ликвидации судебного участка).
3.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел согласно требованиям к их оформлению, определенным в Инструкции по судебному делопроизводству мирового судьи Новгородской области.
3.3.1. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения. Полное оформление дел предусматривает:
а) подшивку или переплет дела;
б) нумерацию листов дела;
в) составление листа-заверителя;
г) составление внутренней описи документов.
3.3.2. Дела временного хранения в архив не передаются и подлежат частичному оформлению: допускается не нумеровать листы и не составлять заверительные надписи.
3.3.3. Сроки хранения судебных дел указаны в разделе 4 Инструкции, сроки хранения иной служебной документации указываются в ее номенклатуре на соответствующий год с учетом Примерной номенклатуры (приложение № 1 к Инструкции по судебному делопроизводству мирового судьи Новгородской области).
3.4. Для обеспечения комплектования архива судебного участка на все завершенные в судебном делопроизводстве дела постоянного и долговременного хранения ежегодно составляются архивные описи. Опись на дела временного срока хранения не составляются, за исключением случаев, когда такие дела подлежат передаче в объединенный архив.
Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются раздельно: на дела постоянного хранения, дела долговременного хранения, судебные дела (по видам судебных дел и производств) и на иную служебную документацию. При небольшом количестве судебных дел и в других обоснованных случаях по указанию мирового судьи могут составляться обобщенные описи.
Описи дел (за исключением дел временного срока хранения) составляются по установленной форме в трех экземплярах: первый остается в делопроизводстве, второй передается в архив, третий помещается в отдельную папку в архиве для возможного использования при проведении ревизий, отборе дел к уничтожению и в других необходимых случаях. На дела временного срока хранения, подлежащие передаче в объединенный архив описи составляются по упрощенной форме в двух экземплярах, один из которых хранится на соответствующем судебном участке, а второй – в объединенном архиве.
Описательная часть описи дел включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части – далее опускается);
- номер или индекс дела;
- заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке;
- крайние даты дела (первого и последнего документов) (в описи на дела временного хранения не указывается);
- количество листов в деле (в описи на дела временного хранения не указывается);
- срок хранения дела.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Номера и заголовки дополнительно обнаруженных дел (по каким-либо причинам не включенных в опись при ее составлении) вносятся в соответствующие описи под литерными (очередными порядковыми) номерами. После внесения в описи записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесения изменений и которая подписывается и утверждается в указанном выше порядке.
В графе «Примечания» делаются отметки о движении архивных дел.
3.5. Описи составляются до 1 апреля года, следующего за годом окончания соответствующих судебных дел и материалов ответственным за судебное делопроизводство работником и после согласования с экспертной комиссией утверждаются мировым судьей.
3.6. По усмотрению судьи и с учетом технических возможностей описи изготавливаются машинописным или рукописным (только при разборчивом некрупном почерке) способом.
3.7. Оконченные дела постоянного и долговременного хранения (с исполненными документами) сдаются в архив судебного участка только по их описям. Дела временного срока хранения в объединенный архив сдаются также по описи. Судебные дела и документы оформляются к архивному хранению до 1 апреля года, следующего за годом их окончания, и до 1 июня указанного года сдаются в архив.
3.8. Для регистрации описей дел, учета их количества и состава ведется реестр описей установленного образца. В графе «Примечания» делаются отметки о движении дел (по количеству) и других изменениях. Итоговые записи производятся по мере поступления и выбытия архивных дел.
3.9. Номер описи состоит из порядкового номера его регистрации в реестре описей и, через дробь, года утверждения описи.
